4. Khả năng ứng dụng vào thực tiễn của BC TTTN:
1.4.2 Bài học kinh nghiệm về quy trình giao nhận hàng hóa
- Bài học kinh nghiệm thứ nhất cho công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực giao nhận là nguồn nhân lực của công ty phải mạnh, có trình độ chuyên môn; thu hút được nhiều vốn đầu tư để có thể đầu tư vào cơ sở thiết bị, hạ tầng; đầu tư vào hệ thống kho bãi để lưu trữ hàng hóa, đóng hàng và mua phương tiện vận chuyển để chủ động trong việc kéo hàng ; xây dựng hệ thống giao nhận chặt chẽ từ khâu đầu tiên đến cuối cùng và phải tạo được uy tín cho khách hàng.
- Bài học kinh nghiệm thứ hai cho công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực giao nhận là cần phải có quy trình giao nhận hàng hóa chặt chẽ, hợp lý và chi tiết, tạo mối liên kết với nhiều công ty khác nhau để tạo mạng lưới rộng lớn, nâng cao khả năng cạnh tranh và hỗ trợ nhau trong hoạt động kinh doanh giao nhận; kêu gọi đầu tư từ mọi nguồn để tăng vốn nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty; bên cạnh đó, cũng phải đảm bảo uy tín của công ty, thực hiện đúng phương châm mà công ty đã cam kết, đề ra.
Tóm tắt chương 1
Ở chương này chủ yếu trình bày các lý thuyết về giao nhận, các chỉ tiêu để đánh giá mức hoàn thiện của quy trình giao nhận, các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình và những kinh nghiệm từ những công ty hoạt động trong lĩnh vực tương đồng với công ty để từ đó rút ra được bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp. Và dựa vào những lý thuyết này để đánh giá quy trình giao nhận hiện tại của công ty ở chương 2.
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN NHẬP KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
TY TNHH NSX 2.1 Tổng quan về Công ty TNHH NSX
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH NSX là Công ty giao nhận vận tải hàng hóa chuyên nghiệp được thành lập vào tháng 3 năm 2012. Cùng với sự cộng tác của các thành viên giau kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa và vận chuyển quốc tế, từ khi được thành lập cho đến nay, NSX luôn luôn mong muốn mang lại cho quý khách hàng những giải pháp tốt nhất về vận chuyển hàng hóa quốc tế - nội địa cũng như các dịch vụ có liên quan như khai báo hải quan, dịch vụ kho bãi.
Sau đây là những thông tin cơ bản về Công ty TNHH NSX: - Tên công ty: CÔNG TY TNHH NSX
- Tên giao dịch: NSX CO.,LTD
- Địa chỉ: Số 15 đường 23, Phường Tân Phú, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh - Đại diện pháp luật: Đặng Tuấn Kiệt
- Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VNĐ - Mã số thuế: 0313005101
- Điện thoại: 0902733866 - Email: ops@nsx.com.vn
- Website chính thức: www.nsx.com.vn - Logo Công ty:
NSX cung cấp các dịch vụ sau: Vận chuyển hàng không, Vận chuyển đường biển hàng FCL, LCL; Vận chuyển đa phương thức; Vận chuyển nội địa; Khai thuế Hải quan với tất cả các loại hàng hóa ở tất cả các cửa khẩu; Cho thuê nhà xưởng, kho bãi và Phân phối hàng hóa.
2.1.2 Mục tiêu, chức năng và lĩnh vực hoạt động của Công ty
2.1.2.1 Mục tiêu
Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính, tài sản, các chế độ và quyền lợi của người lao động, theo cơ chế tự chủ, gắn việc trả công với hiệu quả lao động bằng các hình thức, chăm lo đời sống, đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ cho nhân viên của công ty để đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ kinh doanh ngày càng cao.
Hoạt động dựa trên sự tin cậy của khách hàng về từng loại hàng hóa, từ đó cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp nhằm đáp ứng đầy đủ, đem lại sự thuận tiện cũng như thỏa mãn sự hài lòng cho khách hàng.
