(Nguồn: NCS xây dựng) 1.3.3.1. Chủ thể xử lý dữ liệu, phân tích thông tin
Việc xác định chủ thể xử lý dữ liệu, phân tích thông tin về HQHĐ của DN phụ thuộc vào quy mô DN và tổ chức bộ máy kế toán của DN. Với đặc điểm của các DNNVV là số lượng nhân viên ít, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung thì chủ thể xử lý và phân tích thông tin về HQHĐ của DN là Kế toán trưởng/kế toán tổng hợp, họ thực hiện xử lý các dữ liệu vừa thu thập được để đo lường các chỉ số đánh giá. Tuy nhiên, đối với các DN quy mô lớn, bộ phận KTQT độc lập với KTTC thì chủ thể xử lý dữ liệu và phân tích thông tin về HQHĐ có thể là hai cá nhân khác nhau: Nhân viên KTQT chuyên trách sẽ thực hiện xử lý các dữ liệu vừa thu thập được để tính toán các chỉ số đánh giá; Kế toán trưởng sẽ đảm nhiệm công việc phân tích các thông tin về HQHĐ tổng thể của DN.
Xử lý dữ liệu, phân tích thông tin về HQHĐ
Chủ thể xử lý dữ liệu, phân tích thông tin Phương tiện xử lý dữ liệu, phân tích thông tin Cách thức xử lý dữ liệu Phương pháp phân tích thông tin
1.3.3.2. Cách thức xử lý dữ liệu
Cho dù KTQT có thể sử dụng các phương tiện xử lý thông tin truyền thống hay hiện đại, thì KTQT đều phải xác định cách thức tính toán các chỉ số đánh giá như Bảng 1.3 dưới đây:
Bảng 1.3: Bảng tổng hợp công thức xác định các chỉ số đánh giá
STT Chỉ số Cách tính
1 Tỷ lệ tăng doanh thu Tỷ lệ tăng doanh thu =
DT năm N DT năm N-1 2 Tỷ lệ tăng doanh thu
của SP/dịch vụ i Tỷ lệ tăng DT của SP/dịch vụ i = DT của SP/dịch vụ i kỳ N DT của SP/dịch vụ i kỳ N-1 3 Tỷ lệ DT của SP/dịch vụ i trong tổng DT Tỷ lệ DT của SP/dịch vụ i trong tổng DT = DT của SP/dịch vụ i Tổng doanh thu 4 Tỷ lệ tăng trưởng LN gộp Tỷ lệ tăng trưởng LN gộp = LN gộp năm N LN gộp năm N-1 5
Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế (LNST)
Tỷ lệ tăng
trưởng LNST =
LNST năm N LNST năm N-1
6 Tỷ suất sinh lời của
vốn đầu tư (ROI) ROI =
Lợi nhuận sau thuế Chi phí đầu tư 7 Tỷ suất sinh lời của tài
sản (ROA) ROA =
Lợi nhuận sau thuế Tài sản bình quân
8 Tỷ suất sinh lời của
vốn chủ sở hữu (ROE) ROE =
Lợi nhuận sau thuế Vốn chủ sở hữu
9 Mức độ hài lòng của khách hàng
Sử dụng thang đo Likert để đo lường mức độ hài lòng; Hoặc phỏng vấn bán cấu trúc khách hàng
10
Số lượng khiếu nại của khách hàng trong mỗi khoảng thời gian nhất định
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng
11 Số lần mua hàng lặp lại của khách hàng trong
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng
mỗi khoảng thời gian nhất định
12
Số lượng khách hàng thường xuyên bị mất trong mỗi khoảng thời gian nhất định
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng
13
Số lượng khách hàng mới trong mỗi khoảng thời gian nhất định
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng 14 Số lượng khách hàng mới do được khách hàng khác giới thiệu đến DN tại bất kỳ thời điểm nào
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng
15
Số năm một khách hàng đã mua hàng của DN
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng
16
Số sản phẩm mới được đưa vào thị trường trong một thời kỳ nhất định
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh
17
Số lượng sản phẩm được cung cấp trong bao bì mới của DN được thiết kế riêng
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh
18
Phần trăm Doanh thu từ các sản phẩm mới được giới thiệu trong kỳ Tỷ lệ DT từ các SP mới = DT từ sản phẩm mới Tổng doanh thu 19 Số cách hoạt động mới trong một khoảng thời gian nhất định
Thống kê từ bộ phận kinh doanh
20 Số khóa học ngắn hạn cho nhân viên
Thống kê dữ liệu từ bộ phận nhân sự, và số liệu trên sổ kế toán chi tiết để tính chỉ số:
Tỷ lệ CP cho các khóa học ngắn hạn Tổng chi phí quản lý 21 Tỷ lệ chi phí cho nghiên cứu và phát triển trên tổng chi phí
Thống kê từ sổ kế toán, sau đó tính chỉ số: Tỷ lệ CP cho
nghiên cứu, phát triển
=
CP cho cho nghiên cứu, phát triển
Tổng chi phí quản lý
22 Số lần công ty bị cơ quan thuế phạt
Tổng hợp dữ liệu trên các sổ kế toán chi tiết 23 Số lần công ty nộp thuế đến hạn 24 Số lần công ty bị phạt bởi chính quyền thành phố 25 Số lần công ty nộp lệ phí môn bài đến hạn 26 Số lần công ty bị phạt
bởi một ban giám sát
27
Số lượng hiệp hội ngành mà DN là thành viên trong kỳ
Thống kê dữ liệu từ phòng hành chính
28 Số việc làm cho dân tộc thiểu số;
Thống kê dữ liệu trên các sổ kế toán chi tiết 29 Số dự án văn hóa xã
hội
(Nguồn: NCS tổng hợp) 1.3.3.3. Phương pháp phân tích thông tin
Dựa trên kết quả của những chỉ số đánh giá vừa tính được, KTQT tiến hành đánh giá HQHĐ của DN thông qua việc sử dụng một số phương pháp như phương pháp so sánh, phương pháp đồ thị, …Sau đó, căn cứ vào nội dung của từng phương pháp để lựa chọn phương pháp phân tích thông tin phù hợp với từng khía cạnh cần đánh giá HQHĐ.
Phương pháp so sánh.
“So sánh là một phương pháp nhằm nghiên cứu sự biến động và xác định mức độ biến động của chỉ tiêu phân tích” (Nguyễn Năng Phúc, 2014). Để thực hiện so sánh, cần phải xác định “số gốc” – số gốc được chọn có thể gốc về mặt thời gian hoặc không gian,
tùy thuộc vào mục đích cụ thể của phân tích. Trong đó, để đảm bảo tính chất so sánh được của chỉ tiêu thời gian, cần đảm bảo thỏa mãn một số điều kiện so sánh sau: Đảm bảo thống nhất về nội dung kinh tế của chỉ tiêu; Thống nhất về phương pháp tính các chỉ tiêu; Thống nhất về đơn vị tính các chỉ tiêu (Nguyễn Năng Phúc, 2014). Nội dung so sánh bao gồm: So sánh giữa số thực tế kỳ phân tích với số thực tế của kỳ kinh doanh trước nhằm xác định xu hướng thay đổi về tình hình hoạt động tài chính của DN; So sánh giữa số thực tế kỳ phân tích với số kỳ kế hoạch nhằm xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch trong mọi hoạt động của DN; So sánh giữa số liệu của DN với số liệu trung bình ngành, hoặc DN khác nhằm đánh giá HQHĐ của DN mình; Bên cạnh đó, kỹ thuật so sánh được sử dụng trong đánh giá HQHĐ của DN còn được thể hiện thông qua việc so sánh, đối chiếu với mục tiêu đặt ra của nhà quản lý DN: Nếu kết quả những chỉ số đánh giá lớn hơn hoặc bằng mục tiêu đặt ra thì chứng tỏ DN đạt hiệu quả ở khía cạnh đó, và ngược lại (Ngoại trừ một số chỉ số đánh giá như số lần bị cơ quan thuế phạt, Số lần công ty nộp thuế đến hạn, Số lần công ty bị phạt bởi chính quyền, Số lần công ty nộp lệ phí môn bài đến hạn, Số lần công ty nộp lệ phí môn bài đến hạn, Số lần công ty bị phạt bởi một ban giám sát).
Phương pháp đồ thị
“Đồ thị là một phương pháp nhằm phản ánh trực quan các số liệu phân tích bằng biểu đồ hoặc đồ thị, nhằm mô tả xu hướng, mức độ biến động của chỉ tiêu phân tích, hoặc thể hiện mối quan hệ kết cấu của các bộ phận trong một tổng thể nhất định” (Nguyễn Năng Phúc, 2014). Đồ thị có thể biểu thị quy mô (độ lớn) của các chỉ số đánh giá HQHĐ theo thời gian như ROI, ROE, ROA, Mức độ hài lòng của khách hàng, Số sản phẩm/dịch vụ mới, …qua các thời kỳ liên tiếp nhau; Hoặc có thể biểu thị tốc độ tăng trưởng của chỉ số đánh giá HQHĐ qua thời gian, như Tỷ lệ tăng doanh thu, tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận gộp, tỷ lệ tăng trưởng LN sau thuế, …qua các kỳ liên tiếp nhau. Bên cạnh đó, đồ thị còn biểu hiện mối quan hệ giữa chỉ tiêu phân tích với các chỉ tiêu nhân tố như: “Tỷ suất sinh lời của tài sản” (ROA) chịu tác động của chỉ tiêu nhân tố “tỷ suất sinh lợi của tổng doanh thu thuần” và “tốc độ chu chuyển của tổng tài sản” (Nguyễn Năng Phúc, 2014).
