Khái niệm
Báo cáo là văn bản phản ánh từng lĩnh vực hoạt động cụ thể của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp theo những chức năng nhiệm vụ được giao hay đánh giá kết quả hoạt động của một phong trào, một chiến dịch công tác, hoặc mô tả đầy đủ trung thực những sự việc vừa xảy ra. Từ đó đúc kết thành những bài học trong công tác quản lý, nêu lên những đề nghị bổ sung cho một chủ trương chính sách kế hoạch hay kiến nghị với cấp trên những giải pháp phù hợp với tình hình thực tế.
Những yêu cầu đối với báo cáo
- Trung thực và chính xác. Phải phản ánh trung thực sự việc hiện tượng một cách khách quan, trung thực đúng với bản chất của nó. Do đó, người viết phải có khả năng phân biệt hiện tượng và bản chất; phân biệt cái cục bộ tạm thời với cái toàn thể lâu dài, phải nghiên cứu những quan hệ phức tạp của vấn đề để đánh giá sự việc một cách chính xác.
- Đầy đủ và cụ thể: Không có nghĩa là liệt kê mọi sự việc, hiện tượng mà nêu lên hiện tượng, số liệu mang tính điển hình.
- Kịp thời: Mọi báo cáo đều nhằm mục đích cung cấp tư liệu cần thiết cho các cấp các ngành có thẩm quyền nắm vững tình hình, kịp thời đề ra chủ trương chính sách điều chỉnh các quan hệ xã hội, tạo sự hoạt động bình thường làm cơ sở cho việc ổn định và phát triển xã hội.
Phân loại báo cáo
Có nhiều căn cứ để phân loại báo cáo:
- Căn cứ vào thời gian và kỳ hạn báo cáo ta có:
+ Báo cáo định kỳ: là loại báo cáo được lập theo chu kỳ đều đặn
+ Báo cáo bất thường: là báo cáo được lập khi tình huống bất thường xảy ra
66 + Báo cáo theo mẫu định sẵn: là loại báo cáo trong các văn bản thống kê, hay báo cáo định kỳ nhằm theo dõi một hiện tượng sự việc trong hoạt động quản lý hoặc trong sản xuất kinh doanh. Mẫu báo cáo do người soạn thảo hay cơ quan đơn vị nhận báo cáo quy định. Người lập mẫu và người thực hiện báo cáo lưu ý các vấn đề sau:
+ Báo cáo không theo mẫu định sẵn: là báo cáo mô tả sự việc hiện tượng. Loại báo cáo này có nội dung phong phú đa dạng nên không thể có mẫu thống nhất.
- Căn cứ vào nội dung báo cáo:
+ Báo cáo công tác: bao gồm báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết
Báo cáo sơ kết: là báo cáo về công việc còn đang tiếp diễn nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm để bổ sung cho công việc sắp tới.
Báo cáo tổng kết: Là loại báo cáo công việc đó hoàn thành.
+ Báo cáo chung: Là báo cáo đề cập khái quát đến mọi mặt mọi vấn đề liên quan chi phối toàn bộ hoạt động của đơn vị trong suốt thời gian hay trong một chiến dịch công tác cụ thể nào đó.
+ Báo cáo chuyên đề: Khác với báo cáo chung, báo cáo chuyên đề đi sâu vào một vấn đề nào đó, thậm chí là một phần trong cùng một vấn đề thường có tác dụng chi phối đến nhiều vấn đề khác.
+ Báo cáo thực tế: Là báo cáo mô tả tình hình thực tế để minh hoạ hay chứng minh cho một nhận định, một kết luận hay làm cơ sở cho một giải pháp về một vấn đề cụ thể nào đó. Ngoài báo cáo thực tế cũng có thể là một bản tường trình kết quả, thu nhận được sau một chuyến công tác xâm nhập thực tế.
Bố cục báo cáo
PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI CHÚ
MỞ ĐẦU
Quốc hiệu, Cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành văn bản, Số và ký hiệu văn bản; Ngày, tháng và địa điểm soạn thảo văn bản.
1, 2, 3, 4
Tên loại và trích yếu nội dung báo cáo 5a
NỘI DUNG Nội dung chính của báo cáo 6
PHẦN KẾT
Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền ban hành
7a, 7b, 7c
Dấu của cơ quan 8
Nơi nhận và lưu 9b
Ký hiệu người đánh máy và số bản ban hành 13
Bảng 4.3. Bố cục của báo cáo Sơ đồ bố trí thành phần thể thức của báo cáo trên giấy
67 Sơ đồ 4.4. Bố trí các thành phần thể thức của báo cáo (trên giấy A4)
f. Cách thức soạn thảo nội dung báo cáo
Để viết một bản báo cáo phải tuân theo quy trình soạn thảo đã nêu ở trên, về nội dung phải xác định được mục đích, yêu cầu của bản báo cáo: thường kỳ hay bất thường, báo cáo sơ kết, tổng kết hay chuyên đề để có cách viết cho phù hợp vế bố cục và nội dung. Ngoài các phần như tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo,... phần nội dung của báo cáo thường gồm:
- Phần đặt vấn đề: Có thể nêu ra nhiệm vụ chức năng của cơquan đơn vị. Đồng
thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các nhiệm vụ đó.
- Phần giải quyết vấn đề: Đánh giá tình hình hoặc môtả sự việc hiện tượng xảy
ra. Trong phần này, người viết báo cáo phải có số liệu, tình hình để mô tả sự vật, hiện tượng; kiểm điểmđánh giá những công việc chủ yếu theo từng nội dung công việcvề
68 những việc đã làm và chưa làm được, đánh giá ưu khuyếtđiểm và tìm ra nguyên nhân khách quan, chủ quan của kết quả và những tồn tại.
- Phần kết thúc vấn đề: Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục
giải quyết, các biện pháp tổ chức thực hiện, kiến nghị với cấp trên về các vấn đề có liên quan.
g. Mẫu báo cáo
Mẫu báo cáo lên đơn vị cấp trên
TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:…
Địa danh, ngày…tháng…năm…
BÁO CÁO
Về việc:………..
Kính gửi:………..
- Đặc điểm tình hình chính, lý do báo cáo - Nêu nội dung báo cáo
- Nêu những thuận lợi, khó khăn - Nêu những kiến nghị, đề xuất Trân trọng báo cáo.
Nơi nhận: TRƯỞNG ĐƠN VỊ BÁO CÁO
- ……; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT. Nguyễn Văn A
Báo cáo tổng kết công tác năm của một cơ quan, đơn vị
TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:…
Địa danh, ngày…tháng…năm…
BÁO CÁO
Về việc tổng kết công tác năm….
69 - Nêu những nhiệm vụ, kế hoạch chính được đề ra phải thực hiện trong năm trên cơ sở nhiệm vụ, chức năng của cơ quan, đơn vị.
- Nêu khó khăn, thuận lợi trong việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ trong năm.
II. Nội dung
- Kiểm điểm những công việc đã làm được - Nêu những nhiệm vụ chưa thực hiện được
- Đánh ra kết quả những công việc đã làm được, chưa làm được, những bài học kinh nghiệm, nêu các điển hình tiên tiến
III. Phương hướng, nhiệm vụ của năm sau
- Xác định rõ mục tiêu cần đạt được
- Những nhiệm vụ cụ thể để đạt được những mục tiêu đã đề ra - Các biện pháp cần được áp dụng để thực hiện các nhiệm vụ
IV. Kiến nghị lên cấp trên
Nhằm tạo điều kiện hỗ trợ cho việc thực hiện phương hướng, nhiệm vụ của năm sau như: - Đề nghị về tổ chức, nhân sự - Đề nghị về cơ chế, chính sách - Đề nghị cơ sở vật chất…. V. Kết luận Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - ……; (Chữ ký, dấu) - ……;
- Lưu VT. Nguyễn Văn A