Công ty luôn cố gắng phấn đấu để đem đến sự hài lòng cho khách hàng với những dịch vụ đảm bảo sự nhanh chóng, chính xác, tiện lợi và tiết kiệm. Đồng thời cung cấp cho khách hàng các giải pháp tối ưu trong lĩnh vực dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng dường hàng không, đường biển và Logistics.
Đặt mục tiêu trở thành đối tác xứng tầm đáng tin cậy trpng các lĩnh vực mà công ty đang hoạt động, và hơn nữa là trở thành một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, đường biển và logistics.
2.1.2.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động
NSX là một công ty làm chức năng dịch vụ quốc tế về vận chuyển giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hóa, đại lý, tư vấn... cho các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa.
Thực hiện các dịch vụ tư vấn về vấn đề giao nhận, vận tải kho hàng và các vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu của các tổ chức , cá nhân trong và ngoài nước.
Nhận ủy thác dịch vụ về kho vận, giao nhận, thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước các phương tiện vận tải bằng các hợp đồng trọn gói giao tận nơi ( door to door) và thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa nói trên, như việc gom hàng,
chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan, mua bảo hiểm, hàng hóa và giao nhận hàng hóa đầy đủ cho người chuyên chở để tiếp chuyển tới nơi quy định.
Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam.
Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước về các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu...
2.1.3 Các loại hình dịch vụ
Khởi nguồn với tình chuyên nghiệp, kinh nghiệm dày dặn và kỹ năng làm việc tích cực, chủ động trong lĩnh vực vận tải quốc tế qua nhiều năm. Hiện nay, NSX đang cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp sau:
Vận chuyển hàng không
Vận chuyển đường biển hàng FCL, LCL
Vận chuyển nội địa với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm
Dịch vụ giao nhận tận nơi (door to door)
Khai thuế Hải quan với tất cả các loại hàng ở tất cả các cửa khẩu
Nhập khẩu qua Biên giới và quá cảnh qua Lào, Campuchia
2.1.4 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức 2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự tại Công ty TNHH NSX
(Nguồn Phòng Hành chính nhân sự năm 2019)
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
Giám đốc: Ông ĐẶNG TUẤN KIỆT
- Là người lãnh đạo cao nhất cũng như người đại diện của công ty, có trách nhiệm định hướng sự phát triển và chịu trach nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty.
- Hoạch định mọi chính sách của công ty như: chính sách tiền lương, chính sách Giám Đốc
Phòng kinh doanh Phòng giao nhận
Phòng kế toán chứng từ Phòng hành chính nhân sự Xuất khẩu Hàng không Hàng không Nhập khẩu Đường biển Xuất khẩu Đường biển Nhập khẩu
khen thưởng, chiến lược kinh doanh của công ty.
- Trực tiếp quản lý nguồn vốn, lợi nhuận và hoạt động của các phòng ban. - Tìm kiếm, gặp gỡ, đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế với đối tác cũng như khách hàng.
- Trực tiếp tổ chức bộ máy nhân sự, tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động với nhân viên.
Các phòng ban
Công ty có tổ chức gồm bốn phòng ban: Phòng kinh doanh, phòng giao nhận, phòng kế toán – chứng từ và phòng hành chinh nhân sự. Các phòng này hoạt động vừa độc lập vừa liên kết, phối hợp chặt chẽ với nhau, đồng thời chịu sự quản lý, giám sát trực tiếp của ban Giám đốc nhằm duy trì sự thống nhất, đảm bảo chất lượng công việc để mang lại hiệu quả kinh doanh tối đa.
- Phòng kinh doanh: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
+ Tổ chức tốt việc thực hiện các đơn đặt hàng, mua hàng và hợp đồng đã ký, theo dõi chặt chẽ tiến độ giao hàng, thanh toán theo điều khoản đã giao kết trong hợp đồng.
+ Tham gia hoạch định chính sách, chiến lược kinh doanh cho từng giai đoạn phát triển.
