Thực trạng công tác quản trị kênh phân phối của Công ty 1 Tuyển chọn và đào tạo các thành viên của kênh

d) Triết lý của hệ thống MC nhượng quyền

2.2.2.Thực trạng công tác quản trị kênh phân phối của Công ty 1 Tuyển chọn và đào tạo các thành viên của kênh

2.2.2.1. Tuyển chọn và đào tạo các thành viên của kênh

Đây là phần cuối của thiết kế kênh, tuy nhiên nó cần thiết ngay cả những thay đổi trong cấu trúc của kênh xảy ra. Ví dụ như khi Công ty cần mở rộng thêm thị trường hiện tại của mình hay khi cần thay thế các thành viên đã bị loại bỏ giống như việc lựa chọn một nhân viên của Công ty. Việc tuyển chọn thành viên của kênh có ảnh hưởng quan trọng đến sự tồn tại và hiệu quả hoạt động của kênh. Đòi hỏi các thành viên phải có sức mạnh, những người có thể phân phối sản phẩm có hiệu quả, do đó việc lựa chọn các thành viên của kênh là một việc rất quan trọng, phải được xem xét kỹ không thể phó thác cho phương pháp ngẫu nhiên hay tình cờ.

Công việc đầu tiên của việc tuyển chọn là tìm nguồn thông tin có giá trị giúp người quản lý kênh tìm ra các thành viên xứng đáng. CTCP Cà Phê Mê Trang cũng không nằm ngoài giai đoạn này.

 Nguồn thông tin mà Công ty sử dụng đó là:

 Tổ chức bán hàng theo khu vực (dựa vào các thành viên đang hoạt động cho Công ty trong từng phân khúc thị trường).

 Trưng bày thương mại: có các cửa hàng trưng bày sản phẩm, …  Nguồn khác (danh bạ điện thoại, …)

Đặc biệt, Công ty hay sử dụng thông tin từ các nhân viên bán hàng trực tiếp của Công ty, hội nghị, trong hội chợ hàng Việt Nam chất lượng cao. Từ đó, Công ty có thể tiếp xúc, trao đổi để tìm ra các đại lý, khách hàng mới cho mình, thương lượng có nguyện vọng và mong muốn tìm trung gian.

Với những hình thức trên Công ty có thể tiết kiệm được khá nhiều chi phí, thay vì phải mất nhiều chi phí cho các hình thức tìm nguồn thông tin khác, có cơ hội gặp trực tiếp các thành viên, nắm bắt được những nguyện vọng và mong muốn của họ.

Tuy nhược điểm của các hình thức này là không gín bị giới hạn khi mà Công ty có những chiến lược mới như tìm ra những thị trường mới mà Công ty muốn xâm nhập, nhiều khi sẽ không tìm được các trung gian vì không phải lúc nào cũng tổ chức được các hội nghị hay các cuộc trưng bày thương mại ở các khu vực này, mà tìm qua các nguồn khác như danh bạ điện thoại thì vô cùng khó khăn và rất thiếu chính xác.

Các tiêu chuẩn lựa chọn

Khi có những ứng viên muốn trở thành thành viên trong hệ thống phân phối của Công ty thì Công ty phải tiến hành đánh giá và lựa chọn những ứng viên đó mà căn cứ để lựa chọn là các tiêu chuận để lựa chọn được đặt ra bởi Công ty.

Bảng 3.13: Các thông số về các tiêu chuẩn lựa chọn thành viên của Công ty STT Các tiêu chuẩn lựa chọn

1 Đối tượng

2 Nguồn lực tài chính

3 Kho bãi, mặt bằng kinh doanh

4 Kinh nghiệm và khả năng quản lý kinh doanh

5 Nguồn nhân lực 6 Quan hệ xã hội

7 Tư các đại lý

Cụ thể các điều kiện đó như sau:  Về đối tượng:

- Đang phân phối các mặt hàng công nghệ phẩm, các mặt hàng tiêu dùng, …

- Đang sở hữu quán cà phê hiện kinh doanh có hiệu quả nhất Thành Phố hoặc

Tỉnh sở tại.

- Đang sở hữu mặt bằng kinh doanh rất đẹp ngã 4, ngã 5 Thành Phố hoặc Thị

Xã sở tại.

 Nguồn lực tài chính: Đại lý phải ký quỹ số tiền nhất định do Công ty quy

định phụ thuộc vào quy mô lớn hay nhỏ của Nhà phân phối của rừng thị trường, nhưng tối tiểu là 50 triệu đồng. Ngoài ra, có vốn nhất định phục vụ kinh doanh trong thời gian đầu và có vốn cố định đánh giá thông qua tài sản cố định đang sở hữu: Nhà, đất, xe, ... thuộc quyền sở hữu và có giá trị pháp lý.

 Kho bãi, mặt bằng kinh doanh: Mặt bằng rộng, lớn hơn 4m, chiều dài tối

thiểu là 8m, tổng diện tích kinh doanh tối thiểu là 32m2 trở lên. Có phòng kinh doanh, đầy đủ công trình phụ và có thể phục vụ sinh hoạt cho 4 người. Có kho lớn, thoáng thuận tiện cho giao hàng. Địa điểm kinh doanh phải sở hữu riêng hoặc thuê dài hạn hợp đồng 5 năm trở lên. Địa điểm nằm ngay khu dân cư, mặt đường có mật độ người qua lại lớn 70 người/ phút.

 Về nhân sự: Tối thiểu phải có 2 nhân viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực

hàng thực phẩm hoặc tiêu dùng nhanh. Có phương tiện ô tô, xe gắn máy phục vụ trong việc giao nhận hàng hóa.

Các điều kiện còn lại Công ty không cụ thể hóa mà căn cứ tình hình thực tế để xác nhận. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Có thể nói những tiêu chuẩn mà Công ty đưa ra là khá xác đáng và có khả năng đảm bảo cho Công ty về chất lượng của các ứng viên khi trở thành các thành viên của mình. Mặc dù Công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống tiêu chuẩn lựa chọn như trên nhưng Công ty vẫn có những linh hoạt có thể giảm bớt hoặc tăng, điều chỉnh các tiêu chuẩn cho phù hợp với từng thị trường và cho các mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn của Công ty. Chẳng hạn như ở thị trường mà Công ty rất cần

những trung gian mới mà không có nhiều ứng viên thì chỉ cần ít nhất 4 tiêu chuẩn sau là đủ:

- Điều kiện về đối tượng.

- Điều kiện về nguồn lực tài chính. - Kho bãi, mặt bằng kinh doanh. - Về nhân sự.

Ngược lại với một số khu vực thị trường mà Công ty cho rằng không thực sự cần thiết thì đặt ra đầy đủ các tiêu chuẩn trên thậm chí còn bổ sung một số tiêu chuẩn mới. Nhưng không phải lúc nào công việc đánh giá của Công ty cũng được tiến hành một cách chính xác.

2.2.2.2. Động viên các thành viên của kênh

Động viên các thành viên của kênh là một việc làm hết sức cần thiết, nó là một bộ phận không thể thiếu trong quá trình vận hành kênh phân phối. Ý thức được vấn đề trên nên mặc dù Công ty còn nhiều hạn chế về nguồn kinh phí nhưng luôn cố gắng hết mình trong khả năng có thể để tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên trong kênh, việc động viên không phải hành động theo quan điểm chủ quan của Công ty mà là sự kết hợp và cân nhắc giữa khả năng của Công ty và những mong muốn của trung gian để từ đó có những chương trình kích thích hiệu quả.

Hiện nay, định kỳ hàng năm Công ty thường có cuộc điều tra thăm dò ý kiến của các trung gian, chủ yếu là thông qua hình thức phiếu thăm dò ý kiến được gửi tới các thành viên và có những tổng kết để tổ chức một số hội nghị trong đó có hội nghị khách hàng. Trên cơ sở đó Công ty có những trao đổi nắm bắt được nhu cầu và trở ngại của các thành viên cũ cũng như mới. Đây là một chương trình rất cần thiết và thực sự thiết thực mà Công ty cố gắng thực hiện. Tuy nhiên về mặt chuyên môn còn nhiều hạn chế chưa thực sự được chuyên nghiệp và chi phí dành cho công tác trên còn khá mỏng.

Qua tổng hợp phía Công ty thường nhận thấy một số khó khăn và nhu cầu của một số thành viên mặc dù cố gắng rất nhiều nhưng do không có tổ chuyên trách và phụ trách về mảng trên rất mỏng và chủ yếu do phòng kinh doanh đảm nhiệm dẫn đến không được tổ chức thường xuyên, định kỳ. thường các trung gian có một

số khó khăn trong vấn đề tài chính chiếm đa số, nhiều trung gian cho rằng Công ty cần phải hỗ trợ về vấn đề giá cả, vấn đề khuyến mãi cũng như công tác khuếch trương và một số vấn đề khác như là các khoản phụ cấp. Tuy nhiên, không phải bất cứ khó khăn nào của trung gian mà Công ty cũng có khả năng giải quyết được. Và sau đây là một số hình thức động viên các thành viên của kênh:

 Chính sách hoa hồng (4% - 10%) doanh thu.  Doanh số bán hàng đảm bảo

 Hỗ trợ lượng cho nhân viên theo mô tả công việc

 Được trang bị Pano, bảng hiệu, tủ hạt, máy xay, tủ trưng bày,…

 Được hưởng thêm (3% - 10%) giá trị tiền hàng bằng vật dụng khuyến mãi (bàn, ghế, ly, phin, khay, ...)

