CHƯƠNG 3 : QUY TRÌNH ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG TẠI DOANH NGHIỆP
3.1. Cơ sở lý luận về quá trình định mức lao động
3.1.1. Khái niệm và phân loại thông tin để định mức lao động 3.1.1.1. Khái niệm: 3.1.1.1. Khái niệm:
Thông tin dùng để định mức lao động là tổng thể những kiến thức, thông báo cho phép nghiên cứu, định mức lao động bằng những phương pháp thích hợp. Thu thập và xử lý thông tin là bước khởi khởi đầu của định mức lao động, có nhiệm vụ là khảo sát, đo lường ghi chép, tính tốn… những thơng tin cần thiết để định mức. 3.1.1.2. Phân loại thông tin để định mức lao động
· Theo nội dung
· Theo công dụng
· Theo hình thức
· Theo tính ổn định
· Theo nguồn
· Theo tính đại diện
3.1.1.3. Việc thu thập và xử lý thông tin phải đạt những yêu cầu sau:
- Bảo đảm độ chính xác, tin cậy cần thiết của mơ hình mức và mức.
- Tiết kiệm chi phí thu thập và xử lý thơng tin, tạo thuận lợi trong áp dụng mức.
- Tạo căn cứ cho việc xét duyệt, sửa đổi mức của người có thẩm quyền. 3.1.1.4. Bảo đảm kỹ thuật cho thu thập và xử lý thơng tin
Hình 2.Sơ dồ các đảm bảo cho thu thập và xử lí thơng tin định mức lao dộng. Nội dung của đảm bảo kỹ thuật là lựa chọn và chuẩn bị sẵn sàng những phương Nội dung của đảm bảo kỹ thuật là lựa chọn và chuẩn bị sẵn sàng những phương tiện kỹ thuật như:
· Phương tiện đo khối lượng sản phẩm, công việc · Phương tiện đo tác động của nhân tố ảnh hưởng · Phương tiện ghi kết quả thu thập thông tin 3.1.1.5. Phương pháp khảo sát thời gian và thu thập dữ liệu * Chụp ảnh thời gian làm việc
· Là việc nghiên cứu bằng cách quan sát tại hiện trường việc sử dụng thời gian trong một ca làm việc, một phần ca hoặc một phần quá trình sản xuất. Đối tượng quan sát nghiên cứu là nhóm hoặc cá nhân cơng ty, là máy móc thiết bị tại nơi làm việc.
· Mục đích:
- Phát hiện ra những thiếu sót về tổ chức sản xuất và tổ chức lao động gây ra lãng phí thời gian.
- Nghiên cứu những kinh nghiệm tiên tiến, những thao tác hợp lý để phổ biến áp dụng rộng rãi trong sản xuất.
- Thu thập số liệu phục vụ cho việc xây dựng mức, chế độ làm việc của máy móc, thiết bị.
- Phát hiện và kiểm tra những nguyên nhân vượt và hụt định mức để có biện pháp khắc phục và rút kinh nghiệm và phổ biến rộng rái cho công nhân.
* Bấm giờ thời gian làm việc:
· Bấm giờ là phương pháp đo thời gian để nghiên cứu sự tiêu hao thời gian đối với các yếu tố của công việc được lặp đi lặp lại nhiều lần trong một đơn vị thời gian. · Mục đích của bấm giờ:
- Xác định thời gian tác nghiệp cho một đơn vị sản phẩm. - Xác định các tiêu chuẩn của thời gian tác nghiệp.
- Nghiên cứu các thao tác tiên tiến, loại trừ các thao tác thừa để cải tiến quy trình cơng nghệ gia cơng.
- Kiểm tra các định mức thời gian, tìm nguyên nhân vượt mức hoặc không đạt mức.
3.1.1.6. Tiêu chuẩn để định mức lao động * Khái niệm
Tiêu chuẩn dùng để định mức lao động là những đại lượng hao phí thời gian quy định để thực hiện hoàn thành những bộ phận của bước công việc trong điều kiện tổ chức - kỹ thuật xác định, dùng để tính các mức có căn cứ kỹ thuật.
* Phân loại tiêu chuẩn dùng để định mức có căn cứ kỹ thuật và mức thời gian có căn cứ kỹ thuật
· Theo nội dung kết cấu: Tiêu chuẩn chỉ xây dựng và tính tốn riêng biệt cho từng loại thời gian (như thời gian tác nghiệp, thời gian chuẩn kết, thời gian nghỉ ngơi…)
· Theo phạm vi sử dụng: Mức thời gian chỉ dùng cho những bước công việc giống nhau, nơi làm việc như nhau và những điều kiện tổ chức - kỹ thuật như nhau cịn tiêu chuẩn có thể sử dụng để tính mức có căn cứ kỹ thuật thời gian cho nhiều bước công việc khác nhau.
· Theo mục đích sử dụng: Tiêu chuẩn dùng để định mức lao động khơng thể dùng để tính đơn giá sản phẩm.
3.1.2. Quy trình định mức lao động
Tư liệu để định mức lao động gồm: Quy trình làm việc, mơ tả cơng việc cho các vị trí, báo cáo năng suất lao động, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo sử dụng lao động, dự báo bán hàng, kế hoạch kinh doanh.