Dựa trên kết quả của những chỉ số đánh giá vừa tính được, KTQT tiến hành đánh giá HQHĐ của DN bằng cách sử dụng kết hợp các phương pháp phân tích thông tin nêu trên.
Đối với các chỉ số/nhóm chỉ số tài chính (như Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, Tỷ lệ tăng trưởng Lợi nhuận, các chỉ số khả năng sinh lời như ROI, ROA, ROE, … ) và các các chỉ số/nhóm chỉ số phi tài chính (như Mức độ hài lòng của khách hàng, Số sản
phẩm/dịch vụ mới trong kỳ,…), có thể sử dụng phương pháp so sánh để đối chiếu kết quả của kỳ thực hiện với kỳ trước, kết quả của kỳ thực hiện với kế hoạch hoặc đối chiếu kết quả ở kỳ thực hiện với mục tiêu đặt ra của nhà quản lý DN. Ngoài ra, cũng có thể sử dụng phương pháp đồ thị để thấy được xu hướng thay đổi kết quả của các chỉ số đánh giá này qua các kỳ, dự đoán được xu hướng HQHĐ của DN trong tương lai.
1.3.3.4. Phương tiện xử lý dữ liệu, phân tích thông tin
Việc xử lý dữ liệu, phân tích thông tin có thể thực hiện theo phương thức truyền thống hoặc hiện đại (sử dụng phần mềm thông minh), và có sự khác nhau giữa các DNNVV với DN quy mô lớn.
Trong các DNNVV, bị giới hạn bởi nguồn lực nhân sự và tài chính nên các kỹ thuật xử lý thông tin vẫn thường được áp dụng theo phương pháp truyền thống/thủ công. Tức là, KTQT sẽ căn cứ vào số liệu trên các Sổ kế toán chi tiết về Doanh thu, chi phí được chiết xuất từ phần mềm kế toán, các Báo cáo kế toán, Báo cáo tổng kết hoạt động của các bộ phận/phòng ban liên quan để tổng hợp dữ liệu rồi tính toán các chỉ số đánh giá trên Excel.
Đối với các DN quy mô lớn, tổ chức bộ máy quản lý cồng kềnh, nhiều hoạt động, khối lượng dữ liệu lớn, có nguồn lực về tài chính và nhân sự, việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ là cần thiết (có thể nâng cấp phần mềm kế toán có liên kết dữ liệu với các phần mềm của các bộ phận khác trong DN hoặc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ như ERP). Khi ứng dụng ERP, các cơ sở dữ liệu riêng của các bộ phận kế toán, tài chính, kinh doanh, nhân sự, sản xuất… được các cá nhân/bộ phận phòng ban có liên quan trong DN truy cập đến các nội dung thông tin theo một quyền truy cập thông tin đã được nhà quản lý phân quyền. Kế toán quản trị, trong phạm vi được phân quyền truy cập và chiết xuất dữ liệu của mình, sẽ thực hiện xử lý dữ liệu, phân tích thông tin về HQHĐ toàn DN. Các công thức xác định các chỉ số đánh giá, các kỹ thuật phân tích thông tin, các mẫu Báo cáo về HQHĐ sẽ được nhà cung cấp phần mềm cài đặt, thiết lập theo yêu cầu của DN.
1.3.4. Cung cấp thông tin về hiệu quả hoạt động
Các thông tin về HQHĐ sau khi được xử lý cần được trình bày trên các Báo cáo KTQT và được cung cấp kịp thời cho đúng đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin. Đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin về HQHĐ của DN bao gồm cả các đối tượng bên trong và bên ngoài DN và ở các thời điểm khác nhau. Do vậy, kế toán quản trị cần xác định phạm vi thông tin về HQHĐ của DN phù hợp với từng loại đối tượng và thời điểm cần cung cấp thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định của các bên
liên quan. Vì vậy, nội dung công việc KTQT liên quan đến việc cung cấp thông tin về HQHĐ của DN bao gồm: Xác định đối tượng và thời điểm cung cấp thông tin (CCTT); Xác định nội dung, phạm vi thông tin cung cấp phù hợp với từng loại đối tượng; Và hình thức cung cấp thông tin, chúng có thể khái quát qua hình sau: