5.2.1.1.Định hình cơ cấu tổ chức phù hợp
(1). Đổi mới cơ cấu tổ chức cán bộ của đơn vị quản lý đào tạo từ xa E-Learning theo hướng chuyên biệt hóa các nhiệm vụ, tăng cường tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các bộ phận, các cán bộ trong mỗi bộ phận.
Cụ thể: Các tổ chức cần hình thành các Ban chức năng chuyên môn và chương trình; giao quyền tự chủ công việc, chủ động giám sát và tự chịu trách nhiệm cho mỗi bộ phận; phân công rõ ràng từng nhiệm vụ cho mỗi cá nhân. Tuy nhiện vẫn phải chịu sự giám sát quản lý tài chính của đơn vị cấp trên. Với một đơn vị nhỏ trong một trường đại học lớn ở Việt Nam chịu trách nhiệm quản lý đào tạo hệ đào tạo từ xa E-Learning thì nên hình thành các bộ phận chức năng chính chịu trách nhiệm về đội ngũ giảng viên, hệ thống công nghệ thông tin và khối dịch vụ phục vụ đào tạo.
(2). Hình thành đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp khối dịch vụ đào tạo theo hướng chuyên sâu và chuyên trách mảng công việc.
Cụ thể: Có chương trình đào tạo cụ thể kỹ năng làm việc theo từng mảng chuyên trách, cử cán bộ đi học hỏi về mảng quản lý và dịch vụ ở các nước có nền giáo dục phát triển. Xây dựng bộ tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng dịch vụ hỗ trợ đào tạo chuyên nghiệp trong nội bộ đơn vị.
(3) Hình thành các trạm đào tạo từ xa đặt tại các tỉnh. Việc này tưởng như dễ dàng, nhưng cũng vô vàn khó khăn bởi một loạt các định chế của nhà nước mang tính thủ tục hành chính, điều này cần được tháo gỡ từ chính các trường và cơ quan quản lý nhà nước để có thể đạt được mục tiêu của chương trình đào tạo từ xa E- Learning – hướng tới phục vụ cộng đồng ở vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa và các vùng dân tộc thiểu số.
5.2.1.2. Phát triển chương trình đào tạo từ xa E-Learning theo hướng mở rộng
(1). Đa dạng hóa chương trình đào tạo đại học từ xa E-Learning theo hướng liên thông để đáp ứng nhiều hơn đối tượng đầu vào. Nỗ lực thực hiện các khái niệm về dân chủ, công bằng xã hội, giáo dục bằng cách cung cấp tài nguyên đào tạo từ xa có chất lượng và hỗ trợ học tập hiệu quả.
Cụ thể:
- Xây dựng và triển khai đồng thời các chương trình đại học 4 năm, chương trình liên thông từ Trung cấp lên đại học, từ cao đẳng lên đại học, chương trình văn bằng 2, chương trình học lấy chứng chỉ kiến thức, đáp ứng đa dạng đối tượng sinh viên.
- Triển khai chương trình liên kết với các đối tác trong và ngoài nước, công nhận hoàn thành các học phần giữa các chương trình của các tổ chức giáo dục khác nhau, hướng tới việc rút ngắn thời gian đào tạo và tạo sự thuận lợi cho sinh viên lựa chọn. Cụ thể triển khai trong đào tạo từ xa E-Learning: công nhận học phần trong chương trình của các trường tương đương trong và ngoài nước; xuất khẩu chương trình ra một số nước trong khu vực, hình thành chương trình 2+2 (1) đối với các trường uy tín trên thế giới.
(2). Xây dựng chương trình theo hướng tiếp cận mở, hình thành công cụ hỗ trợ giám sát để sinh viên có thể tiếp cận theo cả hai hướng tự học độc lập và tự học có hướng dẫn.
Cụ thể:
- Thiết lập các lớp học có sẵn trên hệ thống với đầy đủ các hệ thống bài giảng, tài liệu, công cụ đánh giá tự động và sinh viên có thể chủ động thời gian và lịch trình học của mình.
- Thiết kế chương trình có kế hoạch cụ thể và sử dụng các công cụ hỗ trợ, hướng dẫn học tập cho sinh viên, tạo tính chủ động cho sinh viên theo một kế hoạch học tập cụ thể của đơn vị quản lý đào tạo.
(3). Xây dựng chương trình đào tạo từ xa E-Learning theo định hướng là chương trình học cho người trưởng thành.
Cụ thể:
- Chương trình mang tính thực hành hơn là mang tính học thuật, tăng tính thực hành, tương tác, giảm tính lý thuyết chuyên sâu.
