Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng thu mua
(Nguồn: tài liệu nội bộ Woosung Việt Nam, 2021)
Trình độ chuyên môn:
- 1 Cử nhân Quản trị kinh doanh
- 3 Cử nhân Nông nghiệp – Chăn nuôi thú y
Kinh nghiệm làm việc:
TRƯỞNG PHÒNG THU MUA GIÁM SÁT THU MUA NHÂN VIÊN THU MUA NHÂN VIÊN THU MUA
- 50% nguồn lực có kinh nghiệm làm thu mua từ các tập đoàn lớn trong ngành sản xuất thức ăn chăn nuôi: CP, Proconco, Japfa, …
- 50% nguồn lực gắn bó với Woosung Việt Nam thời gian dài, trải qua nhiều công việc từ Marketing, Sales, Kiểm tra chất lượng, …
- Độ tuổi: từ 35-38 tuổi
2.2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ
Phòng thu mua có chức năng theo dõi việc sử dụng nguyên vật liệu, cân đối lượng tồn kho và dự báo nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu để lên kế hoạch và tiến hành thu mua với giá tốt nhất, nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của công ty được diễn ra một cách suôn sẻ. Bên cạnh đó phòng thu mua còn có chức năng xử lý các thủ tục sau mua như làm hợp đồng, đơn đặt hàng, theo dõi giao hàng, thu thập hóa đơn làm thanh toán và các thủ tục kế toán liên quan theo quy trình và đúng quy định của công ty.
Từ những chức năng trên, theo tình hình thực tiễn hoạt động của công ty, nhiệm vụ của phòng thu mua được phân bổ và chi tiết cho từng thành viên như sau:
STT Vị trí Nội dung Nhiệm vụ Mô tả công việc
1 Trưởng phòng Thu Mua Mua Nguyên liệu
Nguyên liệu chính (Nhập khẩu và nội địa) - Làm kế hoạch mua hàng, cân đối tồn kho - Mở thầu mua hàng nhập khẩu (Bắp, Nành, DDGS, Lúa mì) & hàng nguyên liệu chính gồm cả nguồn nhập khẩu bán nội địa, và nguồn nội địa
- Đặt hàng: kế hoạch giao hàng, và xử lý vấn đề phát sinh về chất lượng, tổn thất, ...
- Đánh giá nhà cung cấp: tìm kiếm nhà cung cấp mới, đánh giá nhà cung cấp cũ
Mua Bao Bì
- Kế hoạch đặt hàng, theo dõi đơn hàng - Đánh giá nhà cung cấp cũ, phát triển nhà cung cấp mới
- So sánh đơn giá để cân đối , phân bổ đơn hàng cho từng nhà cung cấp phù hợp Thanh Toán
- Cân đối dòng tiền để làm thanh toán mua nguyên liệu hàng tuần
- Đàm phán với Nhà cung cấp để gia hạn thời hạn thanh toán
STT Vị trí Nội dung Nhiệm vụ Mô tả công việc
Báo Cáo
- Báo cáo tuần: tình hình cung ứng nguyên liệu, giá thị trường và kế hoạch mua nguyên liệu chính
- Báo cáo tháng: chi phí logistics, tình hình cung ứng nguyên liệu hàng tháng
- Báo cáo giá nguyên liệu chạy công thức, đầu và giữa tháng
Họp với các phòng ban
- Họp giao ban công việc hàng ngày với TGĐ và các bộ phận
- Họp với P. Công thức về tình hình cung ứng
nguyên vật liệu, xu hướng giá
- Họp với Công thức & Thu mua Hàn Quốc về tình hình giá nguyên liệu, kế hoạch mua, sử dụng nguyên liệu
- Họp với TGĐ, trưởng các bộ phận báo cáo hoạt động thu mua, hàng tháng
Quản lý
- Tổ chức và kiểm soát công việc của nhân viên thu mua
- Đào tạo nhân viên mới
- Định hướng hoạt động thu mua đúng quy trình, tuân thủ chặt chẽ quy định
Nhiệm Vụ Khác
- Thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa: máy móc, cám tôm, …
- Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của TGĐ
2 Giám sát Thu mua
Mua
Nguyên liệu
Phụ gia, Amino Acid và Premix
- Làm kế hoạch mua hàng, cân đối tồn kho - Mở thầu mua hàng nguyên liệu gồm cả nguồn nhập khẩu bán nội địa, và nguồn nội địa - Đặt hàng: kế hoạch giao hàng, và xử lý vấn đề phát sinh về chất lượng, tổn thất, ...
