a. Khái niệm
Công văn là hình thức văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đây là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân.
b.Phân loại công văn
Tuỳ theo yêu cầu công việc mà các cơ quan tổ chức phải sửdụng các hình thức công văn chủ yếu như:
- Công văn phúc đáp: dùng để trả lời các vấn đề của cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân yêu cầu.
- Công văn đề nghị: dùng để kiến nghị các cơ quan cấp trên, các đơn vị, tổ chức, cá nhân giải quyết một vấn đề cụ thể.
- Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở: nhằm thông báo về tình hình thực hiện nhiệm vụ và chấn chỉnh đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt hơn các mục tiêu nhiệm vụ trongthời gian tới, đề ra biện pháp mới cần áp dụng.
- Công văn mời họp, mời dự đại hội: nhằm mời các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan đến dự các buổi họp, đạihội. Đồng thời đây còn là hình thức văn bản để thông báo rõ vớingười đến dự về mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm của các cuộc họp, đại hội.
56 - Công văn giải thích: nhằm giải thích một vân đề, một sự việc, các yêu cầu của một chủ trương và các biện pháp tổ chức thực hiện,các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành.
c. Bố cục của một công văn bao gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung, phần kết.
PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI
CHÚ
MỞ ĐẦU
Quốc hiệu, Cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành văn bản, Số và ký hiệu văn bản; Ngày, tháng và địa điểm soạn thảo văn bản.
1, 2, 3, 4
Trích yếu nội dung công văn 5b
Cơ quan (hoặc cá nhân) nhận 9a
NỘI DUNG Nội dung chính của công văn 6
PHẦN KẾT
Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền ban hành
7a, 7b, 7c
Dấu của cơ quan 8
Nơi nhận và lưu 9b
Ký hiệu người đánh máy và số bản BH 13
Bảng 4.1. Bố cục công văn
57 Sơ đồ 4.2: Bố trí các thành phần thể thức của công văn (trên giấy A4)
e. Cách thức soạn thảo nội dung công văn
Tuỳ theo từng loại công văn mà nội dung, từ ngữ, văn phong sẽ khác nhau. Song kết cấu nội dung công văn thường bao gồm 3 phần:
- Phần đặt vấn đề: Phần này cần nêu rõ lý do tại sao viết công văn, có thể giới
thiệu tổng quát nội dung, làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.
Ví dụ: Năm học.... sắp kết thúc. Trường xin hướng dẫn để các khoa, phòng làm tổng kết theo các nội dung sau...
58 loại công văn mà lựa chọn cách viết. Văn phong phải phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra theo nguyên tắc:
+ Công văn đề nghị thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị. + Công văn từ chối thì cần phải sử dụng từ ngữ lịch sự, có sự động viên an ủi. + Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.
+ Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan có sự đề nghị xác minh kiểm tra…
- Phần kết thúc vấn đề: Phần này chủ yếu nhấn mạnh chủ đề,xác định trách
nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có). Nếu là công văn đề nghị thì cần viết thêm lời cảm ơn chân thành đề tỏ rõ lịch sự.
f. Một số mẫu công văn
Mẫu công văn mời họp
TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:…/…-… Địa danh, ngày…tháng…năm…
V/v ……….
Kính gửi: ………..
Thừa lệnh………..….kính mời ông/bà……….. tham dự cuộc họp về ………. ………. Thời gian: Từ…giờ…ngày…..tháng…..năm…..
Địa điểm:……….. Yêu cầu đến họp đúng thành phần được mời.
Nếu không tham dự được đề nghị ông/bà báo trước…..giờ, ngày…..tháng….năm theo địa chỉ:………..
Xin chân thành cảm ơn.
Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ
- ………; (Chữ ký, dấu) - …………..;
- Lưu VT. Nguyễn Văn A
59 TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:…/…-… Địa danh, ngày…tháng…năm…
V/v ……….
Kính gửi: ………..
Thời gian qua, (nêu thực trạng vấn đề, đưa ra chứng cứ nhằm mang tính thuyết phục cao). Hiện nay, tình hình này làm ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của (tên cơ quan đề nghị).
Để giải quyết vấn đề nêu trên và tạo điều kiện thuận lợi trong hoạt động, (tên cơ quan đề nghị) dự kiến (kế hoạch định thực hiện) và đề nghị (tên cơ quan được đề nghị);
(Nêu nội dung cụ thể của các đề nghị).
Vậy, (tên cơ quan đề nghị) kính đề nghị (tên cơ quan được đề nghị) xem xét và quan tâm giải quyết, giúp đỡ.
Trân trọng cảm ơn./.
Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ
- ………; (Chữ ký, dấu) - …………..;
- Lưu VT. Nguyễn Văn A
Mẫu công văn trả lời phúc đáp
TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:…/…-… Địa danh, ngày…tháng…năm…
V/v ……….
Kính gửi: ………..
Trả lời (hoặc phúc đáp) công văn số…ngày….của…về vấn đề….(cơ quan phúc đáp) có ý kiến như sau:
……… ……… ……… Trên đây là ý kiến trả lời chính thức của (cơ quan phúc đáp) về công văn số….của quý cơ quan. Nếu có vấn đề gì chưa rõ đề nghị quý cơ quan vui lòng báo cho chúng tôi được rõ bằng văn bản, chứng tôi sẽ có biện pháp giải quyết kịp thời.
Xin chân thành cảm ơn.
Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ
60 - …………..;
- Lưu VT. Nguyễn Văn A