1.4. Nội dung quản trị dòng tiền trong doanh nghiệp
1.4.2. Quản trị dòng tiền từ hoạt động sản xuất kinh doanh
Dòng tiền hoạt động sản xuất kinh doanh là các dòng tiền ra và vào trực tiếp liên quan đến thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh được ghi nhận trong báo cáo kết quả kinh doanh. Quản trị dòng tiền hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu liên quan đến quản lý các hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ và thanh toán các khoản nợ phải trả liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh được tiếp cận theo 2 cách: trực tiếp và gián tiếp.
Phương pháp trực tiếp thu thập thông tin dòng tiền phát sinh trực tiếp như thu từ khách hàng, trả nhà cung cấp, lương nhân viên, nghĩa vụ thuế với Nhà nước và các chi phí khác. Dòng tiền xác định theo phương pháp này bao gồm dòng tiền vào và ra từ các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phương pháp gián tiếp xác định dòng tiền thông qua bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Bắt đầu từ lợi nhuận ròng trên báo cáo kết quả kinh doanh trên cơ sở dồn tích, sau đó điều chỉnh ảnh hưởng của những giao dịch không phát sinh tiền như khấu hao, thay đổi vốn lưu động. Phương pháp gián tiếp chỉ sử dụng để xác định dòng tiền từ hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD). Ta có công thức:
Dòng tiền ròng từ hoạt động SXKD = Lợi nhuận sau thuế + Chi phí khấu hao và hao mòn +/- Lãi/Lỗ thanh lý tài sản +/- Tăng/Giảm vốn lưu động và công nợ
Khi dòng tiền xác định theo phương pháp gián tiếp, DN sẽ thấy được mối quan hệ giữa các báo cáo tài chính và giảm được khối lượng nhập số liệu dòng tiền trực tiếp phát sinh. Từ đó giảm được chi phí cho việc xác định dòng tiền của DN.
Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh được xem là quan trọng nhất. Thông qua việc phân tích dòng tiền này, DN thấy được năng lực hoạt động, đặc biệt là dòng tiền hoạt động sản xuất kinh doanh xác định theo phương pháp trực tiếp. Tùng khoản tiền từ hoạt động kinh doanh được làm rõ giúp DN đánh giá được chất lượng lợi nhuận.
1.4.2.1. Quản trị doanh thu
Doanh thu của doanh nghiệp gồm doanh thu từ hoạt động kinh doanh và thu nhập từ các hoạt động khác.
Doanh thu từ hoạt động kinh doanh là toàn bộ tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch bán sản phẩm, hàng hoá, cung ứng, dịch vụ sau khi trừ khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại được khách hàng chấp nhận thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định.
Vai trò của doanh thu trong DN là bù đắp chi phí, thu hồi vốn, thực hiện giá trị thặng dư. Ngoài ra doanh thu còn giúp DN thể hiện sức mạnh và mở rộng thị trường. Doanh thu càng cao càng làm tăng lợi nhuận, nâng cao uy tín và khả năng chiếm lĩnh thị trường. Cụ thể đối với DN xây dựng có thể áp dụng các phương pháp sau nhằm tăng doanh thu:
Nâng cao chất lượng sản phẩm: Muốn đứng vững trên thị trường cạnh tranh, ổn định tăng cao khối lượng công trình xây dựng, việc đầu tiên doanh nghiệp phải chú trọng đến chất lượng sản phẩm. Việc nâng cao chất lượng sản phẩm đồng nghĩa với việc nâng cao những đặc tính sử dụng, nghiên cứu hoàn thiện kỹ thuật sử dụng. Biện pháp mà các doanh nghiệp thường áp dụng để tăng chất lượng sản phẩm là: Đầu tư công nghệ hiện đại, sử dụng nguyên vật liệu có chất lượng cao, nâng cao trình độ tay nghề cho người lao động…Tiêu chuẩn hoá và kiểm tra chất lượng công trình cũng là công việc mà doanh nghiệp phải tiến hành thường xuyên và chặt chẽ nhằm duy trì và nâng cao được chất lượng của công trình, đảm bảo giữ vững uy tín của doanh nghiệp với người tiêu dùng.
