- Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu (đánh giá tài liệu) là việc dựa trên nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan
- Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu
+ Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu
Đây là tiêu chuẩn có tầm quan trọng hàng đầu trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ và nó quyết định thời hạn bảo quản dài hay ngắn hoặc có thể hủy ngay tài liệu mà không cần đưa vào lưu trữ.
Những nội dung thông tin của tài liệu có thể liên quan nhiều hay ít đến chức năng, nhiệm vụ hay quyền hạn của cơ quan hay cá nhân được giao phó. Những tài liệu liên quan trực tiếp đến những vấn đề đó thường được ưu tiên lựa chọn đưa vào lưu trữ và thời hạn nào bảo quản thường được qui định dài hơn.
132 Những tài liệu được coi là có giá trị nhất là những tài liệu có nội dung chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, về quá trình tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách đó và các kết quả đạt được. Tiếp đó, các tài liệu có giá trị lớn là những tài liệu có nội dung phản ánh quá trình lao động, sản xuất và chiến đấu bảo vệ tổ quốc, những tài liệu liên quan đến những sự kiện quan trọng của lịch sử dân tộc và lịch sử Đảng,...
Khi xác định giá trị nội dụng tài liệu cũng cần xuất phát từ mục tiêu sử dụng các tài liệu và mối liên quan của tài liệu đó với các tài liệu khác có trong phòng lưu trữ, đồng thời còn phải xem xét cả ý nghĩa thực tiễn của chúng.
+ Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
Tác giả tài liệu là cơ quan hay cá nhân lập ra tài liệu. Tài liệu của một cơ quan có thể bao gồm nhiều tác giả khác nhau, trong đó mỗi tài liệu đều có vị trí, ý nghĩa riêng của nó. Tuy nhiên, tài liệu mà tác giả là chính cơ quan sản sinh ra sẽ có giá trị cao, sau đó mới đến tài liệu do các tác giả khác gửi tới. Những tài liệu nhận từ bên ngoài được xác định giá trị theo thứ tự tài liệu do cơ quan cấp trên gửi xuống, tài liệu do cấp dưới gửi lên và tài liệu do cơ quan ngang cấp gửi tới.
Đối với các tài liệu thuộc phòng lưu trữ cá nhân tiêu chuẩn tác giả là một trong những tiêu chuẩn quan trọng và được áp dụng phổ biến. Tài liệu của những cá nhân tiêu biểu dù nội dung đơn giản vẫn được giữ lại bảo quản vĩnh viễn.
+ Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm của tài liệu
Kinh nghiệm thực tiễn của công tác lưu trữ cho thấy, trong nhiều trường hợp thời gian và địa điểm hình thành tài liệu có vị trí quan trọng tạo nên ý nghĩa lưu trữ của tài liệu đó. Thời gian ở đây được xét đến hai phương diện là: thời gian sản sinh ra tài liệu và thời gian mà nội dung của tài liệu đó đề cập tới.
Trong mối quan hệ với một sự việc cụ thể, giá trị của tài liệu phụ thuộc vào thời điểm xây dựng ra sự việc nói tới. Giá trị tài liệu ra đời trong bối cảnh lịch sử đặc biệt được đánh giá cao. Bởi thế khi lựa chọn tài liệu để lưu trữ cần đặc biệt quan tâm đến những tài liệu sản sinh ra ở những thời kỳ lịch sử trọng đại đó của dân tộc.
Các tài liệu liên quan đến các địa điểm từng xảy ra sự kiện quan trọng có quan hệ lớn đến đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội...của đất nước có những giá trị riêng, ngoài giá trị của tự thân tài liệu.
+ Tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin trong tài liệu
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, cá nhân có thể có rất nhiều loại mang thông tin lặp lại hay hình thành trên cơ sở sử dụng các thông tin từ những tài liệu khác. Sự lặp lại thông tin trong tài liệu có thể do:
Nhu cầu hoạt động quản lý đòi hỏi cơ quan phải thường xuyên xây dựng các văn bản mới dựa trên cơ sở sử dụng tại các thông tin ở các văn bản khác.
133 Khi sao in các văn bản của cấp trên để phổ biến cho các đơn vị, các cán bộ dưới quyền, hoặc cũng có thể do yếu tố chủ quan tạo nên như trình độ tổ chức, quản lý công tác văn phòng, công tác quản lý công văn, giấy tờ chưa chặt chẽ, khoa học,...
Do đó có thể có hai loại tài liệu có thông tin lặp lại như sau: Những tài liệu là kết quả của việc sao in, trích lục các tài liệu khác
Những tài liệu là kết quả tổng hợp các thông tin từ các văn bản đã có để lập nên một văn bản mới do yêu cầu công tác thực tế đòi hỏi
+ Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
Giá trị của tài liệu phụ thuộc rất lớn vào hiệu lực pháp lý của tài liệu đó. Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện ở hai mặt: nội dung và thể thức. Thiếu một trong hai mặt đó thì tài liệu bị giảm giá trị rất nhiều, thậm chí không còn giá trị để lưu trữ. Không lựa chọn, bảo quản các văn bản không đầy đủ thể thức về mặt pháp lý trừ trường hợp có yêu cầu đặc biệt.
Nội dung là những thông tin có trong tài liệu, còn hình thức là biểu hiện bên ngoài của tài liệu, song lại có ý nghĩa quyết định đến giá trị nội dung của nó. Trong thực tế nhiều tài liệu đã có quy định hiệu lực pháp lý ngay trong nội dung của những tài liệu đó. Thể thức của văn bản quản lý nhà nước chính là biểu hiện hình thức về hiệu lực pháp lý của tài liệu
+ Tiêu chuẩn về tình trạng vật lý của tài liệu
Những tài liệu có giá trị lớn về nội dung, nhưng bị hư hỏng về mặt vật lý thì cần được phục chế hoặc sao chụp lại. Nếu tài liệu bị hư hỏng nặng, không còn khả năng phục chế, nội dung của tài liệu không còn đọc được, xem được, hiểu được thì có thể loại bỏ để tiêu hủy.
7.2.3. Qui trình hủy bỏ tài liệu lưu trữ
a. Lập hồ sơ hủy tài liệu
- Lập danh mục tài liệu hủy
Danh mục tài liệu hết giá trị được lập trong hai trường hợp sau:
+ Thứ nhất, trong quá trình chỉnh lý: Tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị.
+ Thứ hai, trong khi xem xét loại ra khỏi phông những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản: Những hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản được thống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu hết giá trị.
- Bản thuyết minh lý do hủy
Bản thuyết minh phải nêu được các nội dung:
+ Tóm tắt tình hình khối tài liệu hết giá trị là tài liệu được loại khi nào; số lượng bao nhiêu; thời gan bắt đầu và thời gian kết thúc của khối tài liệu hết giá trị.
134 + Tóm tắt thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu hết giá trị
- Tờ trình xin hủy tài liệu
b. Hoàn thiện và trình hồ sơ hủy tài liệu
Hồ sơ đề nghị hủy tài liệu bao gồm: - Văn bản đề nghị hủy tài liệu - Danh mục tài liệu hết giá trị
- Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
c. Lập hội đồng xác định giá trị tài liệu
Hội đồng cần tiến hành các hoạt động:
- Phân tích giá trị tài liệu
- Kiểm tra trực tiếp tài liệu
d. Quyết định hủy tài liệu
- Lập bảng thống kê tài liệu hủy
- Lập biên bản giao nhận giữa bộ phận lưu trữ và bộ phận hủy tài liệu - Tiến hành tiêu hủy tài liệu
-Lập biên bản hủy
CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời các câu hỏi sau
Câu 1. Trình bày khái niệm tài liệu lưu trữ và vai trò của công tác lưu trữ trong doanh nghiệp?
Câu 2. Trình bày các nghiệp vụ lưu trữ cần thực hiện?
Câu 3. Nêu trình tự qui trình hủy bỏ hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp?
Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời đúng nhất
Câu 1. Đâu là căn cứ để phân loại tài liệu lưu trữ A.Nội dung, tác giả của tài liệu
B.Kỹ thuật chế tác tài liệu C.Thời gian hình thành tài liệu
D.Nội dung, tác giả của tài liệu và kỹ thuật chế tác tài liệu
Câu 2. Đâu không phải là mục đích của công tác thống kê và kiểm tra tài liệu A. Giúp cho các cơ quan lưu trữ có căn cứ để xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu. B. Xác định giá trị tài liệu, có kế hoạch mua sắm các trang thiết bị để bảo quản tài liệu.
135 C. Làm cơ sở cho việc quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ bảo vệ bí mật quốc gia.
D. Hủy bỏ hồ sơ, tài liệu
Câu 3. Công tác sử dụng tài liệu nhằm mục đích:
A. Nhằm biến các thông tin quá khứ thành những tri thức văn hoá, khoa học, kỹ thuật của con người phục vụ sản xuất, kinh doanh, phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo
B. Nhằm bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc khai thác, sử dụng trước mắt và lâu dài.
C. Nắm được số lượng, trạng thái thực tế của tài liệu và tình hình bảo quản để phát hiện những sai sót, có biện pháp khắc phục những sai sót, ngăn chặn không để xảy ra những hậu quả đáng tiếc.
D. Hủy bỏ tài liệu
Câu 4. Lựa chọn phương án sai. Trong công tác sử dụng tài liệu, phòng đọc phải có loại sổ sách cần thiết nào
A. Đơn xin nghiên cứu tài liệu dự trữ. B. Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
C. Sổ giao nhận tài liệu hàng ngày với người đọc D. Bảng thống kê tài liệu
Câu 5. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là việc
A. Sưu tầm, làm phong phú thêm tài liệu cho các kho lưu trữ cơ quan, lưu trữ nhà nước ở Trung ương và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
B. Kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ để tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn và sử dụng có hiệu quả
C. Tạo điều kiện khai thác có hiệu quả các tài liệu lưu trữ D. Xác định giá trị của tài liệu
Câu 6. Đâu không phải là một trong những tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu A. Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm của tài liệu
B. Tiêu chuẩn về người sử dụng tài liệu C. Tiêu chuẩn về tình trạng vật lý của tài liệu D. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
Câu 7. Văn bản nào không cần sử dụng trong bước lập hồ sơ hủy tài liệu A. Danh mục lưu trữ tài liệu
B. Danh mục tài liệu hủy C. Bản thuyết minh lý do hủy D. Tờ trình xin hủy tài liệu
136 Câu 8. Khi lập hồ sơ hủy tài liệu cần phải có loại văn bản nào
A. Danh mục lưu trữ tài liệu B. Danh mục nơi lưu trữ tài liệu C. Bản thuyết minh lý do hủy tài liệu D. Bản thuyết minh lý do lưu trữ tài liệu Câu 9. Khi hủy hồ sơ tài liệu cần lập hội đồng
A. Hội đồng lưu trữ hồ sơ
B. Hội đồng xác định giá trị tài liệu C. Hội đồng cung ứng tài liệu D.Hội đồng chuyển tiếp tài liệu
Câu 10. Khi hủy tài liệu cần có loại văn bản nào sau đây? A. Biên bản giao nhận giữa lễ tân và trưởng phòng hành chính B. Biên bản giao nhận giữa thư ký và giám đốc
C. Biên bản giao nhận giữa bộ phận lưu trữ và bộ phận hủy tài liệu D. Biên bản giao nhận giữa khách hàng và lễ tân
BÀI TẬP ỨNG DỤNG
Công ty An Việt có quy ước mã hồ sơ như sau: 1.FIN 200 (Hồ sơ liên quan đến tài chính) 2.CON 300 (Hồ sơ hợp đồng)
3.HR 400 (Hồ sơ nhân sự)
4.MAR 500 (Hồ sơ quảng cáo tiếp thị) 5.PJT 100 (Các dự án trọng điểm)
Hãy cho biết bạn sẽ lưu các loại giấy tờ sau đây vào các hồ sơ nào, có thể ghi mã số thế nào?
a. Báo cáo quyết toán quý 2/2016
b.Phụ lục bổ sung hợp đồng mua thiết bị mới
c. Thông tin về đối thủ cạnh tranh tham gia thầu công trình X d.Báo cáo trình duyệt ngân sách 6 tháng cuối năm
e. Tập hợp bảng đánh giá thành tích cá nân sau khi tổng kết dự án Z10
f. Mẫu thiết kế báo cáo chương trình sản phẩm mới sẽ dán tại các điểm bán lẻ g.Kế hoạch bổ sung chuyên viên kỹ thuật và cộng tác viên bán hang
h.Biên bản nghiệm thu hợp đồng tư vấn thiết kế phần mềm quản lý i. Danh sách các đơn vị đã nhận tài trợ của công ty
137
CHƯƠNG 8
TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN Mục đích của chương:
Sau khi học xong chương này, người học cần nắm được: - Khái niệm, phân loại, vai trò của công tác lễ tân
- Các nguyên tắc cần thiết trong hoạt động lễ tân
- Phân loại khách và tổ chức đón tiếp khách tại cơ quan - Cách giao tiếp với khách qua điện thoại