(Nguồn: PGS, TS. Nguyễn Mạnh Quân, 2012)[13]
Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp là một chặng đường dài, đòi hỏi sự kiên trì, nhẫn nại của ban lãnh đạo của nghiệp, của cả tập thể doanh nghiệp. Có rất nhiều hình thức biểu hiện cũng như giá trị văn hóa doanh nghiệp khác nhau, nhưng để xây dựng và phát triển được một nền văn hóa doanh nghiệp mang tích đặc trưng riêng cho doanh nghiệp của mình thì cần có sự vun đắp của từng cá nhân trong doanh nghiệp đó, tất cả mọi thành viên trong doanh nghiệp cần xác định được xây dựng văn hóa là chìa khóa để doanh nghiệp được trường tồn.
1.5 Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp thường được hình thành từ khi doanh nghiệp mới thành lập, có những yếu tố mà bất kỳ doanh nghiệp nào khi thành lập đều phải có nhưng doanh nghiệp không nhìn nhận và không biết rõ đó chính là các yếu tố văn hóa doanh
Quá trình thay đổi nhận thức và hành vi
Đối tượng hữu quan Triết lý kinh doanh Văn hóa doanh nghiệp Biểu trưng trực quan Quá trình nhận thức Cấp độ nhận thức Hành vi - Hoạt động V H D N Giá trị Triết lý Phương pháp ra quyết định Truyền thống Đặc điểm kiến trúc Nghi lễ Logo, biểu tượng Giai thoại tấm gương Khẩu hiệu Ấn phẩm Chuẩn mực, quy tắc, hành vi đạo đức . Giác quan . Nhận thức . Phản ánh Lối sốn g Niềm tin Thái độ Giá trị Hành vi tự giác Hành vi thụ động Nhân cách Phong cách Tư cách Môi trường
35
nghiệp. Ví dụ như sự học hỏi, sự tán thành, sự hợp tác, … trong doanh nghiệp. Qua quá trình hoạt động kinh doanh, để văn hóa doanh nghiệp có ảnh hưởng tích cực và hiệu quả, doanh nghiêp cần xây dựng văn hóa doanh nghiệp, do vậy việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp cũng cần theo 1 quy trình và có chiến lược rõ ràng.
Để thực hiện điều này, các nhà nghiên cứu đã đề xuất rất nhiều mô hình và quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp, Hoàng Anh Duy (2020)[14] đã thực hiện tổng hợp lại với quy trình gồm các bước sau:
Bước 1: Tìm hiểu môi trường và các yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược doanh nghiệp trong tương lai.
Là việc xem xét và tìm hiểu các yếu tố tác động và làm thay đổi chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ: tài chính, nguồn nhân lực, tiếp thị – marketing, tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, tỷ lệ lãi suất, lạm phát, ... đây là những yếu tố cần đánh giá vì tác động tới các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.
Bước 2: Xác định đâu là giá trị cốt lõi làm cơ sở cho thành công.
Đây chính là bước cơ bản trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Giá trị cốt lõi trong doanh nghiệp phải là các giá trị căn bản, ăn sâu vào từng thành viên của doanh nghiệp, là các giá trị mà doanh nghiệp đề cao, có tác động mạnh mẽ đến suy nghĩ, nhận thức và hành vi của các thành viên trong doanh nghiệp.
Bước 3: Xây dựng tầm nhìn mà doanh nghiệp sẽ vươn tới.
Doanh nghiệp cần xác định rõ những điều gì doanh nghiệp mong muốn đạt được, doanh nghiệp sẽ như thế nào và trở thành gì trong giai đoạn sắp tới, dó đó, tầm nhìn chính là định hướng để xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn đạt được các điều đó thì cần xác định xem mình phải có một nền văn hóa doanh nghiệp như thế nào, các giá trị gì cần được đề cao.
Bước 4: Đánh giá văn hóa hiện tại và xác định những yếu tố văn hóa nào cần thay đổi.
Việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp thường bắt đầu bằng việc đánh giá xem văn hóa hiện tại như thế nào? việc kết hợp giữa văn hóa với chiến lược phát triển của doanh nghiệp ra sao? Việc này không hề dễ dàng vì nó đòi hỏi tính khách quan và nắm rõ các phương pháp, công cụ để đánh giá văn hóa doanh nghiệp.
36
Bước 5: Thu hẹp khoảng cách giữa những gì chúng ta hiện có và những gì chúng ta muốn có.
