Tất cả công văn giấy tờ đều phải được xử lý sơ bộ và quản lý thống nhất theo quy định hiện hành của Nhà nước, của ngành, địa phương và của từng đơn vị.
Điều 2 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định của Chính phủ số 142 - CP ngày 28/9/1963 đã quy định những công việc chính của công tác văn thư là:
a)Nhận và vào sổ công văn
b)Xem xét và phân phối công văn đến, theo dõi và giải quyết công văn c)Nghiên cứu công văn và khởi thảo công văn
d)Sửa chữa dự thảo và duyệt bản thảo
e)Đánh máy công văn, xem lại bản đánh máy, ký công văn f) Vào sổ và gửi công văn đi
g)Làm sổ ghi chép tài liệu h)Làm các loại biên bản
i) Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, lưu trữ tài liệu
Một doanh nghiệp đi vào hoạt động là phải triển khai ngay việc quản lý hồ sơ tài liệu với giai đoạn đầu tiên là làm tốt công văn đi, công văn đến. Nhất thiết không được để ùn đống tài liệu lại, mất mát tài liệu, gây cản trở công việc, và kẻ xấu dễ lợi dụng.
Tất cả công văn, tài liệu đến doanh nghiệp bằng các phương tiện khác nhau, đều phải qua văn thư đăng ký vào sổ để quản lý thống nhất.
Tất cả công văn, tài liệu lấy danh nghĩa doanh nghiệp gửi ra ngoài đều phải qua văn thư, đăng ký vào sổ và làm thủ tục gửi đi, đồng thời có bản lưu tại bộ phận văn thư của doanh nghiệp để quản lý thống nhất.
89 Các sổ ghi chép đăng ký công văn đi, công văn đến là những sổ cái, phải được trưởng phòng hành chính doanh nghiệp quản lý chặt chẽ, bao gồm từ các mẫu cột đăng ký, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, ghi chép cập nhật, khoá sổ theo định kỳ. Các sổ ghi chép đã khoá sổ phải được lưu giữ theo thời gian quy định.
Công văn đến, công văn đi phải được xử lý khẩn trương, nhanh chóng trong ngày, chính xác và giữ bí mật, bảo đảm sự hoạt động, điều hành thông suốt của doanh nghiệp.