Xây dựng một chính sách định giá linh hoạt: Trong cơ chế thị trường, giá cả từng loại sản phẩm công trình là kết quả của một quá trình cạnh tranh dung hoà về lợi ích giữa khách hàng và nhà thầu. Chính vì vậy, chính sách định giá của nhà kinh doanh phải rất linh hoạt và nhậy b n cho phù hợp với đặc điểm của từng vùng thị trường và khách hàng khác nhau. Để tăng quy mô doanh thu thì việc xây dựng một chính sách linh hoạt, mềm dẻo phù hợp với từng điều kiện công trình cụ thể là một trong những biện pháp hữu hiệu cần được doanh nghiệp áp dụng.
Tham gia hội chợ, triển lãm kinh tế kỹ thuật: Tại hội chợ, triển lãm, khả năng thu hút khách hàng đông hơn và nhiều tầng lớp khá cnhau. Khả năng tiếp xúc giao dịch và ký hợp đồng cũng được mở rộng hơn.
Quản trị doanh thu giúp DN nắm chính xác tổng doanh thu trong kỳ kinh doanh cũng như doanh thu thuần của DN, biết được những biến động trong kết quả kinh doanh ngay trong kỳ và giữa các kỳ, từ đó phản ánh uy tín kinh doanh, quy mô khả năng chiếm lĩnh thị trường của DN. Nó cũng chỉ ra và đo lường mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới doanh thu và sự biến động doanh thu giữa các kỳ, làm cơ sở xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch doanh thu, kết cấu doanh thu hay các phương án kinh doanh cũng như giúp lập các chỉ tiêu kinh tế khác. Từ đó giúp DN nhìn nhận tổng quát đối với tình hình biến động doanh thu, giúp DN phát hiện trọng tâm kinh doanh từ đó khai thác tốt tiềm năng của DN. Ngoài ra còn theo dõi sát sao và đánh giá kế hoạch thực hiện doanh thu qua các kỳ kinh doanh, làm cơ sở để DN đề ra kế hoạch phát triển doanh thu, hỗ trợ DN đạt được những khoản lợi nhuận tiềm năng từ đó tạo nguồn tài liệu quan trọng để phân tích DN.
1.4.2.2. Quản trị chi phí
Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một chức năng quản trị có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản trị của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản trị nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra.
Chi phí trong DN là toàn bộ chi phí sản xuất, chi phí tiêu thụ sản phẩm, chi phí quản lý mà DN phải bỏ ra để thực hiện việc sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định. Trong kinh doanh, quản trị chi phí là kiểm chứng xem các khoản chi có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra những nguyên nhân sai sót để điều chỉnh.
Quản trị chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị trong lĩnh vực tài chính, thẩm định tính đúng sai, hiệu quả của các khoản chi phí, đồng thời kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến tính hợp lý và khi kiểm soát chi phí được mở rộng đối tượng tham gia trong toàn doanh nghiệp sẽ tăng khả năng hợp tác hiệu quả giữa các ban ngành, các bộ phận, các cá nhân, khuyến khích uỷ quyền, một
xu hướng trong nền kinh tế thị trường. Đó phải là hoạt động liên tục với những sự đổi mới không ngừng.
Một trong các mục tiêu hàng đầu mà DN nào cũng hướng tới là lợi nhuận, mà muốn tăng lợi nhuận thì phải giảm chi phí bằng hoạt động quản trị của doanh nghiệp. Đó là những khoản chi mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm, sử dụng có hiệu quả. Và khi mà doanh nghiệp tính giá bán hàng bằng cách cộng giá thành với lợi nhuận mong muốn thì việc giảm chi phí sẽ làm giảm giá thành, đó là lợi thế cạnh tranh rất lớn trong nền kinh tế thị trường gắn với xu thế hội nhập hiện nay.
Quản trị chi phí bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố, cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Nhưng tập trung lại có những nhân tố cơ bản sau: Thông tin thực tế các khoản chi phí trong doanh nghiệp, hệ thống tiêu chuẩn định mức mà doanh nghiệp xây dựng, quan hệ cung cầu trên thị trường đầu vào. Cuối cùng quản trị chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống giải pháp, công cụ mà doanh nghiệp đưa ra.