Sau khi tìm hiểu được văn hóa hiện tại của doanh nghiệp, xác định được một nền văn hóa doanh nghiệp lý tưởng, vấn đề tiếp theo đối với doanh nghiệp là thực hiện hu hẹp khoảng cách giữa những giá trị hiện có, những giá trị doanh nghiệp mong muốn có. Giai đoạn này doanh nghiệp cần tìm hiểu để áp dụng các công cụ khác nhau như: quản lý, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá thành tích, đãi ngộ, giao tiếp, …
Bước 6: Xác định vai trò của lãnh đạo trong việc dẫn dắt thay đổi văn hóa.
Như tác giả đã nêu, nhà lãnh đạo là người có vai trò quan trọng trong xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp. Lãnh đạo là người đề xướng, hướng dẫn và thúc đẩy các nỗ lực thay đổi trong quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Lãnh đạo chịu trách nhiệm xây dựng tầm nhìn, tạo sự tin tưởng và đồng hành cùng các thành viên xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Lãnh đạo cũng đóng vai trò là người động viên, chia sẻ, hỗ trợ và khích lệ, động viên nhân viên giảm đi những lo ngại khi có những sự thay đổi.
Bước 7: Lên kế hoạch hành động.
Sau khi thực hiện các bước trên, một bản kế hoạch là rất cần thiết để chi tiết hóa các nội dung cho mọi người cùng thực hiện. Cụ thể là doanh nghiệp phải xác định rõ mục tiêu doanh nghiệp cần đạt được, mốc thời gian cụ thể, các thứ tự ưu tiên, những ai chịu trách nhiệm, công việc cụ thể, nguồn lực cần huy động, ...
Bước 8: Tạo động lực cho sự thay đổi.
Sẽ có nhiều thay đổi so với những quy định cũ đã được lập trong quá trình doanh nghiệp xây dựng văn hóa doanh nghiệp, chính vì thế, cần phải có 1 lộ trình và những phương hướng cũng như giải thích cụ thể để cán bộ nhân viên hiểu rõ tại sao lại thay đổi? kế hoạch ra sao? và vai trò của họ như thế nào? việc thay đổi này có ảnh hưởng gì tới công việc và quyền lợi của họ không? .... Chỉ có như vậy thì quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp sẽ nhận được sự đồng thuận của mọi người.
Bước 9: Khuyến khích, động viên trước những lợi ích của sự thay đổi.
Mặc dù nhân viên đã có động lực và chấp nhận để cùng doanh nghiệp thay đổi, tuy nhiên trong quá trình triển khai, chắc chắn sẽ có nhiều khó khăn hoặc bỡ ngỡ, dẫn đến việc nhân viên e ngại hoặc không muốn thực hiện sự thay đổi đó. Do vậy, giai
37
đoạn này rất cần sự động viên, khuyến khích và cùng đồng hành của nhà lãnh đạo. Chính nhà lãnh đạo sẽ là người giúp họ xóa bỏ những cản trở xảy ra trong bước này.
Bước 10: Thiết lập hệ thống khen thưởng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
Động viên, khích lệ, khen thưởng, … là công cụ hữu hiệu trong định hướng hành vi và nhấn mạnh vào các giá trị mà doanh nghiệp đề cao, hướng tới. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống khen thưởng rõ ràng, hợp lý với tiêu chí cụ thể, minh bạch, tập trung vào các giá trị mà mình đang muốn theo đuổi và cần đạt được.
Bước 11: Đánh giá duy trì giá trị cốt lõi.
Khi đã xây dựng được những chuẩn mực mới trong văn hóa doanh nghiệp, tất cả cùng hiểu và hành động theo, nhưng điều đó không phải là điểm đích mà cần tiếp tục duy trì, phát triển. Ví dụ khi doanh nghiệp có thêm thành viên mới, thì việc lan tỏa nền văn hóa này là vô cùng quan trọng, hoặc khi có các biến động xảy ra thì việc duy trì, đẩy mạnh các giá trị quan trọng là rất cần thiết.
