Các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức như các cuộc họp nhân viên, các cuộc họp ủy ban, các cuộc họp thông báo, và các cuộc họp giải quyết vấn đề,…Hầu hết các cuộc họp này do các cấp quản trị trong cơ quan, doanh nghiệp triệu tập.
Nhà quản lý phải huấn luyện thư ký chịu trách nhiệm các việc sau đây: - Đăng ký phòng họp
110 Thông thường, các cuộc họp được tổ chức tại văn phòng của cấp quản trị hoặc tại phòng họp chung của cơ quan, doanh nghiệp. Thư ký phải đăng kí trước và chuẩn bị phòng họp gọn gàng, sạch sẽ.
- Thông báo cho người tham dự
+ Mời những người tham dự thông qua lịch công tác, điện thoại, thông báo trực tiếp, giấy mời, Fax hoặc Email.
+ Thông báo cho các thành viên biết lịch trình cuộc họp và yêu cầu họ mang theo tài liệu liên quan, hướng dẫn cuộc thảo luận, cung cấp thông tin để họ chuẩn bị.
- Chuẩn bị tài liệu: Đôi khi cuộc họp cần nhiều loại tài liệu khác nhau do đó thư ký cần chuẩn bị các loại tài liệu liên quan đến cuộc họp: tài liệu phát tại chỗ, tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp.
- Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn
Dụng cụ nghe nhìn ở đây cụ thể là: máy chiếu, overhad projector, video, bảng viết, sơ đồ, bảng biểu…
- Chuẩn bị nước giải khát
Phục vụ nước trà, nước suối nếu cuộc họp ngắn gọn. Đối với các cuộc họp kéo dài, thư kí phải linh hoạt theo sự chỉ đạo của cấp trên, hoặc giờ giải lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên bàn sẵn cho người tham dự cuộc họp.
- Ghi biên bản
Thông thường, các cuộc họp không theo nghi thức, biên bản chỉ cần ghi ý chính và tóm tắt nội dung chính của cuộc họp.
- Theo dõi việc thực hiện các quyết định cuộc họp
Sau cuộc họp, thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo bản tóm tắt trích từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự. Thư kí lưu giữ lại bản chính, theo dõi việc thực hiện các quyết định cuộc họp.