Về nguyên tắc, trong thời gian lãnh đạo đi công tác thì bộ phận văn phòng vẫn tiến hành mọi công việc để đảm bảo cho công việc của cơ quan diễn ra bình thường. Trong trường hợp thư kí không đi công tác với thủ trưởng thì thư kí sẽ đảm nhận giải quyết các công việc như sau:
a. Trách nhiệm của thư kí trước khi thủ trưởng đi công tác
- Thư kí thực hiện công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi.
- Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm (thường là cấp phó). Nắm vững nội dung công việc của thủ trưởng giao lại cho cấp phó.
- Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư kí giải quyết và mức độ thẩm quyền giải quyết.
b. Trách nhiệm của thư kí trong khi thủ trưởng đi công tác
- Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ được thủ trưởng phân công. - Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa.
- Đối với công tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn, hồ sơ những việc cần làm, hồ sơ để thông báo. Sau đó chuyển các văn bản trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý hoặc chính thư ký là người giải quyết. Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm tắt thư tín và sổ nhật kí các hoạt động cần lưu ý.
SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN ... VẮNG MẶT
Ngày, tháng Nguồn/ mô tả
Hoạt động đã được thực hiện / Người giải quyết Hoạt động cần được thực hiện / Ngày hết hạn Ghi chú : mô tả cụ thể thư tín, điện thoại, bản tường trình hoặc cuộc thăm viếng
119
CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Ý
Ngày, tháng Mô tả
Bảng 6.3. Mẫu nhật kí các hoạt động hành chính cần lưu ý
c. Trách nhiệm của thư kí khi thủ trưởng trở về
Sau mỗi chuyến đi công tác, nhất là các chuyến công tác dài ngày, bộ phận văn phòng phải tiến hành một số công việc chủ yếu sau đây
- Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong đơn vị, tổ chức. - Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng. - Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật kí các hoạt động hành chính. - Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán
- Soạn thảo các thư cảm ơn những người đã tiếp xúc và gặp gỡ trong chuyến đi. - Lưu trữ các tài liệu hồ sơ trong chuyến đi.
CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời các câu hỏi sau
Câu 1. Trình bày khái niệm và vai trò của hội họp? Câu 2. Trình bày các tiêu thức phân loại cuộc họp?
Câu 3. Trình bày cách cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, nêu ưu nhược điểm của từng cách sắp xếp.
Câu 4. Trình bày các bước khi tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không theo nghi thức?
Câu 5. Trình bày các bước khi tổ chức các cuộc họp theo nghi thức? Câu 6. Trình bày khái niệm và cách phân loại các chuyến công tác? Câu 7. Trình bày các bước hoạch định tổ chức chuyến công tác.
Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời đúng nhất
Câu 1: Trong doanh nghiệp, mục đích của hội họp là?
A. Giúp các thành viên trong doanh nghiệp gặp gỡ và giao lưu với nhau B. Tạo sự thống nhất để lấy ý kiến chung về một vấn đề trong doanh nghiệp C. Là nơi mà các cá nhân có thể trình bày quan điểm riêng của mình về một vấn đề trong doanh nghiệp
D. Là phương pháp tốt nhất để lấy tư tưởng của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận vấn đề chung, tham gia quá trình ra quyết định.
120 A.Hội họp bàn ra quyết định
B.Hội họp mà quyết định ban hành cần được phổ biến, tổ chức thực hiện, quán triệt tư tưởng, quan điểm, chủ trương, chính sách, giải pháp đã trình bày trong quyết định đến các đối tượng
C.Dựa trên cơ sở đã có sự theo dõi kiểm tra việc thực hiện các quyết định của cán bộ, bộ phận có thẩm quyền.
D.Không đáp án nào đúng
Câu 3: Trong cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, bàn hình tròn có đặc điểm không thuận tiện là :
A.Giới hạn số người đối với kích thước của loại bàn này B.Tạo khoảng cách giữa chủ tọa và số người tham dự
C. Chỗ ngồi đối diện nhau gây cảm giác căng thẳng cho người tham dự D.Khó chọn vị trí cho người chủ tọa
Câu 4: Trong các cuộc họp nội bộ thông thường, không nghi thức. Người chịu trách nhiệm thông báo thời gian, địa điểm, nội dung họp… là :
A. Thư ký B. Văn thư C. Kế toán
D. Nhân viên tạp vụ
Câu 5: Công việc nào được tiến hành đầu tiên trong cuộc họp có nghi thức A. Giới thiệu khách mời tham dự
B. Giới thiệu đoàn chủ tịch C. Chào cờ
D. Tuyên bố lý do tiến hành hội họp
Câu 6. Trong cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, loại bàn hình chữ nhật hội tụ có điểm thuận tiện là:
A. Thân mật, nhiệt tình đối với mọi người B. Tạo vị trí của người chủ tọa
C.Cân bằng trạng thái của các thành viên D. Khuyến khích cuộc thảo luận
Câu 7. Trong cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, loại bàn hình chữ nhật hội tụ có điểm thuận tiện là:
A. Thân mật, nhiệt tình đối với mọi người
B. Cho phép ngồi được nhiều người hơn bàn chữ nhật. C.Cân bằng trạng thái của các thành viên
121 Câu 8. Khi có cuộc họp nội bộ thông thường, thư ký không cần thiết làm công việc
A. Đăng ký phòng họp
B. Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn
C. Thông báo cho mọi người biết lịch trình cuộc họp và tài liệu cần chuẩn bị D. Chuẩn bị sẵn tài liệu cho từng người
Câu 9: Trong cuộc họp nội bộ thông thường, việc ghi biên bản là A. Cần thiết phải ghi lại bằng văn bản
B. Không cần thiết
C. Chuẩn bị thiết bị thu âm nên không cần ghi lại
D. Tùy vào tính chất cuộc họp mà có cần ghi lại hay không
Câu 10: Công việc nào được tiến hành đầu tiên trong cuộc họp có nghi thức A. Giới thiệu khách mời tham dự
B. Giới thiệu đoàn chủ tịch C. Chào cờ
D. Tuyên bố lý do tiến hành hội nghị
BÀI TẬP ỨNG DỤNG Bài 1:
Công ty TNHH Phúc An có trụ sở tại Hà Nội, chuyên kinh doanh các loại hàng tiêu dùng. Giám đốc Công ty cần đi công tác tại TP Hồ Chí Minh từ ngày 15/06/2019 đến 18/06/2019 để gặp đối tác quan trọng và ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Chuyến đi gồm : Giám đốc, Trưởng phòng kinh doanh và Trợ lý Giám đốc. Với tư cách là Trợ lý Giám đốc, Anh (Chị) hãy viết một bản kế hoạch để chuẩn bị cho chuyến công tác này? (Anh (Chị) có thể đưa ra các giả định phù hợp.)
Bài 2:
Giả sử bạn là Thư ký phòng kinh doanh của Công ty X, vào thứ 6 của tuần hiện tại. bạn nhận được thông tin công tác của tuần sau gồm:
1. Sáng thứ 2: Phòng kinh doanh tổ chức họp giao ban toàn thể nhân viên trong phòng kinh doanh, sau đó trưởng phòng kinh doanh có cuộc hợp quan trọng với ban giám đốc lúc 10h.
2. Sáng thứ 3: Nhóm bán hàng B trong phòng kinh doanh triển khai kế hoạch bán hàng cho tháng X/20xx.
3. Sáng thứ 4: Trưởng phòng, phó phòng và các trưởng giám sát bán hàng họp bàn kế hoạch tổ chức hội họp tri ân khách hàng hàng năm.
4. Sáng thứ 5: Trưởng phòng gặp đối tác quan trọng.
5. Sáng thứ 6: Phòng kinh doanh họp bàn kế hoạch bán hàng khi nhận được đơn hàng lớn từ đối tác.
122 Yêu cầu: Anh (chị) hãy sắp xếp kế hoạch công tác trong tuần và viết một bản kế hoạch chuẩn bị cho các cuộc họp diễn ra. Anh (chị) có thể đưa ra các giả định phù hợp.
Bài 3:
Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Khải Hoàn do Ông Hoàn làm Tổng giám đốc có kế hoạch xem xét và điều chỉnh lại chính sách đãi ngộ và chế độ lương thưởng hàng năm cho nhân viên trong Công ty nhằm mục đích giữ chân nhân viên giỏi, thu hút thêm nhân tài, tối ưu hóa việc quản lý nhân sự trong giai đoạn công ty mở rộng sản xuất kinh doanh sang thị trường nước ngoài. Ông Hoàn đã giao cho Giám đốc nhân sự chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai kế hoạch này. Hơn 1 tháng qua, Giám đốc nhân sự đã tiến hành thăm dò ý kiến của nhân viên trong công ty, tham khảo các công ty trong cùng lĩnh vực về chính sách và chế độ lương thưởng, đồng thời cũng rà soát lại những điểm còn bất hợp lý trong hệ thống lương thưởng của Công ty.
Trên cơ sở phân tích về số liệu và thông tin có được, Giám đốc Nhân sự đã dưa ra một đề xuất khá táo bạo về cách tính lương thưởng mới. Ông Hoàn nhận thấy đề xuất này tuy còn một vài hạn chế nhưng mang lại nhiều lợi ích cho Công ty bởi lẽ nó chỉ ra phương thức tính mới có thể sử dụng hiệu quả quỹ lương đồng thời cũng gián tiếp tạo ra sự gắn bó của nhân viên với Công ty. Theo như đề xuất này, cũng có những thay đổi lớn trong thu nhập hàng năm của rất nhiều người lâu nay vốn hưởng lợi từ những nhược điểm trong cách tính lương thưởng hiện tại. Ông Hoàn đã hình dung ra được những phản ứng của họ.
Trước khi hoàn thành và thực thi đề xuất, ông Hoàn quyết định triệu tập một cuộc họp với những Giám đốc chức năng( hoặc trưởng phòng) trong Công ty để thăm dò phản ứng đồng thời tham khảo ý kiến của họ. Cuộc họp được ấn định vào thứ sáu tuần sau, vì đây là đề tài khá nhạy cảm nên đích thân ông Hoàn và Giám đốc nhân sự bắt tay vào chuẩn bị cuộc họp này.
Câu hỏi:
1. Theo bạn ai nên làm chủ tọa cuộc họp này? Vì sao?
2. Chủ tọa của cuộc họp nên chuẩn bị những gì trước cuộc họp? Những người được mời dự họp cần phải được cung cấp những thông tin và những lưu ý gì để tham gia vào cuộc họp một cách hiệu quả?
123
CHƯƠNG 7
CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Mục đích của chương:
Sau khi học xong chương này, người học cần nắm được: - Khái niệm, vai trò của công tác lưu trữ
- Các nguyên tắc lưu trữ tài liệu - Các nghiệp vụ lưu trữ
- Qui trình hủy bỏ tài liệu lữu trữ