Có thể nói, văn hóa doanh nghiệp được xây dựng theo hướng bền vững, tuy nhiên theo thời gian và thực tế trong từng thời điểm khác nhau mà văn hóa doanh nghiệp có thể thay đổi. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi, điều chỉnh một phần hoặc toàn bộ các nội dung của văn hóa doanh nghiệp đã được xây dựng trước đó. Các yếu tố, giá trị cốt lõi xuyên suốt trong văn hóa doanh nghiệp, nhưng với từng thời điểm, cách thể hiện những nội dung của nó có thể được thay đổi để phù hợp hơn, trong đó, các yếu tố khách quan như thị trường, công cụ sản xuất, … sẽ tác động mạnh đến việc thay đổi này. Do vậy, để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần phải chủ động điều chỉnh về tầm nhìn, về chiến lược kinh doanh của mình sao cho phù hợp với xu thế đang diễn ra, việc thay đổi này cũng làm cho hàng loạt những yếu tố khác thay đổi theo như quy chế nội bộ, nhân sự, đối tượng khách hàng, … Và từ đó, đặc trưng cơ bản của văn hóa doanh nghiệp trong các doanh nghiệp cũng thay đổi.
1.6 Một số kinh nghiệm trong nước, quốc tế về xây dựng văn hóa doanh nghiệp
1.6.1 Kinh nghiệm trong nước
Tại Việt Nam, tác giả Phùng Xuân Nhạ (2010)[15] nghiên cứu “Nhân cách doanh nhân và văn hóa kinh doanh ở Việt Nam trong tiến trình đổi mới và hội nhập quốc tế”, nội dung đề tài tập trung tìm hiểu nhân cách doanh nhân và văn hóa kinh doanh ở một số nước trên thế giới, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho Việt Nam,
38
đưa ra khuyến nghị cho phát triển nhân cách doanh nhân và văn hóa kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp Việt Nam trong tiến trình đổi mới và hội nhập quốc tế. Nghiên cứu tạo tiền đề để tác giả làm rõ tầm quan trọng của việc xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp, từ đó nhấn mạnh được tính cấp thiết của đề tài và đưa ra được các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp của các công ty du lịch Việt Nam. Trong giai đoạn phát triển khoa học công nghệ như hiện nay, văn hóa doanh nghiệp sẽ ngày càng trở nên quan trọng với tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Văn hóa vừa là mục tiêu, vừa là động lực để cho doanh nghiệp phát triển, nên vai trò của xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp đối với doanh nghiệp là rất quan trọng.
Tại Việt Nam, theo một số kết quả nghiên cứu thì phần lớn các doanh nghiệp chưa có sự nhận thức đúng đắn, chưa thấy được tầm quan trọng và sức mạnh của văn hóa doanh nghiệp. Hầu như các doanh nghiệp chưa chú trọng nhiều về việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, xem văn hóa doanh nghiệp như là một hoạt động mang tính phong trào, nhiều doanh nghiệp cho rằng đầu tư cho văn hóa doanh nghiệp chỉ tốn kém, không đem lại hiệu quả kinh tế, mất thời gian, … các nghiên cứu về văn hóa doanh nghiệp, về xây dựng hiệu quả văn hóa doanh nghiệp không nhiều, một số nghiên cứu cơ bản về văn hóa doanh nghiệp tại Việt Nam gồm có:
Nguyễn Thị Tú Trinh (2017)[16], thực hiện nghiên cứu và các yếu tố văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng đến kết quả làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp nhỏ và vừa – trường hợp nghiên cứu trên địa bàn Thành phố Cần Thơ. Kết quả nghiên cứu cho thấy kết quả làm việc của nhân viên chịu tác động bởi 05 yếu tố văn hóa doanh nghiệp là: hệ thống quản lý, lương thưởng và động viên, truyền tải thông tin, sự hợp tác, sự học hỏi. Trong đó, yếu tố hệ thống quản lý được đánh giá là quan trọng nhất đối với kết quả làm việc của nhân viên trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Kết quả nghiên cứu này có thể giúp các nhà quản trị trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam biết được các yếu tố văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng đến kết quả làm việc của nhân viên, cũng như mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố, ngoài ra nghiên cứu cũng gợi ý cho các nhà quản trị xây dựng các chính sách nhân sự phù hợp nhằm nâng cao kết quả làm việc của nhân viên.
39
dựng văn hóa doanh nghiệp ở tỉnh Bến Tre”. Trong nghiên cứu của mình, tác giả đã phân tích dựa trên các dữ liệu thứ cấp liên quan và dựa trên việc lấy ý kiến các doanh nghiệp đang hoạt động sản xuất kinh doanh trên địa bàn tỉnh Bến Tre. Căn cứ vào kết quả phân tích, đánh giá tác giả đề xuất một số định hướng cần thiết nhằm phần nào cải thiện những hạn chế trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong các doanh nghiệp tỉnh Bến Tre.
