(Nguồn: NCS tự tổng hợp) Xác định đối tượng và thời điểm cung cấp thông tin về HQHĐ của DN:
Đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin về HQHĐ của DN là các nhà quản lý các cấp trong DN (bao gồm các nhà quản lý cấp cơ sở, các nhà quản lý cấp trung và các nhà quản lý cấp cao) và các bên liên quan bên ngoài DN (Ngân hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp, …).
Các nhà quản lý cấp cơ sở cần những thông tin về HQHĐ ở một số khía cạnh, một cách chi tiết, cụ thể nhằm phục vụ cho điều hành hoạt động hàng ngày của DN, do đó, thời điểm cung cấp thông tin là theo ngày, tuần, hay sau mỗi vụ việc. Chẳng hạn, đối với DN kinh doanh dịch vụ lữ hành, các nhà quản lý cấp cơ sở cần thông tin về HQHĐ tài chính như kết quả về “sức sản xuất kinh doanh của chương trình du lịch mới” (H = Doanh thu/chi phí) để có những chính sách điều chỉnh giá bán, chi phí nhằm nâng cao sức sinh lợi của tour đó (nếu cần thiết); Và kết quả về mức độ hài lòng của khách hàng ngay sau tour để phục vụ cho điều hành các tour tiếp theo: Nếu khách hàng chưa hài lòng ở điểm nào thì nhà quản lý cấp cơ sở sẽ ra quyết định điều chỉnh, tác động đến đối tượng thực hiện công việc đó, nhằm cải thiện, nâng cao chất lượng tour và đạt được sự hài lòng của khách hàng ở mức cao hơn. Trong trường hợp này, kế toán sẽ phải cung cấp thông tin cho các nhà quản lý cấp cơ sở ngay sau mỗi tour.
Nội dung công việc CCTT Xác định đối tượng, thời điểm CCTT Xác định nội dung, phạm vi thông tin cung cấp Hình thức CCTT
Các nhà quản lý cấp trung cần những thông tin về HQHĐ một cách tổng hợp hơn và đều đặn theo kỳ nhằm phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh ngắn hạn, do đó, thời điểm cung cấp thông tin là theo tháng, theo quý. Sau mỗi tháng, quý, nhà quản lý cấp trung sẽ cần thông tin về Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu tháng này so với tháng trước, Tỷ lệ doanh thu của từng loại sản phẩm/dịch vụ cung cấp, hay của từng cửa hàng/chi nhánh/khu vực, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận, … Do vậy, sau khi khóa sổ kế toán, có được dữ liệu về tổng doanh thu, chi phí của từng loại sản phẩm/dịch vụ, kế toán sẽ tính toán những chỉ số đánh giá này để cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản lý cấp trung. Các nhà quản lý cấp cao cần những thông tin về HQHĐ ở một cách tổng thể toàn DN, về tất cả các hoạt động mà DN đã thực hiện trong kỳ, thông tin có tính khái quát, có khả năng dự báo tương lai nhằm phục vụ cho việc hoạch định, cải tiến chiến lược hoạt động của DN, do đó, thời điểm cung cấp thông tin là theo quý, năm.
Các bên liên quan bên ngoài DN như Ngân hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp, … cần thông tin về HQHĐ tổng thể toàn DN để phục vụ cho việc ra quyết định của họ. Ngân hàng sẽ cần thông tin về HQHĐ của DN như Tổng doanh thu, tổng lợi nhuận sau thuế, các chỉ số về khả năng sinh lời, … để ra quyết định về hạn mức tín dụng cho DN vay trong tương lai. Các nhà cung cấp cũng sẽ cần thông tin về HQHĐ của DN như Tổng doanh thu, các chỉ số về khả năng sinh lời, khả năng thanh toán, … để ra quyết định về hạn mức nợ đối với DN. Các nhà đầu tư cần những thông tin về HQHĐ của DN như Tổng doanh thu, tổng lợi nhuận sau thuế, các chỉ số về khả năng sinh lời, …để ra quyết định đầu tư vào DN trong tương lai. Do vậy, các thông tin này cần được cung cấp công khai vào cuối năm.
Xác định nội dung, phạm vi thông tin cung cấp:
Mỗi đối tượng khác nhau có nhu cầu sử dụng thông tin về HQHĐ của DN khác nhau. Kế toán quản trị cần xác định được nội dung, phạm vi thông tin cung cấp phù hợp với từng loại đối tượng có nhu cầu sử dụng. Đối với nhà quản lý các cấp trong nội bộ DN, kế toán quản trị cần cung cấp những thông tin mang tính nội bộ (không cung cấp ra bên ngoài DN) phục vụ cho việc ra quyết định điều hành, quản lý DN như Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu từng mặt hàng/sản phẩm/dịch vụ, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận ở từng chi nhánh/khu vực/địa bàn kinh doanh, Số sản phẩm/dịch vụ mang lại lợi nhuận cao,…Đối với các bên liên quan bên ngoài DN, kế toán chỉ được cung cấp những thông tin mang tính khái quát, những chỉ số tài chính dựa trên số liệu từ Báo cáo tài chính (BCTC), theo yêu cầu quy định của các cơ quan quản lý (như Ủy ban chứng khoán Nhà nước, Sở giao dịch chứng khoán).
