6. Kết cấu của đề tài
1.3.3. Tuyển chọn nhân lực
Sau khi triển khai thực hiện công tácthu hút và tìm kiếm ứng viên bệnh viện sẽ triển khai bước tiếp theo là tuyển chọn nhân lực. Tuyển chọn nhân lực là quá trình lựa chọn ra ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển dụng. Ứng viên được đánh giá phù hợp nhất được hiểu là ứng viên đáp ứng tối ưu nhất nhu cầu tuyển dụng đã xác định.
Nội dung của tuyển chọn nhân lực gồm các bước như sau:
Hình 1.2. Quy trình tuyển chọn nhân lực
(Nguồn: Mai Thanh Lan (2014)) 1.3.3.1.Thu nhận và xử lý hồ sơ
Thu nhận hồ sơ là quá trình tiếp nhận hồ sơ ứng viên ứng tuyển vào bệnh viện đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm chi phí và không thất lạc. Cách thức thu nhận
Thu nhận và xử lý hồ sơ Thi tuyển
Phỏng vấn tuyển dụng Ra quyết định tuyển dụng
hồ sơ ứng viên có thể khác nhau, phụ thuộc vào yêu cầu nộp hồ sơ của bệnh viện. Có thể nộp hồ sơ bản cứng trực tiếp tại trụ sở bệnh viện hoặc thông qua bưu điện. Đối với hồ sơ bản điện tử, ứng viên có thể gửi thông qua thư điện tử hoặc phần mềm tiếp nhận hồ sơ chuyên dụng.
Xử lý hồ sơ ứng viên là quá trình nghiên cứu hồ sơ ứng viên để kiểm tra mức độ phù hợp và đánh giá sơ bộ năng lực ứng viên nhằm lựa chọn ứng viên cho các bước kế tiếp trong quy trình tuyển dụng. Việc nghiên cứu và xử lý hồ sơ ứng viên giúp bệnh viện loại bỏ được những hồ sơ không đủ điều kiện ứng tuyển, tiết kiệm được thời gian và giảm bớt chi phí. Từ đó, nhà tuyển dụng có thể quyết định danh sách trúng tuyển dựa trên bản báo cáo kết quả xử lý hồ sơ.
Ví dụ, hồ sơ ứng tuyển vị trí bác sỹ/điều dưỡng đã có chứng chỉ hành nghề gồm: Đơn xin việc; Sơ yếu lý lịch tự thuật; Chứng chỉ hành nghề; Văn bằng chuyên môn và chứng chỉ liên quan; Giấy khám sức khỏe; Chứng nhận đối tượng ưu tiên (nếu có); Căn cước công dân hoặc giấy khai sinh (bản sao), hộ khẩu (bản sao).
1.3.3.2.Thi tuyển
Mục đích của việc sử dụng hình thức thi tuyển là đánh giá sự phù hợp về mặt kiến thức, kỹ năng, cũng như phẩm chất nghề nghiệp của từng ứng viên với vị trí mà bệnh viện cần tuyển.
Thi tuyển có thể được sử dụng nhiều hình thức khác nhau, căn cứ vào từng loại công việc và vị trí cần tuyển dụng, có các hình thức thi tuyển như: Thi viết, thi trắc nghiệm, thi thực hành tay nghề. Bệnh viện có thể tự tiến hành công tác thi tuyển hoặc không nhất thiết phải tiến hành mà có thể sử dụng các dịch vụ đánh giá từ bên ngoài.
Ví dụ, hình thức thi tuyển đối với vị trí điều dưỡng đa khoa có thể gồm:
Thứ nhất, thi kiến thức chung: Hình thức là thi viết, nội dung gồm Tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, Luật KBCB; quy chuẩn về y đức, tâm lý giao tiếp, ứng xử trong khi thực hiện nhiệm vụ.
Thứ hai, thi chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành gồm: (i) Thi trắc nghiệm
(ii) Thi thực hành: Xử lý tình huống chuyên môn theo chuyên ngành đào tạo và yêu cầu vị trí việc làm đối với từng chức danh.
1.3.3.3.Phỏng vấn tuyển dụng
Phỏng vấn tuyển dụng không chỉ là một cuộc thi vấn đáp nhằm đánh giá năng lực ứng viên thông qua việc tiếp xúc với ứng viên mà còn là một cuộc trao đổi thông tin hai chiều. Qua đó nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực ứng viên cũng đồng thời giúp ứng viên có được những thông tin quan trọng về bệnh viện tuyển dụng.
Giai đoạn trước khi phỏng vấn tuyển dụng nhà tuyển dụng cần thực hiện một số công việc như: nghiên cứu lại mô tả công việc và hồ sơ ứng viên, xây dựng kế hoạch phỏng vấn tuyển dụng, chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn, xây dựng phiếu đánh giá ứng viên, xác định hội đồng phỏng vấn và phân vai trong hội đồng phỏng vấn.
Các hình thức phỏng vấn tuyển dụng:
(i) Theo cách thức tiếp xúc giữa hội đồng tuyển dụng và ứng viên: có 2 hình thức là phỏng vấn gián tiếp và phỏng vấn trực tiếp.
Phỏng vấn gián tiếp được tiến hành thông qua điện thoại hoặc giao tiếp đa phương tiện nhằm xác minh lại một số thông tin đon giản và xác định việc có mặt của các ứng viên trong các phỏng vấn tiếp theo.
Phỏng vấn trực tiếp là phương pháp phỏng vấn mà người phỏng vấn và người được phỏng vấn có sự tiếp xúc trực tiếp trong quá trình phỏng vấn.
(ii) Theo số lượng ứng viên và hội đồng tuyển dụng: có 3 hình thức là phỏng vấn hội đồng, phỏng vấn cá nhân và phỏng vấn nhóm.
Phỏng vấn hội đồng là phương pháp nhiều người phỏng vấn một người. Hội đồng phỏng vấn thường gồm: trưởng bộ phận nhân lực, đại diện ban giám đốc, trưởng bộ phận chức năng cóliên quan đến vị trí tuyển dụng, nhân viên tuyển dụng
Phỏng vấn cá nhân là phương pháp một người phỏng vấn một người. Người phụ trách phỏng vấn thường là trưởng bộ phân nhân lực.
Phỏng vấn nhóm là phương pháp một người phỏng vấn nhiều người cùng một lúc hoặc nhiều người (hội đồng) cùng phỏng vấn nhiều ứng viên.Các ứng viên
sẽ được sắp xếp theo nhóm và cùng nhau thảo luận một vấn đề, sau đó phỏng vấn viên sẽ quan sát và đưa ra nhận xét.
Các thể thức phỏng vấn tuyển dụng:
(i) Theo bầu không khí của buổi phỏng vấn: có 2 thể thức phỏng vấn là phỏng vấn tạo áp lực và phỏng vấn tạo bầu không khí thoải mái.
Phỏng vấn tạo áp lực là phương pháp phỏng vấn làm cho ứng viên cảm thấy căng thẳng về tâm lý và phải trải qua các áp lực thực tế. Mục đích của phỏng vấn tạo áp lực là nhằm đánh giá mức độ phù hợp của thái độ và các phẩm chất nghề nghiệp của ứng viên đối với vị trí cần tuyển của bệnh viện.
Phỏng vấn nhằm tạo bầu không khí thoải mái là phương pháp phỏng vấn nhằm tạo cho ứng viên sự thoải mái để họ có thể chia sẻ, trao đổi và cung cấp các thông tin xác thực nhất, từ đó nhà tuyển dụng có cơ sở để đánh giá sự phù hợp của ứng viên với các tiêu chuẩn tuyển dụng.
(ii) Theo mức độ tuân theo kịch bản chuẩn bị trước: có 2 thể thức phỏng vấn là phỏng vấn không chỉ dẫn và phỏng vấn theo mẫu.
Phỏng vấn không chỉ dẫn là phương pháp phỏng vấn không có bảng câu hỏi mẫu kèm theo. Người phỏng vấn cần nghiên cứu bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công viêc và ghi chép lại những lưu ý trong hồ sơ ứng viên, những điểm mạnh và điểm yếu để từ đó đặt câu hỏi cho ứng viên.
Phỏng vấn theo mẫu là phương pháp phỏng vấn sử dụng bảng câu hỏi mẫu kèm theo đã được soạn sẵn và áp dụng cho mọi ứng viên. Phương pháp này rất hữu dụng khi bệnh viện muốn tuyển nhiều ứng viên vào cùng một công việc và khi
bệnh viện không muốn mất quá nhiều thời gian dành cho phỏng vấn.
Quy trình phỏng vấn
Bước 1: Thiết lập quan hệ và thông tin ban đầu
Đây là một bước rất cần thiết khi bắt đầu phỏng vấn. Việc thiết lập mối quan hệ và thông tin ban đầu giúp cho người được phỏng vấn tự tin, thoải mái để cung cấp các thông tin về bản thân, giúp nhà tuyển dụng thu nhận được các thông tin phù hợp và xác thực để đánh giá ứng viên.
Bước 2: Khai thác và nắm bắt thông tin
Khai thác và nắm bắt thông tin là giai đoạn quan trọng trong toàn bộ quá trình phỏng vấn và thường chiếm thời gian chủ yếu của buổi phỏng vấn. Đây là giai đoạn các phỏng vấn viên sử dụng các câu hỏi đã chuẩn bị hoặc các câu hỏi không
định trước để tiến hành khai thác nắm bắt thông tin từ ứng viên để có cơ sở đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí cần tuyển.
Bước 3: Mô tả vị trí cần tuyển dụng
Nhà tuyển dụng cần mô tả về vị trí cần tuyển đối với ứng viên, có thể nhắc lại một số yêu cầu một số thông tin về vị trí mà bệnh viện cần tuyển dụng nhằm cung cấp thêm thông tin cho ứng viên trong quá trình ra quyết định có gắn bó với bệnh viện không nếu trúng tuyển.
Bước 4: Giới thiệu về bệnh viện
Người phỏng vấn cần lưu ý khi mô tả công việc cần tuyển và giới thiệu về bệnh viện với ứng viên cần áp dụng nguyên tắc “ngón tay cái”, nghĩa là nói đúng sự thật, không “tô hồng” về bệnh viện và công việc. Để ứng viên hình dung được về thực tại của bệnh viện, có cơ sở cho quá trình quyết định làm việc nếu được tuyểndụng.
Bước 5: Kết thúc phỏng vấn
Kết thúc phỏng vấn, công việc chủ yếu nhà tuyển dụng cần làm là đánh giá ứng viên dựa trên kết quả phỏng vấn và thông báo kết quả phỏng vấn với ứng viên theo lịch đã hẹn.
1.3.3.4.Quyết định tuyển dụng nhân lực
Đánh giá ứng viên: Mục đích của đánh giá ứng viên nhằm tổng hợp kết quả một cách chính xác và khách quan về từng ứng viên tham gia quá trình tuyển dụng tại bệnh viện. Có 3 phương pháp có thể sử dụng để đánh giá ứng viên là:
(i) Phương pháp thang điểm có trọng số:
Là phương pháp tổng hợp kết quả có trọng số quá trình đánh giá các mặt
khác nhau của ứng viên. Nhà tuyển dụng sẽ cho điểm theo từng tiêu thức để lựa chọn các ứng viên thích hợp. Mỗi tiêu thức được đánh giá các mức điểm khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu công việc.
Là phương pháp dựa trên kinh nghiệm, trực giác của nhà tuyển dụng nhằm đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí cần tuyển khi tiếp xúc với các ứng viên. Mặc dù tiết kiệm chi phí nhưng kết quả có thể tỏ ra không chính xác.
(iii) Phương pháp kết hợp
Nhà tuyển dụng kết hợp sử dụng cả phương pháp thang điểm có trọng số và phương pháp đơn giản để đánh giá ứng viên phục vụ cho việc ra quyết định tuyển dụng. Đối với việc tuyển dụng các vị trí quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến kết quả và hiệu quả hoạt động kinh doanh của bệnh viện, đòi hỏi phải thận trọng trong đánh giá, Nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn sử dụng phương pháp này.
Lưu ý cần tránh một số sai lầm khi đánh giá ứng viên:
Tác động của tầm ảnh hưởng: Vấn đề này gặp phải khi một ưu điểm hay đặc
điểm nào đó của ứng viên lấn át hết hoặc hầu hết các đặc điểm khác trong suy nghĩ
của người đánh giá
Tác động so sánh: tác động này gặp phải khi người đánh giá ứng viên bằng
cách đưa ra các so sánh với ứng viên khác thay vì đưa ra các so sánh với tiêu chuẩn tuyển dụng.
Sai sót lặp lại: Có những người đánh giá thích chọn ứng viên có những nét
tương đồng với bản thân do đó khi đánh giá họ thường có thiên hướng ưu tiên, đánh giá cao vềứng viên đó.
Sự rập khuôn: Lỗi mắc phải này thường do người đánh giá có quan niệm rằng tính cách con người dựa trên vùng miền, địa phương, giới tích, tuổi, sở thích hoặc nghề nghiệp.
Ra quyết định tuyển dụng: Từ kết quả đánh giá ứng viên, bệnh viện cần ra quyết định tuyển dụng. Ra quyết định tuyển dụng là việc lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển của bệnh viện bước vào giai đoạn hội nhập để trở thành nhân viên.
Bệnh viện sẽ tiến hành kí hợp đồng với các ứng viên có quyết định trúng tuyển để có thể bắt đầu chương trình hội nhập nhân lực mới. Đối với các ứng viên không trúng tuyển bệnh viện cần gửi thông báo về kết quả tuyển dụng. Nội dung thông báo cần thiết khẳng định “sự không phù hợp trong lần tuyển dụng này và hy
vọng sẽ được hợp tác trong những lần kế tiếp”. Việc làm này là cần thiết để thể hiện tính chuyên nghiệp cũng như góp phần tạo hình ảnh tốt về bệnh viện.
1.3.3.5.Hội nhập nhân lựcmới
Hội nhập nhân lực mới giúp nhân viên mới được tuyển dễ dàng thích ứng với công việc và môi trường làm việc, nhanh chóng nắm bắt được kiến thức quan trọng nhất về bệnh viện. Ngoài ra công tác hội nhập nhân lực mới còn giảm bớt sai sót, tiết kiệm thời gian…
Hội nhập nhân lực mới bao gồm 2 nội dung cơ bản sau:
(i) Hội nhập về môi trường làm việc: nhân lực mới được tuyển sẽ được bệnh viện hướng dẫn một số nội dung cụ thể như lịch sử hình thành và phát triển bệnh viện; tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu,…; nội quy làm việc; các chính sách đãi ngộ; các hoạt động tập thể…
(ii) Hội nhập về công việc: bệnh viện sẽ hướng dẫn, kèm cặp để nhân lực mới có được hiểu biết về công việc và biết cách tiến hành công việc độc lập đặc biệt đối với đối tượng là nhân lực thực hành nghề. Với những nội dung như kiến thức về chuyên môn; mô tả công việc, quy trình làm việc, tiêu chuẩn công việc….