Văn bản quản lý nhà nước có năm chức năng chính, trong đó chức năng pháp lý và quản lý là đặc trưng nhất.
- Chức năng pháp lý
+ Bất kỳ văn bản nào ra đời cũng dựa trên cơ sở các quy phạm pháp luật để áp dụng vào thực tế đời sống xã hội nhằm điều chỉnh những quan hệ đang tồn tại hoặc mới phát sinh. Do vậy, văn bản là công cụ thể hiện sự chi phối mang tính quyền lực Nhà nước trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính.
38
+ Đây là căn cứ pháp lý thể hiện sự ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tham gia quan hệ xã hội khi tiến hành thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.
- Chức năng quản lý
+ Tất cả các bước trong quy trình quản lý từ khi ra quyết định đến tổ chức thực hiện, kiểm tra và giám sát đều cần đến văn bản.
+ Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở chỗ Hợp thức hoá các hoạt động của cơ quan trên cơ sở ban hành những văn bản một cách kịp thời nhằm chấn chỉnh và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau khi đã có đầy đủ thông tin về tình hình thực tế.
- Chức năng thông tin
+ Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua 3 nội dung sau: thu thập thông tin, ghi lại và truyền đạt thông tin cần thiết, kiểm tra & đánh giá độ chính xác của thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành và giao dịch của các cơ quan.
+ Đây là chức năng tổng quát và quan trọng nhất của văn bản nói chung. Ngày nay, có rất nhiều phương tiện hiện đại giúp cho việc truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng nhưng vẫn phải có văn bản kèm theo để làm chứng cứ gốc như chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu cơ quan…
- Chức năng văn hoá
+ Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người nên thể hiện đặc trưng của nếp sống văn hoá từng địa phương và ghi chép lại nét văn hoá ấy qua các giai đoạn lịch sử khác nhau.
+ Văn bản nhằm mục đích truyền đạt thông tin và thuyết phục mọi người chấp hành các quy tắc xử sự chung của xã hội nên mang tính văn hoá rõ nét.
- Chức năng xã hội
Văn bản ra đời thể hiện nhu cầu bức bách của xã hội để giải quyết một vấn đề nào đó trong từng thời điểm và phạm vi cụ thể.
- Ngoài ra còn có chức năng giao tiếp, chức năng thống kê…