a. Khái niệm
Theo Nghị định số 99/2016/NĐ - CP ngày 01/07/2016, quy định quản lý và sử dụng con dấu: “Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.”
Theo điều 1, Nghị định số 58/2001/NĐ_CP, ngày 28/8/2001 CP quy định quản lý và sử dụng con dấu: con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức.
b. Hệ thống con dấu ở Việt Nam
Theo Nghị định số 99/2016/NĐ - CP ngày 01/07/2016, con dấu bao gồm: con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.
- Con dấu có hình Quốc huy là con dấu trên bề mặt có hình Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Con dấu có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt có hình ảnh tượng trưng của cơ quan, tổ chức đó được pháp luật công nhận hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Con dấu không có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt không có hình Quốc huy hoặc không có hình ảnh tượng trưng.
100 - Dấu ướt là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin, hình thức, kích thước theo quy định, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
- Dấu nổi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
- Dấu thu nhỏ là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước nhỏ hơn.
- Dấu xi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu xi để đóng niêm phong sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Nội dung con dấu phải thể hiện được các thông tin: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp.
Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
c. Con dấu sử dụng trong các trường hợp đặc biệt
Con dấu các độ mật
- Con dấu “Mật”
Hình chữ nhật, kích thước 20mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “MẬT” in hoa, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
- Con dấu “Tối mật”
Hình chữ nhật, kích thước 30mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “TỐI MẬT” in hoa, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
- Con dấu “Tuyệt mật”
Hình chữ nhật, kích thước 40mm × 8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ “TUYỆT MẬT” in hoa, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
- Con dấu thu hồi tài liệu bí mật Nhà nước
Hình chữ nhật, kích thước 80mm × 15mm, có đường viền xung quanh, bên trong có hai hàng chữ, hàng trên là hàng chữ in hoa nét đậm “TÀI LIỆU THU HỒI”, hàng dưới là chữ “Thời hạn” in thường ở đầu hàng và các dấu chấm cho đến hết, chữ ở các hàng cách đều đường viền 2mm.
Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật Nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệu mật chỉ được phát ra trong một thời gian nhất định, người sử dụng chỉ được sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu. Khi đóng dấu “Tào liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.
MẬT
TỐI MẬT
TUYỆT MẬT
TÀI LIỆU THU HỒI
101 - Con dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”
Hình chữ nhật, kích thước 100mm × 10mm, có đường viền xung quanh, bên trong là hàng chữ “Chỉ người có tên mới được bóc bì” in thường, nét đậm, cách đều đường viền 2mm.
Dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” sử dụng trong trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ tuyệt mật mà chỉ người nhận mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngoài bì ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì.
Con dấu các độ khẩn
- 30mm × 8mm “KHẨN”
- 40mm × 8mm “THƯỢNG KHẨN”
- 20mm × 8mm “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ”
Chữ in hoa, Times New Roman, cỡ chữ 13/14, kiểu chữ đứng, in đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đứng.
Dấu đóng vào ô số 10b. Mực đóng màu đỏ tươi.
d. Nguyên tắc đóng dấu
- Chỉ đóng lên văn bản, giấy tờ khi đã có chữ kí của cấp có thẩm quyền (không đóng dấu lên giấy trắng, giấy khống chỉ/ văn bản, giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung).
- Đóng rõ ràng, ngay ngắn lên từ 1/3 đến 1/4 chữ kí về phía bên trái. Đóng dấu ngược, mờ phải hủy văn bản và làm lại văn bản khác.
- Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào văn bản (thường chỉ cán bộ biên chế chính thức mới được phép giữ và sử dụng con dấu).
- Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào văn bản do cơ quan xây dựng và ban hành. - Đối với cơ quan Nhà nước, không đóng dấu vào ngoài giờ hành chính. Trường hợp đặc biệt do thủ tướng cơ quan cho phép.
5.3.2. Quản lý và sử dụng con dấu
a. Quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu rất quan trọng. Nghị định số 99/2016/NĐ - CP ngày 01/07/2016 quy định chung như sau:
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và công dân phải được quản lý thống nhất theo các quy định của Nghị định trên.
102 Quy định quản lý và sử dụng con dấu đối với việc quản lý và sử dụng con dấu tại doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp và luật đầu thì tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 có qui định: việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo qui định của Điều lệ công ty.
b. Bảo quản con dấu
- Dấu phải được bảo quản tại trụ sở cơ quan và được quản lý chặt chẽ.
- Dấu phải được bảo quản trong tủ sắt có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc.
- Dấu chỉ do một người chịu trách nhiệm giữ. Nếu khi vắng phải bàn giao cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.
- Không sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu.
- Dấu bị mòn, méo hư hỏng phải xin phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ.
- Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, sử dụng dấu để hoạt động phi pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.
- Khi bị mất dầu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất, đồng thời báo cho cơ quan cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm, thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời các câu hỏi sau
Câu 1. Trình bày khái niệm, vai trò của công tác văn thư? Câu 2. Trình bày yêu cầu đối với công tác văn thư? Câu 3. Trình bày nhiệm vụ của văn thư cơ quan?
Câu 4. Trình bày các quy trình giải quyết công tác văn thư văn bản đến? Câu 5. Trình bày các quy trình giải quyết công tác văn thư văn bản đi? Câu 6. Trình bày khái niệm con dấu?
Câu 7. Trình bày nội dung quy định quản lý con dấu trong doanh nghiệp.
Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời đúng nhất
Câu 1: Nhiệm vụ của bộ phận văn thư: A. Quản lý,điều hành công tác tiếp nhận.
B. Xử lý bảo quản văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức. C. Chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức.
D. Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản văn bản trong và ngoài cơ quan tổ chức, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan tổ chức
Câu 2: Đâu là nguyên tắc quản lý văn bản đến:
103 B. Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký phát hành, hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là 02 ngày làm việc tiếp theo
C. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải chuyển trực tiếp cho lãnh đạo D. Ban văn thư có quyền bóc và xử lý các văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật Câu 3: Đối với văn bản được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cần:
A. Chuyển tiếp cho lãnh đạo
B. Chuyển tiếp cho người có trách nhiệm
C. Kiểm tra văn bản và số lượng trang của mỗi văn bản
D. Không tiếp nhận văn bản chuyển qua máy fax hoặc qua mạng
Câu 4: Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, và các văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó, hoặc văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì:
A. Giữ lại bì và lưu sổ
B. Giữ lại bì và đính kèm với văn bản C. Lưu sổ
D. Báo cáo với lãnh đạo
Câu 5: Đâu không phải là con dấu được quy định trong hệ thống con dấu ở Việt Nam?
A. Dấu nổi B. Dấu giáp lai C. Dấu chìm
D. Dấu chỉ mức độ khẩn
Câu 6. Đâu không phải là yêu cầu của công tác văn thư: A. Nhanh chóng
B. Chính xác C. Hiện đại D. Cẩn thận
Câu 7. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải:
A. Chỉ có người có trách nhiệm mới được bóc và xử lý
B. Đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được cho lãnh đạo C. Xử lý như các loại văn bản thường
D. Không có đáp án nào đúng
Câu 8. Trong quản lý văn bản đến, khi tiếp nhân văn bản được chuyển đến vào ngoài giờ làm việc, văn thư cần phải:
104 A. Không tiếp nhận văn bản ngoài giờ làm việc
B. Kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) C. Ghi vào sổ tiếp nhận văn bản
D. Không có đáp án nào đúng
Câu 9. Đối với văn bản được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cần:
A. Chuyển tiếp cho lãnh đạo
B. Chuyển tiếp cho người có trách nhiệm
C. Kiểm tra văn bản và số lượng trang của mỗi văn bản
D. Không tiếp nhận văn bản chuyển qua máy fax hoặc qua mạng Câu 10. Cán bộ văn thư được bóc bì văn bản nào:
A. Tất cả các loại văn bản
B. Tất cả các loại văn bản trừ văn bản có đóng dấu các độ mật C. Tất cả các loại văn bản trừ văn bản có đóng dấu các độ khẩn D. B và C đúng
BÀI TẬP ỨNG DỤNG Bài 1:
Sáng nay, Công ty X nhận được
1. Thông báo số 12/TB-KCN đề ngày…/…/… của Ban quản lý khu công nghiệp về việc cắt điện toàn bộ khu công nghiệp vào ngày…../…./….để bảo dưỡng đường dây điện của khu vực.
2. Văn bản số 108/TB-SCT đề ngày…/…/…của Sở công thương Thành phố Hà Nội gửi cho Công ty thông báo về việc bà Nguyễn Thị A, Phó bí thư trường trực Đảng ủy Sở công thương Thành phố Hà Nội sẽ giữ chức Giám đốc Sở theo quyết định số 588/QĐ- UBND ngày…/…/…
Giả định bạn là nhân viên văn thư của công ty, hãy
1. Điền đầy đủ thông tin vào con dấu ĐẾN được đóng trên văn bản 2. Thiết kế “Sổ văn bản đến” và đăng kí nội dung vào sổ này.
Biết rằng trước ngày nhận các văn bản trên, số thứ tự văn bản đến cuối cùng trong ngày được ghi trong sổ là 20.
Bài 2:
Công ty X được Sở Kế hoạch – Đầu tư tỉnh A cấp Giấy chứng nhận Đăng kí kinh doanh số 123456789 vào ngày…/…/…. Sáng nay, sau cuộc họp Ban lãnh đạo, Giám đốc Công ty kết luận một số yêu cầu cần thực hiện sau:
Soạn thảo công văn đề nghị Công ty Y thanh toán số tiền nợ quá hạn trên hợp đồng xây dựng số …../HĐ-XD ký ngày…/…/…
105 Thông báo nội bộ các phòng ban về việc phát hành cổ phiếu đợt 2 trong năm 20xx. Anh chị hãy:
1. Thiết kế “Sổ đăng ký văn bản đi” và đăng kí nội dung vào sổ này. Biết rằng hết ngày trước đó, số thứ tự văn bản trong sổ là số 20)
2. Trình bày các bước xử lý trong tiến trình xử lý nội dung 2 văn bản này? Người ký văn bản là Giám đốc Công ty Trần Văn B.
106
CHƯƠNG 6
TỔ CHỨC HỘI HỌP, CÔNG TÁC Mục đích của chương
Sau khi học xong chương này, người học cần nắm được: - Các khái niệm: hội họp, chuyến công tác.
- Vai trò của tổ chức hội họp trong tổ chức - Phân loại hội họp theo các tiêu thức khác nhau
- Các bước trong quy trình tổ chức hội họp từ đó thiết lập quy trình tổ chức hội họp cho từng tổ chức riêng biệt.
- Các công việc cần thực hiện khi tổ chức chuyến công tác.