a.Khái niệm
Thông báo là một loại văn bản để thông tin về hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức hội hoặc để truyền đạt nội dung của một mệnh lệnh, một kết quả hoạt động, một văn bản pháp quy quan trọng,...
b.Phân loại thông báo
- Thông báo truyền đạt một chủ trương, chính sách, một quyết định, một chỉ thị. - Thông báo về kết quả của hội nghị, cuộc họp
- Thông báo về một nhiệm vụ được giao
- Thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý.
c. Bố cục của thông báo
PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI
CHÚ
MỞ ĐẦU
Quốc hiệu, Cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành văn bản, Số và ký hiệu văn bản; Ngày, tháng và địa điểm soạn thảo văn bản.
1, 2, 3, 4
Tên loại và trích yếu nội dung thông báo 5a
NỘI
DUNG Nội dung chính của thông báo 6
PHẦN KẾT
Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền ban hành
7a, 7b, 7c
Dấu của cơ quan 8
Nơi nhận và lưu 9b
Ký hiệu người đánh máy và số bản BH 13
Bảng 4.2. Bố cục của thông báo
61 Sơ đồ 4.3: Bố trí các thành phần thể thức của thông báo (trên giấy A4)
e. Cách thức soạn thảo nội dung thông báo
- Phần đặt vấn đề: Thông báo không cần viện dẫn lý do mà giới thiệu trực tiếp
nội dung cần thông báo và thông báo không cần ghi rõ tên cơ quan, cá nhân tiếp nhận văn bản ở phần đầu như đối với Công văn..
- Phần giải quyết vấn đề:
- Thông báo truyền đạt một chủ trương, chính sách, một quyết định, một chỉ thị, nội dung gồm:
62 + Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt.
+ Tóm tắt nội dung cơ bản của chủ trương chính sách. + Yêu cầụ quán triệt, triển khai, thực hiện.
- Thông báo về kết quả của hội nghị, cuộc họp + Nêu ngày giờ họp, thành phần dự, ai chủ trì. + Tóm tắt nội dung họp.
+ Tóm tắt nghị qụyết, quyết định của hội nghị. - Thông báo về một nhiệm vụ được giao:
+ Ghi ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ được giao. + Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ.
+ Các biện pháp cần áp dụng để triển khai thực hiện. - Thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý.
+ Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý. + Lý do tiến hành.
+ Thời gian tiến hành hoạt động.
- Phần kết thúc vấn đề: Nhắc lại nội dung chính, ý chính trọng tâm cần nhấn
mạnh, lưu ý người đọc. Trong thông báo cần viết ngắn gọn, đầy đủ thông tin, lời văn rõ ràng, dễ hiểu, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như các công văn. Nếu thông báo dài có thể chia thành các mục, các phần có tiêu đề để người đọc dễ nắm bắt vấn đề.
f. Mẫu thông báo
Mẫu trình bày:
TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:…/TB-… Địa danh, ngày…tháng…năm…
THÔNG BÁO
Về việc ………
Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ
- ……; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT.
Nguyễn Văn A