- Thiết kế chương trình mang tính kinh nghiệm của người trưởng thành, có mục tiêu rõ ràng để người trưởng thành lựa chọn phù hợp với công việc của họ đang thực hiện.
- Chương trình phải đảm bảo tính linh hoạt để có thể lựa chọn học những gì, học như thế nào và tốc độ học ra sao. Nội dung chương trình học phải phù hợp với năng lực tiếp nhận của sinh viên trưởng thành.
- Thiết kế chương trình chú ý tới các yếu tố như: tính hữu ích của môn học, thiết thực cho nghề nghiệp và cuộc sống, tạo tính chủ động và tự định hướng cho sinh viên, chủ động cho sinh viên phương pháp tiếp cận và kết thúc bằng việc kiểm tra đánh giá của hệ thống.
5.2.1.2. Nâng cao chất lượng dịch vụ hỗ trợ đào tạo trong đào tạo từ xa E-
Learning.
Dựa trên 4 nhóm nhân tố được đưa ra trong mô hình nghiên cứu của luận án đã cho ta thấy thứ tự ưu tiên đầu tư và phát triển nhóm các nhân tố đánh giá chất lượng dịch vụ hỗ trợ đào tạo theo thứ tư ưu tiên sau: (1) Tính đáp ứng; (2) Tính cảm thông; (3) Tính hữu hình; và (4) Tính tin cậy.
Cụ thể:
(1). Xây dựng và hoàn thiện bộ quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa, đưa chỉ số đánh giá hiệu qủa công việc KPI vào các quy trình vận hành và quản lý đào tạo nhằm đánh giá chính xác năng lực cán bộ và hiệu quả sử dụng nguồn lực. Cụ thể các quy trình quản lý nội bộ bao gồm: Quy trình tuyển sinh, tổ chức sự kiện, quản lý và vận hành lớp học, quản lý đội ngũ giảng viên, thu và quản lý học phí, quy trình khảo thí và kiểm định chất lượng, thi và kiểm tra, tổ chức tốt nghiệm, cấp bằng và quản lý cựu sinh viên. Các quy trình cần cụ thể và gắn với sản phẩm cụ thể và con người cụ thể, đảm bảo hiệu quả về thời gian và chi phí.
(2). Đối với một cơ sở đào tạo, “tính đáp ứng” cần phải đặt lên vị trí ưu tiên đầu tiên. Tính đáp ứng sẽ cho biết mức độ nhiệt tình, nhanh tróng trong vấn đề xử lý công việc hỗ trợ cho sinh viên của đội ngũ cán bộ quản lý. Thông tin đưa ra cho sinh viên phải chính xác, kịp thời, xử lý các tình huống cho sinh viên một cách hài hòa, đáp ứng mong mỏi của sinh viên trong khuôn khổ các quy định của quản lý đào tạo từ xa E-Learning.
(3). “tính cảm thông” là nhân tố quan trọng thứ hai mà các tổ chức giáo dục đào tạo từ xa E-Learning cần phải chú ý để nâng cao chất lượng dịch vụ hỗ trợ đào tạo. Tính cảm thông ở đây muốn nói đến việc nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ quản lý, người trực tiếp bám sát sinh viên, luôn có sự chi tiết, tỉ mỉ, nắm bắt tâm lý và yêu cầu của sinh viên để không ngừng cải tiến chất lượng phục vụ sinh viên. Sự
quan tâm, chăm sóc và chỉ dẫn sinh viên kịp thời là yếu tố mà sinh viên mong mỏi và làm cho họ hài lòng, việc tìm được tiếng nói chung trong giao tiếp và chỉ dẫn sinh viên là nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ quản lý học tập và đội ngũ giáo viên chủ nhiệm.
(4). Nâng cao chất lượng hệ thống học liệu điện tử phục vụ học tập cho sinh viên. Cần đảm bảo 100% hệ thống học liệu đa phương tiện cho chương trình học. Việc xây dựng hệ thống học liệu hiện nay mới chỉ dừng ở dạng học liệu tĩnh (không tương tác) là chủ yếu, việc đầu tư và xây dựng hệ thống học liệu có tính tương tác cần phải được triển khai ở mỗi cơ sở đào tạo từ xa E-Learning. Hệ thống học liệu tĩnh hay hệ thống học liệu có tương tác đều phải có những đặc tính đăc thù cho hệ đào tạo từ xa E-Learning như tính tương tác, tính ứng dụng thực tế phù hợp với người trưởng thành, kích thích tư duy sáng tạo và tư duy tự học, tự khám phá, tạo tính chủ động và linh hoạt cho sinh viên.