Tại Bà Rịa – Vũng Tàu, có thể xem xét và tìm hiểu việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp một cách hiệu quả và bền vững cần phải kể đến đó là Công ty Chế biến Khí Vũng Tàu (KVT), một trong những doanh nghiệp thuộc Tổng Công ty khí Việt Nam, thực hiện quản lý vận hành các công trình trong lĩnh vực chế biến khí, hóa dầu từ khí và tàng trữ, phân phối sản phẩm khí (pha lỏng). Đây là doanh nghiệp rất chú trọng đến việc xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp và có những chiến lược xây dựng văn hóa ấn tượng.
Điều mà mọi người dù bên trong hay ngoài KVT đều nhìn rõ nhất và dễ thấy nhất là sự thay đổi về môi trường làm việc theo hướng chỉn chu, chuyên nghiệp hơn (cơ sở vật chất hạ tầng của văn phòng cũng như các công trình khí được cải thiện đáng kể; các không gian ăn uống, nghỉ ngơi, làm việc chung được thiết kế theo hướng văn phòng mở, kết hợp thư giãn, rèn luyện sức khỏe góp phần tạo không khí thân thiện giữa cán bộ, công nhân viên với nhau và với đối tác).
Về tác phong, cách thức quản trị thay đổi dần theo hướng khoa học, hiện đại, minh bạch và dân chủ, tạo ra một bầu không khí làm việc tương đối thoải mái, dễ chịu nhưng lại hiệu quả, tập trung vào những nhiệm vụ cốt lõi, hành động thực chất chứ không hình thức, quan liêu.
Việc tăng cường phân cấp và cải thiện sự phối hợp hàng ngang, lắng nghe, hỗ trợ, tạo động lực cho nhân viên thay cho phương pháp áp đặt, cầm tay chỉ việc, giúp cán bộ công nhân viên chủ động hơn trong công việc, giảm thiểu nhiều trình tự, thủ tục rườm rà có nguồn gốc từ cơ chế xin – cho, văn hóa sợ trách nhiệm; loại bỏ dần thói quen cũ là chờ cấp trên chỉ đạo mới làm. Sự thay đổi cách thức quản trị cũng hạn chế được xung đột nội bộ, đùn đẩy, né tránh trách nhiệm làm chậm trễ công việc.
Đội ngũ nhân viên cũng được đào tạo bài bản hơn do KVT là đơn vị áp dụng tiêu chuẩn chức danh rất khắt khe, nghiêm khắc; đội ngũ chuyên gia đào tạo nội bộ có
40
nhiều kinh nghiệm và kỹ năng được ưu tiên phát triển cũng như dành thời gian đáng kể cho việc biên soạn tài liệu và đứng lớp giảng dạy, kèm cặp. Đồng thời, văn hóa an toàn được xây dựng một cách thực chất chứ không phải trên giấy tờ hay hô khẩu hiệu, bắt nguồn từ nền tảng là “cam kết của lãnh đạo”.
Số sự cố kỹ thuật giảm dần dù các công trình KVT quản lý ngày một nhiều và thiết bị ngày một cũ hơn, đặc biệt vào năm 2018, số sự cố kỹ thuật đã giảm tới mức thấp kỷ lục (ở con số 3, giảm 10 lần so với mười năm trước). Sáu tháng đầu năm 2019, trên tất cả công trình mà KVT quản lý chưa xảy ra một sự cố kỹ thuật nào. Ngoài ra, thế hệ cán bộ kế cận gồm quản lý, kỹ sư giỏi và năng động dồi dào, đảm bảo không để lại khoảng trống nhân sự làm ảnh hưởng tới sản xuất kinh doanh.
Các hoạt động phong trào, an sinh xã hội, đối ngoại ngày một sôi nổi hơn, đa dạng và sáng tạo hơn. Những năm gần đây KVT luôn là đơn vị dẫn đầu về hoạt động đoàn thể trong các đơn vị của Tổng Công ty, góp phần cải thiện đời sống tinh thần, sức khỏe của cán bộ, công nhân viên cũng như nâng cao vị thế, hình ảnh của Tổng