- Đánh giá nhà cung cấp: tìm kiếm nhà cung cấp mới, đánh giá nhà cung cấp cũ
Xuất-Nhập Khẩu
Chứng từ xuất nhập khẩu - Hợp đồng nhập khẩu - Mở LC/ UPAS
- Mua Bảo hiểm hàng hóa quốc tế
- Liên hệ dịch vụ giao nhận: khai quan, sắp xếp vận chuyển
- Theo dõi chứng từ thanh toán thuế nhập khẩu, phí dịch vụ logistics với hãng tàu, cảng, …
Báo Cáo - Cập nhật các báo cáo liên quan (đối với những nguyên liệu phụ trách mua)
STT Vị trí Nội dung Nhiệm vụ Mô tả công việc
Nhiệm vụ khác
- Cập nhật đơn hàng, và phiếu nhập hàng hàng ngày lên hệ thống
- Phụ trách ISO cho P. Thu mua
- Cung cấp hồ sơ chứng từ nhập khẩu, theo yêu cầu của kế toán nếu có
- Các công việc phát sinh theo yêu cầu của TP. Thu Mua
3 Nhân viên Thu mua
Mua vật tư
- Văn phòng phẩm, đồ dùng trong văn phòng
- Làm thanh toán
- Làm báo cáo mua vật tư hàng tháng
Hợp Đồng
- Làm Hợp Đồng, PO mua nguyên liệu - Phối hợp với P. Pháp chế kiểm tra các điều khoản hợp đồng
- Trình ký và gửi nhà cung cấp
Thanh toán
- Nhận hóa đơn
- Chuẩn bị bộ hồ sơ, chứng từ thanh toán mua nguyên vật liệu hàng tuần
Nhiệm vụ khác
- Các công việc phát sinh theo yêu cầu của TP. Thu Mua
4 Nhân viên Thu mua
Mua vật tư
- Vật tư phụ tùng cho sản xuất
- Sữa chữa, bảo trì máy móc phòng Lab, và công ty
- Tất cả đề nghị mua, sửa chữa từ nhà máy - Làm thanh toán
- Làm báo cáo mua vật tư hàng tháng
Mua
Nguyên liệu
- Phụ trách mua 1 số nguyên liệu, được chỉ định từ TP. Thu Mua
- Tìm kiếm nhà cung cấp mới
- Tìm kiếm nguồn nguyên liệu mới theo yêu cầu từ TGĐ, R&D, hoặc nguồn nguyên liệu cho xuất khẩu qua Woosung Hàn Quốc Nhiệm vụ
khác
Điều chuyển 1 số công việc từ Giám sát & nhân viên thu mua
- Xuất Nhập Khẩu
- Làm Hợp đồng, Thanh toán mua nguyên liệu - Làm kế hoạch mua nguyên liệu, lên lịch giao hàng, …
(Nguồn nội bộ Woosung Việt Nam, năm 2021)
Phòng Thu mua thuộc khối vận hành, nhưng dưới sự quản lý trực tiếp của Tổng Giám Đốc, có vai trò đảm bảo cung ứng nguyên liệu đầu vào, và vật tư phụ tùng cho sản xuất và vận hành nhà máy.
Ngoài vai trò mua đúng chất lượng, đúng thời gian, đủ số lượng, phòng thu mua còn có vai trò rất quan trọng trong việc dự toán chi phí nguyên vật liệu đầu vào, và dự đoán xu hướng thị trường, khả năng cung ứng từ đó phòng công thức tính toán cơ cấu sử dụng nguyên vật liệu, nhằm tối ưu công thức, giá thành thức ăn hỗn hợp sản xuất có tính cạnh tranh, tăng doanh thu và biên độ lợi nhuận.
Chính vì vai trò quan trọng quyết định hiệu quả hoạt động của công ty, nên đội ngũ nhân sự phòng thu mua phải hiểu rõ vai trò của mình để có những chiến lược, quyết định thu mua hiệu quả nhất, bất cứ một sai soát nào cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp lên kết quả kinh doanh của công ty.
Đòi hỏi nhân sự phòng thu mua phải có kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn vững vàng, đặc biệt có kỹ năng giao tiếp thương lượng tốt.
Có một câu nói: “Chỉ có người mua lầm, chứ người bán không bao giờ lầm” để
nhắc nhở vai trò của người thu mua, phải luôn cảnh giác để tránh những rủi ro, sai
sót nhiều nhất có thể.
