Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:
(1) Quốc hiệu và tiêu ngữ;
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (3) Số và ký hiệu của văn bản
(4) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản (5) Tên loại văn bản và trích yếu ban hành văn bản (6) Nội dung của văn bản
(7) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (8) Dấu của cơ quan, tổ chức
(9) Nơi nhận
(10) Dấu chỉ mức độ mật, độ khẩn (nếu có) (11) Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành (12) Chỉ dẫn về dự thảo
(13) Tên viết tắt người đánh máy và số lượng văn bản đánh máy hoặc sao chụp (14) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ e-mail; địa chỉ website, số điện thoại, số telex, số fax.
46 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
Sơ đồ 4.1: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản 20-25 mm 30-35 mm 15 -20 mm 2 3 5b 10a 10b 1 4 5a 9a 1 2 11 6 14 7a 7b 7c 8 9b 1 3 20-25 mm 8 8 8
47
1.Quốc hiệu
Khái niệm: Là tên nước và chế độ chính trị của quốc gia. Quốc hiệu là thành phần tiêu biểu nhắc nhở mọi người xem việc tôn trọng chính thể quốc gia, trung thành với chế độ chính trị của tổ quốc là quyền lợi và nghĩa vụ thiêng liêng của mỗi công dân.
Kỹ thuật trình bày: Quốc hiệu gồm 2 dòng chữ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
+ Dòng trên: chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng và đậm
+ Dòng dưới: Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline)
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Khái niệm: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Phía dưới có đường kẻ nét liền với độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ. + Đối với cơ quan trực thuộc cơ quan khác như cơ quan chuyên môn của địa phương, phòng ban, sở, trường học, bệnh viện…
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC MIỀN BẮC
CÔNG TY ĐIỆN LỰC NAM ĐỊNH
Dòng trên: Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Dòng dưới: Tên cơ quan chủ quản trực tiếp ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng và đậm. Cho phép viết nhiều dòng.
+ Đối với cơ quan nhà nước như Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước, hội đồng nhân dân các cấp và các cơ quan đầu ngành, Bộ…ta chỉ ghi tên cơ quan ban hành văn bản. Kiểu chữ đứng và đậm.
48
3. Số, ký hiệu của văn bản
Khái niệm:
- Số văn bản: là thứ tự văn bản ban hành, bắt đầu số 01 tính từ ngày đầu năm đến số cuối cùng vào ngày cuối năm.
- Ký hiệu văn bản: là chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên của đơn vị làm ra văn bản đó hợp thành.
Kỹ thuật trình bày: Quốc hiệu gồn 2 dòng chữ
- Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-).
- Số nhỏ hơn 10 phải thêm số 0 ở trước. Đối với VB quy phạm pháp luật
Số:…/Năm ban hành/Tên viết tắt loại văn bản-Tên viết tắt CQ ban hành
- Nghị quyết số 02 năm 1998 của Chính phủ: Số: 02/1998/NQ-CP - Quyết định số 42 năm 1998 của Thủ tướng CP: Số: 42/1998/QĐ-TTg Đối với VB cá biệt và VB hành chính có tên loại
Số:…/Tên viết tắt loại văn bản-Tên viết tắt CQ ban hành
- Quyết định số 15 của Uỷ ban nhân dân tỉnh….: Số: 15/QĐ-UBND - Thông báo số 06 của Ngân hàng công thương VN: Số: 06/TB-NHCT Đối với VB hành chính không có tên loại
Số:…/Tên viết tắt CQ ban hành-Tên viết tắt đơn vị soạn thảo
- Công văn số 234 của Sở công nghiệp tỉnh … do Văn phòng soạn thảo Số: 234/SCN-VP
- Công văn số 105 của Bộ tài chính do Vụ tổ chức cán bộ soạn thảo Số: 105/BTC-TCCB
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Khái niệm:
- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
49 Kỹ thuật trình bày:
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, đặt canh giữa phía dưới Quốc hiệu. Giữa địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản phải có dấu phẩy.
- Địa danhtrình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13 đến 14. Các chữ cái đầu Địa danh viết hoa.
+ Văn bản cấp tỉnh, thành phố ban hành thì ghi tên tỉnh
Hà Nội, ngày…tháng…năm…
+ Văn bản cấp huyện, xã ban hành thì ghi tên huyện, xã
Phủ Lý, ngày…tháng…năm…
- Ngày tháng: Những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng nhỏ hơn 3 phải ghi thêm số 0 ở trước.
5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản (được trình bày tại ô 5a) Khái niệm:
- Tên loại văn bản là tên gọi văn bản
- Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn thể hiện tổng quát và chính xác nội dung chủ yếu của văn bản.
Kỹ thuật trình bày
- Tên loại văn bản và nội dung trích yếu của văn bản được trình bày tại ô 5a
- Tên loại văn bản đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14 đến 15, kiểu chữ đứng và đậm.
QUYẾT ĐỊNH
+ Riêng công văn ko có tên loại nên được thay thế bằng dòng
Kính gửi:………..
Chú ý:
. Nếu chỉ gửi văn bản cho 1 cá nhân, tổ chức thì ghi nơi nhận ngay trên dòng Kính gửi.
. Nếu gửi cho nhiều cá nhân, tổ chức thì mỗi nơi nhận được trình bày trên 1
dòng ngay phía dưới dấu : của dòng Kính gửi. Sau mỗi nơi nhận là dấu chấm phẩy, sau nơi nhận cuối cùng là dấu phẩy.
- Trích yếu văn bản:
+ Đặt canh giữa ngay phía dưới tên loại văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng và đậm.
+ Dưới trích yếu có đường kẻ nét liền, độ dài từ ½ đến 1/3 độ dài dòng chữ.
THÔNG BÁO
50 + Riêng công văn, trích yếu ghi sau chữ viết tắt V/v, đặt canh giữa dưới số và kí hiệu, viết bằng chữa in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12 đến 13.
6. Nội dung văn bản
Khái niệm: Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;
-Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
-Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản \ đó.
Bố cục văn bản:
Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:
- Quyết định (cá biệt): Theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: Theo phần, mục, khoản, điểm.
Kỹ thuật trình bày
51 - Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ);
- Khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
- Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”
- Nếu nội dung có số lượng các điều khoản lớn thì chia thành:
+ Phần: điều chỉnh 1 phạm vi rộng các quan hệ xã hội.
+ Chương: điều chỉnh 1quan hệ xã hội trong phần, đánh số thứ tự La mã.
+ Mục: Điều chỉnh nhóm quan hệ xã hội trong chương, đánh số thứ tự A, B, C.
+ Điều: đề cập đến 1 quan hệ xã hội, đánh số thứ tự 1, 2, 3…
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
7a. Quyền hạn, chức vụ của người ký (chữ in hoa, kiểu chữ đứng và đậm).
Khái niệm: Là thành phần cần thiết nhằm đảm bảo giá trị pháp lý, hiệu lực thi hành văn bản. Người ký văn bản thường là thủ trưởng cơ quan - người có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm về mọi vấn đề nêu trong nội dung văn bản.
Kỹ thuật trình bày: Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a
CHỦ TỊCH – GIÁM ĐỐC
- Trong trường hợp thủ trưởng uỷ quyền cho cấp dưới ký văn bản thì tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Ký thay (KT): người kí văn bản là cấp phó trực tiếp
KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH
+ Thay mặt (TM): Người đại diện cơ quan thay mặt tập thể ký vào văn bản.
TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI
+ Thừa uỷ quyền (TUQ): Nếu thủ trưởng đơn vị đi công tác lâu ngày thì phải viết văn bản tạm uỷ quyền cho người cấp phó hoặc cho cán bộ phụ trách dưới 1 cấp ký những văn bản về các vấn đề theo pháp luật thì Thủ trưởng cơ quan phải ký.
TUQ. GIÁM ĐỐC
52 + Quyền (Q): Nếu thủ trưởng đơn vị đi vắng lâu ngày hay chuyển sang đảm nhiệm công tác khác mà chưa có quyết định bổ nhiệm người thay thế thì cấp trên ra quyết định cử một cấp phó tạm thời đảm nhiệm công việc và người cấp phó này khi ký vào văn bản phải ghi kí hiệu Q trước tên và chức vụ.
Q. GIÁM ĐỐC
+ Thừa lệnh (TL): Người ký văn bản là cán bộ dưới một cấp (Chánh văn phòng, Trưởng phòng …).
TL. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
7b. Họ tên người ký
- Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b
- Ghi bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14, đứng và đậm. Đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ người ký.
+ Đối với văn bản hành chính thì trước họ tên người ký không ghi học hàm. + Đối với văn bản giao dịch, đơn vị sự nghiệp thì trước họ tên người ký được ghi học hàm (GS, PGS.TS).
- Khoảng cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ tên đầy đủ là 30 mm.
7c. Chữ ký
- Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
- Phải ký đúng thẩm quyền và kiểm tra kĩ nội dung trước khi ký sống.
8. Dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu cơ quan là con dấu bằng kim loại hoặc bằng vật liệu khác, trên đó khắc tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, dùng để xác nhận tư cách pháp nhân. Con dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản.
Kỹ thuật trình bày
- Phải hợp pháp, dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản
- Đóng dấu ngay ngắn, bao trùm lên 1/3 về bên trái chữa ký (ký trước, dấu sau).
9. Nơi nhận
Khái niệm: Nơi nhận là tên cơ quan, cá nhân có trách nhiệm thi hành hoặc giải quyết công việc được trình bày ở phần nội dung của văn bản.
Kỹ thuật trình bày: Ghi ngang hàng với Quyền hạn, chức vụ người ký, chữ nghiêng đậm, cỡ chữ 12, kết thúc bằng dấu :
- Nơi nhận bao gồm các đơn vị, cá nhân nhận văn bản:
+ Để báo cáo cơ quan giám sát hoạt động của cơ quan ban hành văn bản. + Để các tổ chức, cá nhân trực tiếp thi hành.
53 + Để các cơ quan phối hợp thực hiện.
+ Để các bộ phận có trách nhiệm theo dõi và lưu văn bản. - Trình bày tại ô số 9a và 9b:
+ Ô 9a: áp dụng đối với công văn hành chính. Sau từ Kính gửi: chữ in thường, cỡ chữ 13 -14, kiểu chữ đứng.
+ Ô 9b áp dụng chung đối với các loại văn bản khác. Trình bày trên một dòng riêng, bằng kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11, đầu dòng có dấu gạch ngang, cuối dòng có dấu ;