Căn cứ để xây dựng định mức lao động: Vị trí, chức danh trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, nhu cầu tự nhiên của người lao động, điều kiện làm việc, tổ chức bố trí tại nơi làm việc, mục tiêu, chiến lược kinh doanh, kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà quản trị, quan điểm của nhà quản trị…
* Xây dựng tiêu chuẩn định mức lao động và lựa chọn phương án định mức phù hợp Xây dựng tiêu chuẩn định mức lao động: Quy trình xây dựng tiêu chuẩn định mức lao động được tiến hành theo 5 bước như trình bày ở phần tiêu chuẩn định mức lao động.
* Lựa chọn phương án định mức phù hợp:
· Đối với công tác định mức lao động cho vị trí thực hiện các hoạt động đặc trưng của doanh nghiệp thương mại thì có thể sử dụng: Phương pháp thống kê kinh nghiệm, phương pháp thống kê phân tích, phương pháp phân tích tính tốn, phương pháp phân tích khảo sát.
· Đối với cơng tác định mức lao động cho vị trí thực hiện cơng việc thuộc các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp thì có thể sử dụng: Phương pháp thống kê kinh nghiệm, phương pháp thống kê phân tích, phương pháp so sánh điển hình… * Thiết lập bản thuyết minh mức lao động:
· Chuẩn bị các tư liệu cần thiết để lập dự thảo mức lao động. · Dự thảo tiêu chuẩn các quá trình định mức lao động. · Dự thảo trị số mức.
· Thuyết minh mức lao động. * Quyết định mức lao động
Hội đồng định mức của doanh nghiệp sẽ quyết định mức lao động, giám đốc doanh nghiệp ký quyết định bạn hành. Các quyết định về mức lao động thường liên quan tới:
· Hoạt động đánh giá tài chính trong giai đoạn phát triển (mở mang và phát triển tổ chức, tăng doanh số, thu hút khách hàng mới), giai đoạn duy trì (hiệu quả quản lý hoạt động và chi phí, các chỉ số liên quan tới lợi nhuận, chi phí, hiệu quả sử dụng lao động…), giai đoạn thu lợi (lợi nhuận, thời gian hoàn vốn….)
· Hoạt động đánh giá việc thỏa mãn của khách hàng (mức độ hài lịng, tăng thị phần….)
*Sửa đổi định mức
- Mục đích của việc sửa đổi định mức lao động:
· Trong quá trình sản xuất kinh doanh, quá trình lao động, điều kiện tổ chức kỹ thuật luôn thay đổi nên mức lao động cũng phải được thường xuyên sửa đổi cho phù hợp với thực tế.
· Sửa đổi mức sẽ tăng dần tỷ trọng mức có căn cứ kỹ thuật, giảm dần các mức thống kê kinh nghiệm nhằm đảm bảo chất lượng của hệ thống mức lao động, góp phần thúc đẩy nâng cao năng suất lao động.
- Các trường hợp sửa đổi mức: · Mức lạc hậu:
- Máy móc, thiết bị, cơng cụ lao động và quy trình cơng nghệ thay đổi. - Tổ chức lao động thay đổi.
- Phương pháp thao tác thay đổi hoặc kinh nghiệm sản xuất tiên tiến đã được áp dụng rộng rãi.
- Mẫu mã, kích thước, hình dáng sản phẩm thay đổi. - Tình độ, phương pháp quản lý được đổi mới, nâng cao.
Mức sai: Mức sai là do lựa chọn phương pháp xây dựng mức không đúng, khơng dựa vào loại hình sản xuất để sử dụng phương pháp xây dựng mức đúng đắn, xác định cấp bậc công việc sai, thu thập số liệu ban đầu sai, tính tốn trị số mức sai hoặc khơng dự kiến hết các nhân tố ảnh hưởng đến thời gian hồn thành bước cơng việc của người lao động.
- Mức sai thường quá cao: Đại bộ phận người lao động đã cố gắng làm việc, nắm vững kỹ thuật, sử dụng thời gian hợp lý nhưng vẫn không đạt. - Mức sai quá thấp: Đại bộ phận người lao động làm việc bình thường, chưa
tận dụng hết thời gian mà vẫn đạt hoặc vượt mức cao. Mức sai cần được phát hiện kịp thời và sửa đổi ngay, không chờ đến định kỳ mới sửa. · Mức đã hết hạn: Là những mức được xây dựng và áp dụng cho những bước công việc mới, sản phẩm mới mà từ trước tới nay cơ sở, doanh chưa có mức.
Mức tạm thời phải được theo dõi chặt chẽ hàng tháng và điều chỉnh kịp thời để sau 3 tháng phải cơng bố thành mức chính thức.
Lập kế hoạch sửa đổi mức lao động: Để sửa đổi mức, nhìn chung các doanh nghiệp phải lập kế hoạch sửa đổi mức hàng năm, quý cho từng bộ phận, phân xưởng, cho toàn doanh nghiệp.
· Phương pháp sửa đổi định mức lao động
Để sửa đối định mức lao động, người ta tiến hành xây dựng lại mức lao động bằng các phương pháp thích hợp, nhằm có được mức lao động sát với yêu cầu và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, cụ thể là: Phương pháp sửa đổi mức dựa vào chỉ số mức lao động mới so với mức lao động cũ hoặc phương pháp sửa đổi mức dựa trên các phương pháp định mức lao động có căn cứ kỹ thuật. Để đưa mức lao động mới vào sản xuất kinh doanh, cần đệ trình những mức này lên Hội đồng định mức của doanh nghiệp để xét duyệt. Sau khi đã được phê duyệt, những mức mới chính thức có hiệu lực thi hành.