Xác định hình thức cung cấp thông tin:
Thông tin KTQT mang tính linh hoạt, kịp thời, do đó, hình thức cung cấp thông tin cũng linh hoạt (có thể là các Báo cáo hoặc bằng miệng), chỉ cần đảm bảo đáp ứng được yêu cầu thông tin của nhà quản lý. Hình thức cung cấp thông tin bằng miệng được sử dụng chủ yếu trong trường hợp các nhà quản lý yêu cầu thông tin nhanh, đơn giản phục vụ cho việc ra các quyết định mang tính tác nghiệp. Chẳng hạn, thông tin về Sức sản xuất kinh doanh của một sản phẩm/dịch vụ mới ngay sau khi hoàn thành đơn hàng, kế toán có thể báo cáo trực tiếp bằng miệng với nhà quản lý. Hình thức cung cấp thông tin về HQHĐ chủ yếu dưới dạng Báo cáo.
Tuy nhiên, trong những DN đã trang bị đầy đủ phương tiện hỗ trợ như hệ thống phần cứng, phần mềm hiện đại, hệ thống mạng thì hệ thống dữ liệu của DN sẽ được quản lý tập trung trên một cơ sở dữ liệu chung và chia sẻ toàn DN theo một sự phân quyền nhất định. Theo đó, nhà quản lý các cấp trong DN có thể truy cập, xem được thông tin vào bất kỳ thời điểm nào, mà không cần sự báo cáo trực tiếp bằng miệng hoặc báo cáo giấy do kế toán gửi lên.
Hệ thống báo cáo HQHĐ mà KTQT cung cấp có thể bao gồm: Báo cáo HQHĐ tổng thể và Báo cáo HQHĐ chi tiết về các khía cạnh như Báo cáo tăng trưởng doanh thu, Báo cáo HQHĐ theo khía cạnh tài chính (Báo cáo hiệu quả tài chính), Báo cáo hiệu quả phi tài chính, Báo cáo HQHĐ theo khía cạnh khách hàng (Báo cáo sự hài lòng của khách hàng), Báo cáo HQHĐ theo khía cạnh đổi mới quy trình kinh doanh nội bộ, Báo cáo HQHĐ theo khía cạnh học hỏi và phát triển, Báo cáo HQHĐ theo khía cạnh trách nhiệm của DN với cộng đồng địa phương, Báo cáo HQHĐ theo khía cạnh khác,…Số lượng và tên gọi các Báo cáo KTQT về HQHĐ phụ thuộc vào yêu cầu thông tin của nhà quản lý. KTQT căn cứ vào yêu cầu cụ thể về thông tin HQHĐ của nhà quản lý để thiết lập các mẫu báo cáo một cách khoa học, rõ ràng đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ.
Tùy theo yêu cầu của nhà quản lý và các bên liên quan mà thông tin về HQHĐ có thể được trình bày trên một hay nhiều Báo cáo khác nhau, theo các hình thức/mẫu Báo cáo khác nhau. Tuy nhiên, việc trình bày thông tin cần đảm bảo nguyên tắc đáp ứng được yêu cầu thông tin của nhà quản lý và các bên liên quan về HQHĐ của DN. Trong các DN lớn, thông tin về HQHĐ được sử dụng cho hai mục đích: Một là, hỗ trợ cho việc ra quyết định của các bên liên quan bên ngoài DN (các thông tin về HQHĐ được trình bày trên Báo cáo thường niên trên đầy đủ các khía cạnh khác nhau – tuy nhiên thông tin chỉ mang tính khái quát, riêng với một số chỉ số tài chính cần được trình bày cả số năm nay và số năm trước); Hai là, hỗ trợ cho việc ra quyết định điều hành
quản lý cho nhà quản lý các cấp trong DN (với mục đích này, thông tin cần được trình bày chi tiết, mẫu báo cáo cần đảm bảo so sánh được số kỳ này/kỳ trước, số thực hiện/mục tiêu đặt ra, số của DN/ngành hoặc DN khác, phù hợp với yêu cầu chi tiết của nhà quản lý DN về HQHĐ tổng thể của DN).
Tóm lại, kế toán cần dựa vào nhu cầu thông tin của các nhà quản lý để thực hiện thu thập, xử lý dữ liệu, phân tích và cung cấp thông tin về HQHĐ một cách phù hợp (về thời điểm cung cấp thông tin, phạm vi thông tin được cung cấp cho từng đối tượng có nhu cầu sử dụng và hình thức cung cấp thông tin) để thông tin trở nên hữu ích cho việc ra quyết định của nhà quản lý DN và các bên liên quan.
