LUỒNG CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG XÉT NGHIỆM
6.1.2 Quản lý thông tin về mẫu và bệnh nhân trong phòng xét nghiệm
Nên triển khai hệ thống quản lý thông tin phòng xét nghiệm sao cho các mẫu bệnh phẩm được đăng ký, ghép kết quả xét nghiệm cho đúng bệnh nhân và thông báo chẩn đoán đến đúng người (chẳng hạn, các bác sĩ điều trị). Hệ thống quản lý thông tin phòng xét nghiệm có thể sử dụng máy tính hoặc sổ ghi chép. Tính phức tạp của hệ thống này tùy thuộc phần lớn vào quy mô dịch vụ xét nghiệm (độ đa dạng và số lượng) và cơ chế báo cáo. Phòng xét nghiệm ứng phó dịch có thể cần thiết lập một hệ thống quản lý thông tin mới, tại chỗ, ưu tiên hợp tác chặt chẽ với CSYT (ví dụ, bệnh viện hoặc trung tâm điều trị cấp cứu) mà nó phục vụ. Vai trò quan trọng nhất của các hệ thống này là để đảm bảo việc thông báo kết quả xét nghiệm chính xác đến các bác sĩ hoặc trung tâm điều trị đã yêu cầu. Đối với bản thân phòng xét nghiệm, bất cứ lỗi nào xuất phát từ việc quản lý thông tin đều cần phải được giải quyết triệt để nhằm tìm ra nguyên nhân gây ra lỗi đó. Bất cứ xét nghiệm nào cần thực hiện lại do bị lỗi đều có thể dẫn đến sự chậm trễ, làm phát sinh thêm chi phí và có thể, trong những tình huống đặc biệt, làm hết hóa chất, sinh phẩm trong khi điều kiện hậu cần đang khó khăn và các vật tư cần thiết bị hạn chế.
Phòng xét nghiệm nên thông báo cho nhân viên y tế và các bác sĩ điều trị về cách ghi, dán nhãn trên các đồ chứa mẫu và cách hoàn thành các mẫu phiếu để làm chúng tương thích với hệ thống quản lý thông tin của phòng xét nghiệm. Tuy nhiên, có nhiều khả năng rằng sẽ cần điều chỉnh hệ thống quản lý thông tin dựa theo các phiếu yêu cầu đã có của cơ quan y tế địa phương. Những thông tin tối thiểu cần cung cấp trên vật chứa mẫu nên bao gồm họ và tên bệnh nhân, ngày sinh (hoặc tuổi nếu không khai thác được ngày sinh), và mã số do bệnh viện cấp nếu có. Các thông tin bổ sung trên vật chứa bệnh phẩm có thể bao gồm thời gian và ngày lấy mẫu và họ tên viết tắt của người lấy mẫu.
Các mẫu bệnh phẩm phải được đóng gói ba lớp và bất cứ giấy tờ nào kèm theo (ví dụ, các phiếu yêu cầu xét nghiệm, thư của bác sĩ) nên được đặt ở giữa lớp thứ hai và lớp thứ ba. Mỗi mẫu bệnh phẩm phải kèm theo một phiếu yêu cầu xét nghiệm có các thông tin bổ sung cho các thông tin trên mẫu: thông tin lâm sàng, thông tin liên hệ để thông báo kết quả và các xét nghiệm yêu cầu.
Bảng 6.1 Những thông tin cần có trong bộ dữ liệu bệnh nhân của phòng xét nghiệm và nơi ghi