Vì thế việc quản trị tốt chi phí không chỉ là việc “thắt lưng buộc bụng ” của DN mà còn phải đi kèm với việc xây dựng một chiến lược tổng thể cho sự phát triển bền vững, nâng cao năng lực cạnh tranh thật sự của doanh nghiệp.
1.4.2.3. Quản trị tiền và các khoản tương đương tiền
Tiền mặt là tài sản có tính thanh khoản cao, bao gồm tiền giấy trong k t của doanh nghiệp và tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng. Quản trị tiền mặt là việc đảm bảo luôn có đủ lượng tiền mặt tối ưu tại mỗi thời điểm nhất định. Quản trị tốt tiền mặt đòi hỏi vào bất cứ lúc nào cũng phải biết doanh nghiệp đang cần bao nhiêu tiền mặt, lượng tiền mặt doanh nghiệp hiện có cũng như tiền đang ở đâu. Mục tiêu của quản trị tiền mặt là phải đảm bảo cho việc tăng đầu tư lượng tiền mặt nhàn rỗi nhằm thu lợi nhuận trong khi vẫn duy trì mức thanh khoản hợp lý để đáp ứng các nhu cầu trong tương lai. DN phải lập kế hoạch khi nào thì có tiền nhàn rỗi có thể dành cho đầu tư và khi nào thì cần vay thêm tiền. Lượng tiền mặt cần có phụ thuộc vào tình hình tiền mặt hiện có, độ ưa chuộng thanh khoản, kế hoạch đáo hạn nợ, khả năng vay nợ, dòng tiền mặt dự kiến và những phương án thay đổi dòng tiền mặt do những biến động trong tình hình thực tế.
Mỗi DN lại có các phương pháp quản lý thu chi tiền khác nhau, với thu tiền, để thúc đẩy tiền được thu hồi nhanh hơn, doanh nghiệp thường cung cấp chiết khấu thanh
toán, tăng tốc độ bán hàng hoặc thay đổi phương thức thu nợ,…Đối với quản lý chi tiền, điều khoản chiết khấu tiền mặt đối với khoản thanh toán sớm cũng là một điều khoản thường gặp trong các điều kiện mua hàng. DN cần xây dựng quy trình thanh toán hợp lý sao cho không trả sau ngày đến hạn để giữ vững uy tín, đồng thời cũng không trả quá sớm làm giảm lượng tiền sẵn có để công ty còn thực hiện đầu tư, lợi ích và chi phí của tất cả các phương thức chi tiền đều phải được xem x t. Và để đánh giá các phương thức đó có thực sự tốt cho DN không cần có sự so sánh trên cơ sở lợi ích và chi phí sau thuế tăng thêm.
Mô hình cơ bản
Lợi ích tăng thêm : B=t*TS*I*(1-t)
Trong đó:
B: Lợi ích tăng thêm
t= Thời gian thu tiền được rút ngắn hoặc thời gian chi tiền tăng thêm.
TS: Quy mô chuyển tiền: số tiền đang chuyển trong một năm, một chu kỳ hay một giao dịch.
I: Lãi suất đầu tư được xác định theo ngày( vì t tính theo ngày) T: Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp.
Chi phí tăng thêm: C= (C2-C1)* (1-t)
Trong đó:
C: Chi phí tăng thêm sau thuế của phương thức thu tiền hiện tại so với phương thức thu tiền đề xuất.
C2: Chi phí phương thức thu tiền mới. C1: Chi phí phương thức thu tiền hiện tại.
Trên cơ sở so sánh B và C để rút ra kết luận: Nếu B > C: lựa chọn phương thức thu tiền đề xuất B < C: lựa chọn phương thức hiện tại.
1.4.2.4. Quản trị hàng tồn kho
Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để đem bán trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường, đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp các dịch vụ.
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị tương đối lớn trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Việc quản lý hàng tồn kho giúp cho doanh nghiệp đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua, giảm chi phí đặt hàng nhờ đơn hàng có số lượng lớn.
Hàng tồn kho không đủ sẽ làm gián đoạn quá trình sản xuất, k o dài chu kì sản xuất kinh doanh. Hàng tồn kho dư thừa sẽ k o dài thời gian lưu kho trung bình gây lãng phí tài sản và k o dài chu kì sản xuất kinh doanh. Cả hai tình trạng đều dẫn tới việc giảm chu kì tiền (giảm vòng quay tiền).