Cụ thể:
- Hoàn thiện hệ thống học liệu đa phương tiện (text, video, audio, bài tập..)
- Xây dựng hệ thống học liệu tương tác (castudy trao đổi, video mô phỏng, tình huống hỏi đáp, chat, skype…)
- Xây dựng hệ thống lớp học ảo (truyền hình hội nghị, truyền hình tương tác, …) (5). “Tính tin cậy” trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ hỗ trợ đào tạo cũng cần
được các đơn vị giáo dục chú ý. Mặc dù không phải là yếu tố ưu tiên đầu tiên, nhưng các tổ chức đào tạo từ xa E-Learning cũng cần phải đầu tư và phát triển. Cụ thể đi vào tính thương hiệu của chương trình, của cơ sở đào tạo, tạo sự tin tưởng tuyệt đối cho sinh viên qua các việc xử lý, khắc phục sự cố một cách nhanh chóng trong công tác quản lý, tránh gây bức xúc cho sinh viên. Việc hỗ trợ luôn phải kịp thời, đúng hạn và tạo sự hài lòng lớn nhất cho sinh viên.
Để thực hiện được điều này, tổ chức quản lý đào tạo phải có tiêu chí phục vụ sinh viên cụ thể, tiêu chí đánh giá cán bộ quản lý rõ ràng và phải được đặt vào một quy trình tác nghiệp cụ thể trong công tác quản lý đào tạo. Trên cơ sở đó cũng cần có những ý kiến phản hồi từ phía sinh viên để nắm bắt những nhu cầu và kịp thời nhận được những ý kiến đóng góp để điều chỉnh phù hợp.
5.2.1.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ giảng viên đáp ứng nhu cầu đào tạo từ xa
Nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng cũng như vai trò của đội ngũ giảng viên cho đào tạo từ xa E-Learning, nhiệm vụ của các tổ chức đào tạo từ xa E-Learning phải tập trung vào một số giải pháp cụ thể sau:
(1)Chủ động trong việc phát triển đội ngũ giảng viên chuyên môn cơ hữu, đội ngũ giảng viên doanh nghiệp cả về số lượng và chất lượng. Tổ chức tập huấn định kỳ về phương thức giảng dạy trên môi trường đào tạo từ xa E-Learning cho toàn bộ hệ thống giảng viên tham gia giảng dạy cho chương trình đào tạo từ xa E- Learning. Mời các chuyên gia trong và ngoài nước có am hiểu về lĩnh vực từ xa E- Learning giảng dạy. Các kỹ năng cần thiết cho một giảng viên là sự am hiểu sâu về kiến thức chuyên môn, khả năng truyền đạt dễ hiểu, cởi mở, nhiệt tình và luôn đặt lợi ích của sinh viên lên trên hết.
(2)Tăng cường hoạt động gắn kết giữa các giảng viên chuyên môn với giảng viên doanh nghiệp thông qua các buổi họp chuyên đề thường niên, các hoạt động dã ngoại, các buổi hội thảo khoa học, các đề tài nghiên cứu ứng dụng, các lớp học chuyên sâu.
(3)Kết nối hoạt động đào tạo với doanh nghiệp thông qua hoạt động thăm quan, học hỏi các doanh nghiệp, các hoạt động của Câu lạc bộ phát triển sự nghiệp sinh viên trong đó giảng viên với vai trò là chuyên gia tư vấn, qua các hoạt động trao đổi của diễn đàn “Tim” giữa giảng viên chuyên môn và giảng viên doanh nghiệp. Nâng cao tính tương tác giữa giảng viên và sinh viên thông qua các bài học thực tế. Phát triển kỹ năng giảng viên sẵn sàng trả lời câu hỏi của sinh viên, tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên có cơ hội phát triển bản thân và tự chủ trong quá trình tự học.
(4)Tổ chức hàng năm hoạt động vinh danh giảng viên chuyên môn và giảng viên doanh nghiệp. Tổ chức tháng/quý hưởng ứng phong trào dạy tốt, học tốt (có quy chế đánh giá cụ thể).
