a. Kiểm tra ngân sách
Ngân sách là một công cụ tốt cho kiểm tra. Nó tác động thực sự đến cơ cấu, trang thiết bị, nhân viên của một tổ chức, tác động luôn cả số lượng và chất lượng. Kiểm tra ngân sách bao hàm cả việc phân tích, tỉ lệ phần trăm. Nó là một công cụ thường được dùng không những cho toàn bộ cơ quan tổ chức mà còn cho từng bộ phận chuyên môn.
Ngân sách biểu thị sự phân bố các nguồn lực theo dự định. Ngân sách thiết lập nên phương hướng là phương tiện để thực hiện sau đó trở thành tiêu chuẩn để đo lường được thực hiện trong thực tế.
b. Kiểm tra biểu mẫu
Biểu mẫu là một trong những công cụ kiểm tra bắt buộc. Một biểu mẫu được thiết kế sẽ đảm bảo tính hợp lí của số liệu hay công việc. Do đó việc thiết kế và ấn hành các biểu mẫu cần được kiểm tra cẩn thận.
Xác định phạm vi kiểm tra
Thiết lập các tiêu chuẩn
Đo lường kết quả đạt được
So sánh kết quả với tiêu chuẩn
Không đạt Đạt hoặc vượt
tiêu chuẩn
Sửa sai Công nhận kết quả
34
c. Kiểm tra bằng máy móc
Bởi vì máy móc hoạt động sát với bản thiết kế và công suất, nên đôi khi cần phải xây dựng một thủ tục đối với máy móc. Máy móc xác định tốc độ của sản xuất hình thức của
sản phẩm và ngay chất lượng sản phẩm. Do đó nó là công cụ để kiểm tra.
d. Kiểm tra chính sách
Chính sách là nguyên tắc căn bản để hành động. Chính sách là kế hoạch kiểm tra của một tổ chức. Chính sách trực tiếp hoặc gián tiếp tác động đến mọi cá nhân, mọi hành động, vì chính sách hướng dẫn họ trong công việc. Do đó nhà quản trị phải xem các bộ phần có theo đúng chính sách của cơ quan hay không.
e. Kiểm tra qua hồ sơ, văn bản
Hồ sơ văn thư là một bằng chứng của một tình huống (các văn thư hành chính thường phản ánh một tình huống dưới dạng văn bản nét tay hay sao chụp lại) Hồ sơ ấn dịnh quyền hạn, chỉ lối và hướng tới kết quả, do đó chúng là một phần không thể tách rời khỏi chương trình, kế hoạch kiểm tra.
CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời các câu hỏi sau
Câu 1. Điều hành công việc hành chính văn phòng là gì? Phương pháp điều hành công việc hành chính văn phòng?
Câu 2. Kiểm tra công việc hành chính văn phòng là gì? Vai trò của công tác kiểm tra công việc hành chính văn phòng
Câu 3. Trình bày quy trình kiểm tra công tác hành chính văn phòng? Câu 4. Các phương pháp kiểm tra trong hành chính văn phòng? Câu 5. Các công cụ kiểm tra trong hành chính văn phòng?
Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời đúng nhất
Câu 1. Uỷ quyền trong quản trị là A. Trao hết quyền hạn cho cấp dưới B. Trao cho cấp dưới một số quyền hạn C. Không trao quyền cho cấp dưới D. Không cần kiểm soát cấp dưới
Câu 2. Mục đích của kiểm tra trong hoạt động của tổ chức kinh doanh không phải là?
A. Đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao. B. Đảm bảo thực thi quyền lực của người lãnh đạo.
35 D. Giúp cho doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường. Câu 3. Trong các bước của tiến trình quản trị, kiểm tra là bước
A. Đầu tiên B. Thứ hai C. Thứ ba D. Cuối cùng
Câu 4. Một trong những yếu tố tạo nên sự cần thiết của kiểm tra là
A. Những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như ý muốn B. Cấp dưới thường hay tự ý làm việc
C. Cấp trên muốn bắt lỗi để chế ngự cấp dưới D. Để thiết lập kỷ luật trong tổ chức
Câu 5. Một trong những mục đích của kiểm tra là
A. Giám sát nhân viên trong doanh nghiệp chặt chẽ hơn B. Xác định chính xác, kịp thời những sai sót xảy ra C. Để thực hiện quyền uy của nhà quản trị
D. Làm thay đổi các hoạt động của doanh nghiệp Câu 6. Một trong nhữngvai trò của điều hành là:
A. Tránh việc trùng lắp và giẫm chân nhau, giúp phân công đúng người vào đúng việc.
B. Thúc đẩy quá trình hoạt động của tổ chức
C. Giúp người thực hiện thấy rõ mục tiêu, hướng đi
D. Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy
Câu 7. Một trong những vai trò của điều hành là:
A. Tránh việc trùng lắp và giẫm chân nhau, giúp phân công đúng người vào đúng việc.
B. Giúp người thực hiện thấy rõ mục tiêu, hướng đi
C. Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong hoạt động
D. Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy
Câu 8. Một trong nhữngvai trò của điều hành là:
A. Tránh việc trùng lắp và giẫm chân nhau, giúp phân công đúng người vào đúng việc.
36 C. Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới
D. Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong hoạt động.
Câu 9. Thực chất của điều hành là: A. Tác động lên máy móc, thiết bị B. Tác động lên con người
C. Tác động lên đối tượng lao động D. Tác động lên vật nuôi, cây trồng
Câu 10. Phần lớn những công việc quản lý quen thuộc đều được điều hành: A. Bằng hệ thống văn bản
B. Bằng hệ thống nguyên tắc, thủ tục C. Thông qua ủy quyền và phân quyền D. Thông qua nhóm hoạt động
BÀI TẬP ỨNG DỤNG
Công ty Thành Công là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối sản phẩm máy lọc nước gia đình. Trong thời gian gần đây Công ty nhận được rất nhiều lời phàn nàn về chế độ chăm sóc, bảo dưỡng, sửa chữa máy lọc của khách hàng. Đặc thù của sản phẩm là sau khi bán cho khách hàng thì chế độ sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ luôn phải song hành. Khách hàng phàn nàn về thời gian, về quy trình thông báo. Hiện nay nếu khách hàng có nhu cầu bảo dưỡng hay sửa chữa sản phẩm thì phải liên lạc trực tiếp bộ phận trực tổng đài của văn phòng (bộ phận này chỉ nhận thông tin và không tư vấn được gì cho khách hàng), sau đó bộ phận này sẽ đưa yêu cầu đến bộ phận kỹ thuật, bộ phận kỹ thuật cử người gọi điện đến cho khách hàng để tư vấn và cử nhân viên đến sửa chữa, bảo dưỡng máy lọc. Cả quy trình này mất khoảng 2-3 ngày, thời gian chờ đợi đã làm cho khách hàng cảm thấy phiền phức.
Ban giám đốc đã nhận thấy những bất cập này nên đã giao cho Trưởng phòng Hành chính tiến hành kiểm tra về quy trình chăm sóc khách hàng của Công ty. Đặt trường hợp Anh (Chị) là Trưởng phòng hành chính, hãy xây dựng quy trình kiểm tra, tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp nhằm khắc phục tình trạng trên?
37
CHƯƠNG 4
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Mục đích của chương:
Sau khi học xong chương này, người học cần đạt được: - Nắm được các khái niệm cơ bản và phân loại văn bản
- Hiểu rõ thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày các nội dung của thể thức văn bản - Nắm được kỹ thuật soạn thảo văn bản một số văn bản thông dụng như thông báo, hợp đồng, công văn...