Vì vậy, để quản trị hàng tồn kho sao cho vừa đủ, vừa đáp ứng nhu cầu của khách hàng, vừa đảm bảo chi phí hàng tồn kho không cao thì doanh nghiệp nên quản trị hàng tồn kho theo những yêu cầu sau:
Phân loại hàng hóa theo nhóm hàng cho phù hợp, d tìm kiếm, nhìn đếm, d xếp dỡ.
Xây dựng quy chế nhập xuất vật tư rõ ràng, các mặt hàng cần thiết lập hệ thống mã quản lý khoa học, bộ mã làm sao thể hiện được một số tiêu chí cơ bản của mặt hàng: chủng loại, hãng sản xuất, khu vực lưu trữ cất xếp…
Huấn luyện những người tham gia vào công tác nhập xuất nhớ mã, hiểu và tuân thủ đúng quy trình nhập hàng, xuất hàng.
Hàng tồn kho phải được theo dõi theo từng khâu, từng kho, từng nơi sử dụng và từng người phụ trách để có được những thông tin kịp thời tránh tình trạng khan hiếm hàng tồn kho hoặc ứ đọng hàng tồn kho ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài ra DN cũng nên sử dụng kỹ thuật phân tích ABC để kiểm soát mức dự trữ các loại hàng của mình. Phương pháp cung cấp cơ sở nhận thức gợi ý các hệ thống quản lý có thể áp dụng cho mục giá trị cao và thấp. Kỹ thuật phân tích ABC được đề
xuất dựa vào nguyên tắc Pareto. Kỹ thuật này phân loại toàn bộ hàng dự trữ của doanh nghiệp thành 3 nhóm: A, B, C, căn cứ vào mối quan hệ giữa giá trị dự trữ hàng năm với số lượng chủng loại hàng. Giá trị hàng hoá dự trữ hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá bán một đơn vị dự trữ với lượng dự trữ hàng năm. Số lượng chủng loại hàng là số các loại hàng hoá dự trữ của doanh nghiệp trong năm. Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng dự trữ được xác định như sau:
Nhóm A, bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm 50% số tiền đầu tư vào hàng lưu kho, nhưng về mặt số lượng, chủng loại chúng chỉ chiếm 10% tổng số chủng loại hàng dự trữ.
Nhóm B, bao gồm những loại hàng dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chiếm khoảng 35% tổng giá trị, nhưng về số lượng, chủng loại chúng chiếm khoảng 30% tổng số chủng loại hàng dự trữ.
Nhóm C bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, chỉ chiếm khoảng 15% tổng giá trị các loại hàng hoá dự trữ, tuy nhiên số lượng chủng loại chiếm khoảng 60% tổng số chủng loại hàng dự trữ.
Hình 1.4. Mô hình ABC (The ABC inventory menthod)
(Nguồn: Quản trị tài chính doanh nghiệp, 2006, trang 119)
Việc áp dụng đúng đắn phương pháp này giúp DN hoàn thiện hệ thống quản lý tồn kho của mình, mặt hàng nào quan trọng cần tồn trữ nhiều sẽ trữ nhiều, cần ít sẽ trữ
Nhóm A Nhóm B Nhóm C Giá trị tích lũy ($) 10% 30% 60% 15% 35% 50%
ít, tránh tình trạng tồn trữ quá mức không cần thiết gây áp lực cho việc xây dựng kho bãi, tiết kiệm chi phí vốn lưu động cho DN. Kèm theo đó kỹ thuật ABC sẽ cho những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát hiện vật nhằm tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng dự trữ hàng tồn kho.
Tuy nhiên mô hình ABC chỉ cho DN biết được các chủng loại hàng hóa cần tồn ít hay nhiều chứ chưa đưa ra số lượng cụ thể hay thời gian nào thì thích hợp để mua thêm hàng. Vì vậy mà ngoài mô hình ABC các DN còn áp dụng thêm các mô hình khác để có thể kiểm soát tốt nhất số lượng hàng tồn của mình. Các mô hình phổ biến