1.2.3.1. Mục đích, nội dung và phạm vi áp dụng i. Mục đích:
- Đưa ra một cách thức thống nhất trong việc mua nguyên vật liệu hoặc hàng hóa, dịch vụ cho công ty.
- Mua hàng hoá đúng chất lượng, quy cách yêu cầu với giá cả kinh tế nhất. - Đảm bảo tính có sẵn của hàng hoá trên cơ sở kế hoạch sản xuất, kinh doanh, tránh tình trạng gián đoạn nguồn cung, hoặc phải mua ngoài kế hoạch với chi phí cao hơn.
- Duy trì mức tồn kho ổn định và an toàn theo định mức tối thiểu hàng tháng, năm, đảm bảo dòng tiền được luân chuyển với hiệu suất cao nhất
- Thực hiện mục tiêu tiết kiệm của Ban Giám đốc bằng việc cắt giảm chi phí bất biến, lựa chọn giá tối ưu nhất.
- Mở rộng nhà cung cấp, đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động mua hàng, tính cạnh tranh hơn giữa các nhà cung cấp, mang lại lợi nhuận sau cùng cho công ty qua việc tìm kiếm nhiều nguồn hàng giá cả, chất lượng cạnh tranh hơn.
ii. Nội dung:
Yêu cầu chung trong xây dựng quy trình thu mua, để tuân thủ
Tất cả nhà cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa và dịch vụ phải được chọn lọc và được đánh giá theo hệ thống quản lý chất lượng do công ty ban hành, lập danh sách và được Tổng giám đốc phê duyệt
Đối với những nhà cung cấp dịch vụ theo yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước như hiệu chuẩn, kiểm nghiệm, kiểm dịch, quản lý môi trường, … phải là các đơn vị, cơ quan chức năng của Nhà Nước hoặc các tổ chức chứng nhận đã được công nhận, cấp phép đủ điều kiện, yêu cầu thêm đối với những nhà cung cấp dịch vụ kiểm nghiệm, phải có giấy chứng nhận phù hợp với chứng nhận chất lượng mà công ty đang áp dụng, ví dụ: chứng nhận ISO 17025 như đề cập trong nội dung quy trình thu mua theo tiêu chuẩn ISO 22000/ ISO9001:2015
Một số trường hợp ngoại lệ: Đối với Nhà cung cấp không có trong danh sách được duyệt, chưa được đánh giá hoặc không đánh giá được): Tùy vào thực tế công việc, trình Tổng giám đốc xem xét và có quyết định riêng
Tất cả những nội dung trong quy trình thu mua sẽ là cơ sở để phòng thu mua áp dụng thực hiện. Trong suốt quá trình vận hành nếu phát hiện điểm chưa hoặc không phù hợp thì có thể điều chỉnh, bổ sung bằng văn bản. Và chỉ được áp dụng khi nhận được văn bản hoặc ý kiến chấp thuận từ Tổng giám đốc.
iii. Phạm vi áp dụng:
Đối tượng áp dụng: Quy trình, thủ tục thu mua được áp dụng cho phòng mua hàng và các bộ phận liên quan.
Trách nhiệm áp dụng: Những người thuộc phòng mua hàng có trách nhiệm áp dụng quy trình thủ tục công việc này.
1.2.3.2. Quy trình thu mua nguyên liệu của nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi theo tiêu chuẩn ISO 22000/ ISO9001:2015
Trong ngành sản xuất thức ăn chăn nuôi. Công ty Cổ phần Việt Pháp Sản Xuất Thức Ăn Chăn Nuôi (Proconco) là một doanh nghiệp lâu năm, và tiên phong tại Việt Nam, vì vậy họ có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức hoạt động thu mua và quản trị thu mua, đồng thời xây dựng quy trình thu mua theo hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 22000/ ISO9001:2015.
Cơ sở lý thuyết trong bài luận văn này sử dụng quy trình thu mua được áp dụng tại Proconco để có cái nhìn bao quát hơn về cách thức tổ chức hoạt động thu mua nguyên vật liệu cho nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi, và chuỗi cung ứng liên quan, với quy mô không chỉ một nhà máy đơn lẻ mà quy trình thu mua áp dụng đồng nhất cho toàn bộ hệ thống hơn 10 (mười) nhà máy trên toàn quốc, việc gắn kết trong chuỗi cung ứng là rất rộng.
Hình 1.6: Sơ đồ quy trình thu mua nguyên liệu tại nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi theo tiêu chuẩn ISO 22000/ ISO9001:2015
(Nguồn: tài liệu ISO 2200/ISO9001:2015 của Proconco)
* Diễn giải nội dung (Phụ lục 1, đính kèm) Xác định nhu cầu/ yêu cầu Nguyên vật liệu
Lựa chọn Nhà cung cấp
Đặt hàng
Tạo hợp đồng, Đơn đặt hàng
Theo dõi đơn hàng, Nhập kho
Thanh toán
Tạo hợp đồng, Đơn đặt hàng