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện kế toán quản trị để đánh giá hiệu quả hoạt động trong các doanh nghiệp hoạt động trong các doanh nghiệp
1.4.1. Lý thuyết nền tảng
Trên cơ sở đối tượng nghiên cứu là các yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện KTQT để đánh giá HQHĐ của DN, NCS sử dụng các lý thuyết nền tảng như lý thuyết tình huống của Lawrence và Lorsch (1967), lý thuyết khuếch tán đổi mới của Rogers (1995).
1.4.1.1. Lý thuyết tình huống (Contigency Theory)
Lawrence và Lorsch (1967) là những người đầu tiên đề xuất “Lý thuyết tình huống”, còn gọi là lý thuyết ngẫu nhiên (Contigency) nhằm giải thích sự phát triển và thành công của các DN. Lý thuyết tình huống đề cao vai trò và tầm ảnh hưởng của các yếu tố tình huống tới hoạt động của các DN (Lawrence và Lorsch, 1967). Lý thuyết giải thích các mối quan hệ giữa các yếu tố tác động và kết quả trên cơ sở phân tích hành vi, hoạt động của DN. Có bốn nội dung quan trọng xuyên suốt toàn bộ thuyết tình huống (Lawrence và Lorsch, 1967), đó là: (1) Không có phương pháp nào tốt nhất có thể xử lý mọi tình huống mà DN gặp phải; (2) Các quy trình và cơ cấu của một DN phải phù hợp với môi trường của nó; (3) Để hoạt động hiệu quả, DN cần đảm bảo sự phù hợp giữa các mối quan hệ bên trong (cấu trúc tổ chức) và bên ngoài (đặc điểm môi trường); và (4) DN sẽ hoạt động hiệu quả hơn khi có cấu trúc quản lý phù hợp với các nhiệm vụ và bản chất của từng nhóm công việc và đặc điểm môi trường cụ thể. Phát triển lý thuyết tình huống từ những cơ sở ban đầu của Lawrence và Lorsch (1967), các nhà nghiên cứu đều đồng thuận có mối quan hệ tác động qua lại, hỗ trợ lẫn nhau giữa DN và môi trường của nó. Thành công của DN chịu sự tác động bởi các yếu tố ngữ cảnh như môi trường, văn hóa, chiến lược, công nghệ, quy mô, … của DN đó (Phan Thanh Tú và cộng sự, 2018). Lý thuyết về sự phù hợp giữa cấu trúc tổ chức và các biến theo ngữ cảnh được gọi chung là lý thuyết tình huống.
Lý thuyết tình huống đã được các học giả ứng dụng vào nghiên cứu các vấn đề liên quan đến KTQT. Cadez và Guilding (2012) đề xuất bốn yếu tố có ý nghĩa quan trọng đối với thiết kế hệ thống KTQT chiến lược (Chiến lược kinh doanh, mức độ mà chiến lược được thông qua, định hướng thị trường và quy mô DN). Nghiên cứu của Abdel A. và cộng sự (2005a) ứng dụng lý thuyết tình huống để xem xét mức độ ảnh hưởng của các yếu tố (công nghệ, quản lý, tổ chức và môi trường) đến mức độ quan trọng của việc sử dụng các chỉ số phi tài chính trong các DN sản xuất ở Vương quốc Anh. Kết quả nghiên cứu đã cung cấp bằng chứng về ảnh hưởng của các yếu tố “quản lý”, “công nghệ”, “tổ chức” và “môi trường” khác nhau đối với các chỉ số đánh giá. Các nhà nghiên cứu như Abdel A. và cộng sự (2005a), CIMA (1993), Otley (1997, 1999) cho rằng các yếu tố như “bản chất của cạnh tranh”, “mức độ triển khai công nghệ sản xuất tiên tiến (AMT)”, “Thực hành quản lý sáng tạo (IMP)” và “những đổi mới về cấu trúc như làm việc theo nhóm” có ảnh hưởng lớn đến việc lựa chọn các loại chỉ số thành quả phù hợp nhất với DN cụ thể. Nghiên cứu của Islam và Hu (2012) thì cho rằng HQHĐ của DN tùy thuộc vào sự phù hợp công nghệ, biến động môi trường, quy mô của DN, tính năng của cấu trúc tổ chức và hệ thống thông tin của nó. Gordon và Miller (1976) đã phân tích các biến quan trọng đối với hiệu quả tổ chức. Khung nghiên cứu của họ theo hình 1.5 cho thấy “môi trường”, “đặc điểm tổ chức”, và “hành vi ra quyết định quản lý” như các biến ngẫu nhiên cốt lõi nhằm để cung cấp một khuôn khổ cho việc thiết lập hệ thống thông tin KTQT như sau: