Khách đến văn phòng cơ quan có hai loại chính: khách ngoài cơ quan và khách nội bộ cơ quan.
- Khách ngoài cơ quan, bao gồm: khách hàng, khách đến liên hệ công tác, khách tham quan,…
- Khách nội bộ, bao gồm: các cán bộ, nhân viên trong các đơn vị của cơ quan đến liên hệ công tác hoặc lên gặp thủ trưởng vì việc riêng, thủ trưởng của các đơn vị trực thuộc,…
Thư ký phải phân biệt các loại khách để có thể ứng xử thích hợp
Đối với khách nội bộ cơ quan có thể tiếp xúc và giải quyết bằng nhiều cách khác nhau. Có cơ quan thủ trưởng có thể tiếp cán bộ nhân viên bất cứ lúc nào họ đến. Cách này rất bất tiện cho thủ trưởng cơ quan vì họ luôn bị gián đoạn công việc, không thể tập trung vào công việc quan trọng.
Ở một số cơ quan khác qui định thủ trưởng giành một số thời gian nhất định trong tuần để tiếp các cán bộ nhân viên. Ngoài thời gian đó ra khách không được vào văn phòng (trừ trường hợp đặc biệt). Song nhìn chung cách thức tốt nhất trong tiếp khách nội bộ là nên phân thành 3 loại khách và có các ứng xử riêng như sau:
+ Đối với cán bộ thân cận, thì có thể gặp thủ trưởng bất kỳ lúc nào.
+ Đối với cán bộ nhân viên muốn gặp thủ trưởng: phải đăng ký qua thư ký để thư ký sắp xếp, bố trí.
+ Đối với người lao động cần tổ chức các cuộc tiếp xúc vào thời gian nhất định, có thể cụ thể vào một ngày nào đó trong tuần hoặc trong tháng.
Tuy nhiên trong cả 3 trường hợp trên cần phải chú ý đến các trường hợp ngoại lệ, nhiều trường hợp quan trọng khẩn cấp không thể đợi đến ngày giờ, đến hẹn mới giải quyết.
Đối với khách ngoài cơ quan công việc đón tiếp khách sẽ được trình bày chi tiết ở mục sau đây.