Ngoài ra, Công ty còn có một số chính sách động viên bằng các chính sách kênh phân phối như:

 Hạ giá:

- Có mức phụ giá thêm - Giảm giá theo khối lượng - Hàng cho không

- Quà tặng

- Sản phẩm mới, sản phẩm mẫu, trợ cấp cho quảng cáo. - Giá theo khu vực

 Các hình thức thay cho giảm giá:

- Đồ dùng trưng bày

- Catalogue và các phương thức khuếch trương

- Trợ giúp cho quảng cáo  Trợ giúp tài chính:

- Tài trợ cho các khoản phải trả của trung gian. - Gia hạn thanh toán cho các trung gian

 Các điều khoản về bảo vệ:

- Bảo vệ đặt mua lại

Chính sách hoa hồng của Công ty không cố định mà giao động từ (4 - 10%) là nhằm mục đích khuyến khích các thành viên nỗ lực hơn trong công tác bán hàng nếu muốn được hưởng mức hoa hồng cao. Ngoài ra, Công ty một số nhân viên trực thuộc cửa hàng trực tiếp, chi nhánh, ... của Công ty còn được huấn luyện các chương trình bán hàng,..

Khó khăn lớn nhất và có rất nhiều trung gian mong muốn được Công ty giải quyết thì lại được thực hiện chưa tốt đó là việc giảm giá (tăng hoa hồng) và chế độ thanh toán. Công ty chỉ cho nợ gối đầu 50% giá trị của số tiền kỹ quỹ. Chính những nguyên nhân trên làm giảm tâm huyết của một số thành viên đối với Công ty. Thực sự đây cũng là vấn đề rất khó giải quyết của Công ty vì hiện nay khả năng tài chính của Công ty còn hạn chế.

2.2.2.3. Đánh giá các thành viên của kênh

Hiện nay, Công ty không có một thỏa thuận bằng giao kèo chắc chắn với các thành viên Đại lý ngoại trừ các vấn đề về thanh toán và chất lượng sản phẩm. Vì thế việc kiểm soát, nắm giữ thông tin của Công ty đối với các Đại lý và các vấn đề như sản phẩm, tài chính,… của các đối thủ khác là rất khó khăn. Quan hệ giữa Công ty và các Đại lý chỉ dừng lại ở mức hợp đồng, hợp tác kinh doanh tìm kiếm lợi nhuận chứ chưa liên kết chặt chẽ để cùng thực hiện các hoạt động xúc tiến như là các hoạt động: bán hàng với giá của nhà sản xuất, mua hàng có tặng hàng,… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Công ty chủ yếu phân phối sản phẩm qua kênh trực tiếp nhưng qua đại lý trung gian chiếm tới hơn 15% sản phẩm qua các trung gian Đại lý, nên thành công của Công ty phụ thuộc nhiều vào hoạt động của các trung gian này vì thế chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của các trung gian là rất lớn. Số lượng các trung gian của Công ty không nhiều, hiện nay có khoảng 20 đại lý và gần 20 chi nhánh trên hơn 30 tỉnh thành trên cả nước.

Giống như công việc tuyển chọn các thành viên thì công tác đánh giá hoạt động của các thành viên cũng có một số tiêu chuẩn. Hiện nay, Công ty sử dụng một số tiêu chuẩn sau để đánh giá:

- Tình hình tài chính - Thời hạn thanh toán - Doanh số

- Lượng bán hiện tại của các thành viên, đại lý so với trước đây.

- Lượng bán hàng của thành viên này với thành viên khác.

Trong các tiêu chuẩn trên thì Công ty mới chỉ chú trọng nhiều đến tình trạng tài chính, doanh số và thời hạn thanh toán là nhiều còn các tiêu chí khác rất ít quan tâm như hàng tồn kho, danh tiếng của các đại lý, số lượng người bán và trình độ bán. Mà các yếu tố khác lại phản ánh các mức tăng trưởng cũng như các triển vọng của các thành viên làm thiếu đi tính khoa học của công việc đánh giá.

Điều này thể hiện nhiều khi các thành viên, Đại lý nhỏ nhưng lại có tốc độ tăng trưởng bền vững thì lại bị đánh giá thấp không được tạo điều kiện. Trong khi đó một số đại lý do doanh số cao nhưng tốc đọ tăng trưởng không đều và thấp lại được đánh giá cao hơn. Chính vì mức độ kiểm soát thấp dẫn đến thiếu thông tin nắm bắt về các thành viên và thiếu khoa học trong công tác đánh giá hoạt động các thành viên dẫn đến nảy sinh một sô vấn đề sau: Công ty không nắm rõ và chính xác về tình hình và khả năng kinh doanh thực sự của các thành viên, mặt mạnh mặt yếu và việc tuyên truyền cổ động, các dịch vụ khách hàng trung gian không chịu trách nhiệm vì vậy nhiều khi lợi ích của mình các thành viên có thể giới thiệu sản phẩm hay quảng bá sản phẩm cho đối thủ cạnh tranh để hưởng lợi nhuận làm ảnh hưởng tới Công ty.