+ Đề xuất các phương thức cung cấp dịch vụ phù hợp với từng mặt hàng và khách hàng, đồng thời tiếp nhận và xem xét đơn đặt hàng từ khách hàng, tham gia đàm phán, giao kết hợp đồng kinh tế.
+ Thực hiện triển khai kinh doanh các gói dịch vụ để đạt doanh thu theo mục tiêu Ban Giám đốc đưa ra.
+ Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc các giải pháp xử lý, các công tác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
+ So sánh đối chiếu doanh thu thu thực tế so với danh thu theo chỉ tiêu, từ đó tìm ra nguyên nhân dẫn tới việc tăng giảm của doanh thu thực tế so với kế hoạch, để đưa ra hướng giải quyết, khắc phục kịp thời.
- Phòng giao nhận: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
+ Đây là bộ phận quan trọng của công ty và được chia lảm hai bộ phận: Bộ phận giao nhận bằng đường biển và bộ phận giao nhận bằng đường hàng không.
+ Cả hai bộ phận này đều có nhiệm vụ lên tờ khai hải quan, làm thủ tục hải quan và toàn bộ các hồ sơ như hun trùng, đăng kiểm, điều động xe chở hàng và bốc xếp hàng.
+ Bộ phận giao nhận phụ trách công việc giao nhận hàng hóa nhằm đảm bảo yêu cầu về thời gian giao và nhận hàng hóa cũng như yêu cầu của hợp đồng vận chuyển.
+ Bộ phận này chịu trách nhiệm theo dõi và thông báo kịp thời tình hình thực tế giao nhận tại các cảng, phối hợp và liên hệ với bộ phận chứng từ để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng.
+ Chịu trách nhiệm xử lý các trường hợp hao hụt trong vận chuyển và sai lệch về chừng từ theo quy định.
+ Chịu trách nhiệm báo cáo định ký về công tác giao nhận. - Phòng kế toán-chứng từ
+Bộ phận kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
Quản lý tài chính và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác kế toán, kiểm toán cuả công ty.
Giao dịch với ngân hàng và cơ quan thuế.
Thực hiện quyết toán, thu hồi vốn, theo dõi nợ, chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty với công ty khác.
Tính lương, thưởng cho các cán bộ công nhân viên.
Theo dõi, lập và trình bày báo cáo tài chính theo định kỳ hàng tháng, quý, năm cho Giám đốc.
Đặc biệt đây là bộ phận giữ con dấu nên phải chịu trách nhiệm với Giám đốc công ty về những gì liên quan đến con dấu.
+Bộ phận chứng từ: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
Đảm nhiệm lập bộ chứng từ Hải quan và các chứng từ có liên quan nhằm hỗ trợ cho bộ phận giao nhận. Mặt khác, phối hợp với bộ phận giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh trong giao nhận hàng hóa.
Chịu trách nhiệm theo dõi thường xuyên, cập nhật văn bản luật mới nhất liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu; đồng thời lưu trữ các chứng từ của công ty.
Liên hệ với các hãng tàu, hãng hàng không, khách hàng, đối tác để tiếp nhận và xử lý thông tin liên quan đến việc thiết lập bộ chứng từ.
- Phòng hành chính nhân sự: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
+ Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động công ty về nội quy, chính sách công ty, nghiên cứu và đưa ra các kế hoạch nhân sự cho phù hợp với chiến lược phát triển công ty trong tương lai.
+ Quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên, quản trị hành chính, tuyển dụng, giải quyết các chế độ chính sách có liên quan đến công nhân viên theo quy định của nhà nước, soạn thảo, lưu trữ văn thư, quyết định, tiếp nhận xử lý công văn tham mưu cho Giám đốc công ty.
2.1.5 Số lượng và cơ cấu nhân sự của công ty
2.1.5.1 Cơ cấu nhân sự của công ty
Cơ cấu lao động của Công ty TNHH NSX được thể hiện qua Bảng
Bảng 2.1 Cơ cấu lao động của Công ty TNHH NSX giai đoạn 2015-2018
Đơn vị tính: Người
Chỉ tiêu
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Hình thức lao động Trực tiếp 7 100 8 88,9 9 75 10 66,7 Gián tiếp 0 0 1 11,1 3 25 5 33,3 Giới tính Nam 7 100 7 77,8 8 66,7 9 60 Nữ 0 0 1 22,2 4 33,3 6 40 Tổng 7 100 9 100 12 100 15 100
(Nguồn: Công ty TNHH NSX, năm 2018,Báo cáo hành chính tổng hợp)
Nhận xét:
Tổng số lao động trong 4 năm có sự chuyển biến rõ rệt và liên tục tăng trong các năm. Từ khi thành lập cho đến năm 2015, Công ty vẫn giữ số lượng nhân viên là 7
người, do lúc này công ty mới bước vào thị trường, còn gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh cũng như trong công tác quản lý nên việc giữ số lượng nhân viên như trên là hợp lý. Tuy nhiên từ sau năm 2015, mỗi năm công ty lại tăng thêm 1 lao động trực tiếp. Ngoài ra, công ty còn tuyển thêm lao động gián tiếp(Cộng tác viên) nhằm chia sẻ bớt công việc của các nhân viên.
Xét theo giới tính, số lao động nữ đã có xu hướng tăng dần qua các năm cho thấy mức độ cân bằng giới tính trong công ty đang dần được ổn định. Sự cân bằng giới tính này một phần có được là do có các công việc ưu tiên cho nam nữ khác nhau. Những công việc cần phải di chuyển nhiều, làm việc ở bên ngoài công ty như của phòng giao nhận và kinh doanh thì sẽ ưu tiên nam giới. Ngược lại, những công việc có tính chất cẩn thận, tỉ mỉ như của phòng kế toán – chứng từ hay phòng nhân sự thì sẽ có nhiều cơ hội cho nữ giới hơn.
2.1.5.2 Chính sách tiền lương và khen thưởng
Với mục tiêu tạo mọi điều kiện cho nhân viên an tâm, gắn bó dài lâu và đồng thời tiếp tục duy trì văn hóa công ty NSX, chính vì vậy chính sách đãi ngộ lao động luôn được công ty xem trọng và liên tục hoàn thiện. Do đó, tại công ty, nhân viên được hưởng các chế độ tiền lương theo quy chế rõ ràng.
Công ty thực hiện chế độ khen thưởng cho nhân viên căn cứ vào năng lực làm việc của mình, có chính sách khen thưởng theo tháng, quý, năm. Đồng thời khen thưởng đột xuất cho các cá nhân, tập thể có những đóng góp nổi bật, trển khai nổi bật trong việc thực hiện các chính sách, chủ trương, chiến lược của công ty đề ra.
2.1.6 Khách hàng và thị trường của công ty
Từ thời điểm thành lập cho đến nay, Cong ty TNHH NSX đã có được những thành tựu đáng kể thông qua việc có những mối quan hệ tích cực với các đại lý ở nước ngoài và đặc biệt là khách hàng thân thuộc.
Hệ thống đại lý ở nước ngoài và các thị trường:
Khu vực Châu Âu: Hệ thống đại lý Tập đoàn Tag General.
Mỹ: Centra Worldwide
Canada: EIN LOGIX CO.,LTD
Khu vực Châu Á: Tập đoàn Universal Freight System (Asia) Group và EAST ASIA LINE
Đài Loan: WHALE LOGISTICS COMPANY LTD
Khu vực Australia và New Zealand: N.E.S CARGO EXPRESS INT’L.CORP
2.1.7 Tình hình kinh doanh của công ty TNHH NSX
Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ tại công ty giai đoạn 2016-2018
Căn cứ vào diễn biến tình hình trong những năm gần đây, có thể đánh giá tổng quát kết quả thực hiện như sau:
Bảng 2.2 Bảng đánh giá tổng quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2016-2018 Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh 2016-2017 So sánh 2017-2018 Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%) DOANH THU 8.022,8 10.079,2 12.795 2.056,4 25,6 8.604,7 26,9