(5)Tăng cường vai trò giám sát kết quá thực hiện nhiệm vụ của giảng viên đối với đơn vị quản lý đào tạo. Giám sát bằng bộ công cụ đánh giá kết quả cuối học phần. Trên cơ sở thu thập dữ liệu và đánh giá thường xuyên, có những cải tiến kịp thời nhằm tăng cường vai trò cũng như trách nhiệm của giảng viên trong lớp học. (6)Nâng cao vai trò của giảng viên doanh nghiệp trong tổ chức đào tạo từ xa E-
Learning, đây là nhân tố được sinh viên quan tâm nhất, quan trọng hơn cả yếu tố học thuật của đội ngũ giảng viên chuyên môn. Tính tương tác của giảng viên
chuyên môn cũng cần được quan tâm và đưa vào mục tiêu phát triển kỹ năng cho giảng viên.
5.2.1.4. Phát triển hệ thống công nghệ thông tin trực tuyến
(1) Các tổ chức giáo dục khi triển khai chương trình đào tạo từ xa E-Learning cần có đầu tư ban đầu cơ bản cho hệ thống công nghệ thông tin trực tuyến. Nói đến hệ thống công nghệ thông tin trực tuyến là nói đến cả hệ thống phần cứng và hệ thống phần mềm quản lý.
Cụ thể:
- Phát triển hệ thống quản lý học tập trực tuyến LMS. Đây là hệ thống được xây dựng trên khá nhiều mã nguồn mở khác nhau (ví dụ như Moodle), nhưng cùng một mục đích là nhằm quản lý các lớp học theo phương thức từ xa E-Learning dựa trên nền tảng Internet. Phần mềm Moodle hiện đang được đánh giá cao về tính ứng dụng và khả năng phát triển nhất và được sử dụng một cách rộng rãi trên nhiều nước trên thế giới.
- Phát triển đường Internet tốc độ cao phục vụ đào tạo từ xa E-Learning
- Xây dựng trang thông tin đảm bảo tính chính xác, từ thông tin cung cấp, đến các giao dịch trực tuyến, những tương tác của sinh viên trên hệ thống quản lý lớp học từ xa E-Learning. Bên cạnh đó thì trang thông tin cũng phải đảm bảo tính cập nhật và được bảo mật. Tính bảo mật ở đây muốn nói đến quyền riêng tư của sinh viên, những thông tin cá nhân cần được tôn trọng quyền riêng tư và được các nhà quản lý đào tạo đảm bảo.
- Một trang website quản lý lớp học phải có được yếu tố hấp dẫn và thu hút người dùng, tuy không phải là yếu tố quan trọng, nhưng bắt mắt và dễ dàng sử dụng là một trong những nhân tố giúp sinh viên cảm thấy thoải mái và hài lòng hơn với khóa học.
(2) Nghiên cứu phát triển và đưa vào ứng dụng Mobile Learning như một phần công nghệ trong đào tạo từ xa E-Learning. Mobile Learning trong lớp học giúp sinh viên làm việc một cách độc lập, làm việc theo nhóm, tự giải quyết vấn đề và có thể sử dụng kết hợp với nhu cầu cá nhân. Với Mobile Learning sinh viên có thể chủ động lựa chọn cách thức thu nhận kiến thức, chủ động tiến độ và thời gian của mình.
(3) Triển khai đồng thời hệ thống các phần mềm hỗ trợ học tập như Chat, diễn đàn trao đổi, thảo luận, giúp sinh viên tăng cường tương tác với bạn bè và người hướng dẫn. Diễn đàn trao đổi thảo luận chuyên đề chuyên sâu do giảng viên doanh nghiệp tương
tác với sinh viên cũng là một giải pháp cần được triển khai trong đào tạo từ xa E- Learning.
5.2.1.5. Phát triển công tác học sinh, sinh viên trong đào tạo từ xa E-Learning
(1). Thường xuyên tổ chức hoạt động văn hóa thể thao sinh viên: “Giải bóng đá, Tenis”, “Cuộc thi tiếng hát sinh viên từ xa; “Gala sinh viên”; “Hoạt động từ thiện”.... (2). Tổ chức các buổi nói chuyện chuyên đề định kỳ với chuyên gia, chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn cho sinh viên. Điều này sẽ làm tăng tính tương tác giữa người dạy và sinh viên, mang kiến thức thực tế từ bên ngoài vào trong chương trình đào tạo.
(3). Tổ chức các đoàn sinh viên thăm quan học hỏi từ các doanh nghiệp thực tế, gắn kết giữa đào tạo với hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Đưa các tình huống của doanh nghiệp bên ngoài vào trong chương trình đào tạo như một chuyên đề trao đổi thực tế, điều này sẽ giúp sinh viên có cái nhìn thực tế hơn và ứng dụng tốt hơn những