Trong bối cảnh công việc HCVP, nhìn chung chúng ta có thể chia ra làm ba loại cấp bậc HCVP: cấp bậc nhân viên, cấp bậc thư ký và cấp bậc quản trị.
Việc phân loại chức vụ, chức danh những người làm công việc HCVP tùy thuộc vào các yếu tố sau đây:
- Tính phức tạp của công việc
- Mức trách nhiệm đối với công việc của mình - Mức độ giám sát theo yêu cầu
- Mức độ giao tiếp theo yêu cầu
- Mức độ trách nhiệm đối với công việc của người khác.
Bảng sau đây cho ta thấy bối cảnh chức vụ hành chính văn phòng một cách tổng quát
Chức vụ
Nhân viên Thư ký Cấp quản trị
Yêu cầu
Có nghiệp vụ chuyên môn, có kinh nghiệm trong nghề ở mức tối thiểu Có nghiệp vụ chuyên môn cao/trình độ học vấn và có kinh nghiệm trong nghề Có kỹ năng quản trị cộng với kinh nghiệm, trình độ học vấn chuyên ngành về công việc hành chính văn phòng
Chức vụ
- Nhân viên tiếp tân và nhân viên hành chính (nhân viên thư tín hoặc nhân viên lưu trữ hồ sơ) -Tốc ký viên
- Nhân viên đánh máy - Nhân viên điều hành xử lý thông tin
- Thư ký chuyên ngành luật, y khoa
- Thư ký tổng quát (thư ký cho cấp quản đốc, giám đốc hoặc tổng giám đốc…)
- Chuyên viên xử lý thông tin: Thư ký hành chính hoặc thư ký văn phòng - Trợ lý hành chính, trưởng phòng/ giám đốc hành chính - Trưởng phòng thông tin - Trưởng phòng hồ sơ - Trưởng phòng xử lý thông tin Bảng 2.6. Chức vụ hành chính văn phòng
24 Vice President of Operation
(Phó tổng giám đốc điều hành) Office Automation Manager (Giám đốc hệ thống tự động hoá HCVP)
Office Manager (Trưởng phòng hành chánh)
Executive Secretary
(Thư ký cho cấp quản trị cao và trung)
Junior Secretary (Thư ký cấp thấp)
Receptionist (Thư ký)
Office Cler (Nhân viên văn phòng)
Sơ đồ 2.2. Nấc thang các chức vụ hành chính văn phòng
a. Cấp bậc nhân viên văn phòng
Đây là cấp bậc thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ hành chính văn phòng nhưng không cần nhiều kinh nghiệm trong công tác. Họ là nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, nhân viên tiếp tân và nhân viên hành chính văn phòng tổng quát. Họ thực hiện các công việc thường lệ hằng ngày và được làm các quyết định theo các thủ tục đã được đề ra. Họ cũng là các nhân viên xử lý thông tin mức thấp và các nhân viên ghi tốc ký nhưng đôi khi họ cũng được cấp trên giao cho nhiệm vụ thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau. Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn.
b. Cấp bậc thư ký
Thư ký là người giúp việc cho các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau. Muốn trở thành thư ký, họ phải thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi phải có đầu óc phân tích tình huống, biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn và có đầu óc sáng tạo. Bởi vì trách nhiệm của một thư ký phức tạp hơn nhân viên hành chính văn phòng, do đó họ phải có thêm nhiều kinh nghiệm hơn.
Sau đây là danh sách tóm tắt các nhiệm vụ của một thư ký. Số lượng và loại hoạt động mà họ phải hoàn thành tùy theo họ là thư ký tổng hợp (Multifunctional secrectaries) hoặc thư ký chuyên ngành (Specialista).
25
Trách nhiệm của một thư ký 1. Trách nhiệm tổng quát
- Giúp chọn lựa các trang thiết bị hành chính văn phòng - Duy trì lịch các cuộc hẹn và lên lịch họp
- Tiếp khách
- Tổ chức, phân phối và trả lời văn thư đến. - Hoàn thành các nhiệm vụ do cấp trên yêu cầu
- Soạn thảo lịch trình các chuyến công tác và phối hợp các yêu cầu chuyến đi của cấp quản trị
- Nhân bản các tài liệu
2. Trách nhiệm quản trị hồ sơ
- Lên lịch thời gian thực hiện các dự án.
- Tổ chức và duy trì các hệ thống lưu trữ hồ sơ
3. Trách nhiệm điện thoại
- Trả lời và chuyển tiếp các cú điện thoại đến - Sắp xếp các cuộc điện thoại gọi ra ngoài - Đề xuất thiết bị và thủ tục mới
4. Trách nhiệm đánh máy và sao chép lại
- Soạn thảo thư từ, thông báo nội bộ và các bảng tường trình - Cách xén sửa chữa bản thảo
- Ghi chép lại thông tin từ bạn ghi tốc ký hoặc từ máy
- Đánh máy thông báo nội bộ, các bảng tường trình và các tài liệu khác từ các bản viết tay hoặc bản thảo khác.
Bảng 2.7. Danh sách trách nhiệm của thư ký
c. Cấp bậc quản trị
Nhà quản trị hành chính văn phòng
Nhà quản trị hành chính văn phòng là người điều khiển, giám sát công việc của người khác, đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong văn phòng.
Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng
Nhà quản trị hành chính văn phòng cần có những tiêu chuẩn sau:
Là một nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
-Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
-Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
26 -Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở
-Có tính gần gũi, biết hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
-Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn -Phong cách lịch sự
-Kiểm soát cảm xúc -Có óc sáng kiến -Tự tin
-Có óc phán đoán
-Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới
CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời câu hỏi sau
Câu 1. Hoạch định là gì? Hoạch định hành chính văn phòng là gì?
Câu 2. Sắp xếp thời gian hoàn tất các công việc sau đây cho giám đốc trong một ngày:
- Mua vé máy bay cho giám đốc đi công tác Sài Gòn ngày hôm sau
- Điện chia buồn với Tổng giám đốc Thành Đạt khi nghe tin vợ ông vừa qua đời - Mua quà cho giám đốc vào Sài Gòn tặng đối tác
- Ra thông báo nhắc các đơn vị trực thuộc chuẩn bị báo cáo kết quả sơ kết quý 2/2018
- Soạn thảo 1 thư đòi nợ khách hàng trình giám đốc ký trước khi đi công tác
Câu 3. Giả sử bạn đang làm việc tại một doanh nghiệp, hãy vẽ sơ đồ cơ cấu doanh nghiệp bạn đang làm việc?
Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời đúng nhất
Câu 1. Câu nào sau đây là ưu điểm của hình thức tổ chức công việc hành chính văn phòng tập trung một đầu mối?
A. Chuyên môn hóa công việc
B. Quan tâm đến tầm quan trọng của từng loại công việc
C. Dễ điều hành công việc, huy động nhân sự, kiểm tra, điều động, phân bổ trang thiết bị, phương tiện làm việc
D. Bảo mật công việc
Câu 2. Khi công việc hành chính văn phòng được tổ chức dưới hình thức tập trung theo chức năng thì:
A. Hoạt động hành chính văn phòng đặt tại các bộ phận chuyên môn dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chính văn phòng
27 B. Hoạt động của văn phòng đặt dưới sự điều hành của giám đốc
C. Hoạt động của văn phòng đặt dưới sự kiểm soát của cơ quan tổ chức cấp trên D. Hoạt động của văn phòng đặt dưới sự lãnh đạo của nhà quản trị
Câu 3. Cơ cấu tổ chức văn phòng là:
A. Tổ chức bảo vệ trật tự, an ninh của cơ quan doanh nghiệp B. Một phòng làm việc cụ thể cho lãnh đạo
C. Tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng được bố trí để đảm nhận các nhiệm vụ của công tác văn phòng
D. Hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa Câu 4. Kết quả của quá trình hoạch định hành chính là:
A. Bản mô tả công việc
B. Kế hoạch hành chính, chương trình công tác C. Các giải pháp chiến lược
D. Kết quả nghiên cứu thị trường
Câu 5. Vấn đề nào sau đây không phản ánh tầm quan trọng của công tác hoạch định?
A. Giảm tối thiểu hao phí lao động, thời gian, tiền bạc B. Tránh cho công việc khỏi bị trùng lắp
C. Làm tăng hoạt động và thời gian lao động vào việc hoạch định D. Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, định hướng cụ thể
Câu 6. Khi công việc hành chính văn phòng được tổ chức dưới hình thức tập trung theo chức năng thì:
A. Hoạt động hành chính văn phòng đặt tại các bộ phận chuyên môn dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chính văn phòng
B. Hoạt động của văn phòng đặt dưới sự điều hành của giám đốc
C. Hoạt động của văn phòng đặt dưới sự kiểm soát của cơ quan tổ chức cấp trên D. Hoạt động của văn phòng đặt dưới sự lãnh đạo của nhà quản trị
Câu 7. Vấn đề nào sau đây không phản ánh tầm quan trọng của công tác hoạch định?
A. Giảm tối thiểu hao phí lao động, thời gian, tiền bạc B. Tránh cho công việc khỏi bị trùng lắp
C. Làm tăng hoạt động và thời gian lao động vào việc hoạch định D. Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, định hướng cụ thể
Câu 8. Đặc điểm nào sau đây không phải là đặc điểm của kế hoạch hành chính? A. Thường rơi vào tầm ngắn hạn
28 B. Thường là kế hoạch dài hạn
C. Chi tiết và cụ thể đến từng con người, địa điểm, thời gian, công việc D. Xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa
Câu 9. Đặc điểm nào sau đây không phải là đặc điểm của kế hoạch hành chính? A. Thường rơi vào tầm ngắn hạn
B. Chi tiết và cụ thể đến từng con người, địa điểm, thời gian, công việc C. Là kế hoạch chung chung chỉ ra phương hướng hành động
D. Xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa
Câu 10. Đặc điểm nào sau đây không phải là đặc điểm của kế hoạch hành chính? A. Thường rơi vào tầm ngắn hạn
B. Chi tiết và cụ thể đến từng con người, địa điểm, thời gian, công việc C. Xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa
D. Xuất phát từ nhà quản trị cấp cao
BÀI TẬP ỨNG DỤNG
Bài 1: Giả sử Công ty chuẩn bị đại hội cổ đông thường niên. Bạn là một nhân viên
văn phòng được giao nhiệm vụ trong đội hậu cần. Hãy mô tả những nhiệm vụ cụ thể đội hậu cần sẽ làm trong thời gian sắp tới?
Bài 2: Nếu bạn được đề bạt làm Chánh văn phòng một doanh nghiệp tại thành phố
Hồ Chí Minh, bạn sẽ hình dung văn phòng này có nhân sự như thế nào, vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức đó?
Bài 3: Trong một buổi thảo luận về việc thuê mặt bằng và sơ đồ bố trí văn phòng
để mở rộng kinh doanh tại Thành phố Hồ Chí Minh của một công ty, có hai ý kiến trái chiều của Giám đốc và Phó Giám đốc như sau:
- Giám đốc cho rằng thuê mặt bằng tại Bình Dương cách Thành phố Hồ Chí Minh 30 km và Phó Giám đốc thì có quan điểm nên thuê tại trung tâm Thành phố Hồ Chí Minh vì có nhiều thuận tiện hơn.
Hãy phân tích những thuận lợi và khó khăn trong việc sử dụng các nguồn lực để kinh doanh tại Thành phố Hồ Chí Minh?
29
CHƯƠNG 3
ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Mục đích của chương:
Sau khi học xong chương này, người học cần nắm được:
- Khái niệm, vai trò của điều hành công việc hành chính văn phòng, các phương pháp điều hành công việc hành chính văn phòng.
- Các phương pháp kiểm tra công việc hành chính văn phòng, những nguyên tắc kiểm tra trong hành chính doanh nghiệp, quy trình kiểm tra trong hoạt động hành chính văn phòng, các công cụ kiểm tra trong hành chính doanh nghiệp.
3.1.Điều hành công việc hành chính văn phòng