Mục tiêu giải pháp: tạo dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, thiết lập danh mục nhà cung cấp chiến lược, nhằm nâng cao chất lượng cung ứng, trên tinh thần hợp tác đôi bên cùng có lợi.
Nội dung giải pháp:
Xây dựng và hoàn thiện các quy trình thủ tục thu mua đạt chuẩn theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, tạo dựng niềm tin với các đối tác, nhà cung cấp nguyên liệu trong và ngoài nước.
Minh bạch quy trình thu mua, chính sách mua hàng của công ty tới tất cả nhà cung cấp, thường xuyên đánh giá, phát triển nhà cung cấp mới nhằm đa dạng nguồn
cung, đồng thời sàng lọc để lựa chọn nhà cung cấp uy tín chất lượng, thiết lập nhà cung cấp chiến lược, luôn đồng hành cùng công ty trong những thời điểm khó khăn cần sự hỗ trợ.
Đào tạo, và huấn luyện nhân viên thu mua đủ năng lực trình độ, và đạo đức nghề nghiệp để giao dịch với đối tác, nhà cung cấp một cách chuyên nghiệp, có uy tín, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, bền chặt. Đàm phán trên tinh thần win-win (đôi bên cùng có lợi), làm kim chỉ nam trong hoạt động thu mua.
Trong quá trình vận hành, do hoạt động kinh doanh không hiệu quả, dẫn đến tình hình tài chính luôn gặp khó khăn, ảnh hưởng không nhỏ đến lịch sử công nợ của công ty, làm mất lòng tin với nhà cung cấp. Một phần lý do do yếu kém trong việc cân đối và kiểm soát dòng tiền, mất cân đối thu chi, dẫn đến chậm trễ thanh toán cho nhà cung cấp, phần nữa do quan điểm của bộ phận thu mua các giai đoạn trước mang tính quan liêu, không cam kết gắn bó lâu dài, vì vậy thiếu trách nhiệm xử lý, và đàm phán thuyết phục nhà cung cấp. Phòng kế toán cần phối hợp với Phòng thu mua để cải thiện vấn đề này, để không ảnh hướng đến uy tín của công ty trên thị trường.
Các giải pháp quản lý tồn kho, và chiến lược thu mua nêu ra ở trên phần nào giúp kiểm soát được dòng tiền tốt hơn, từng bước cải thiện hướng đến cam kết thanh toán công nợ đúng hạn, khi đó nhân viên thu mua sẽ có lợi thế trong việc đàm phán thuyết phục nhà cung cấp tăng thời hạn thanh toán dài hơn, và không còn nằm trong danh sách nợ xấu trên các tổ chức tín dụng, giúp cho các nhà cung cấp có cơ sở dữ liệu để duyệt hạn mức tín dụng, công nợ tốt hơn.
Phòng ban triển khai giải pháp: Phòng thu mua, Phòng kế toán, Phòng quản lý chất lượng.