Hình 3.5: Sơ đồ tổ chức Cơng ty TNHH Long Sinh
(Nguồn: Cơng ty TNHH Long Sinh, Phịng Tổ Chức-Hành Chính, 2010)
HĐ THÀNH VIÊN BAN TỔNG GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KINH DOANH Chi nhánh TP.HCM Chi nhánh TP. Đà Nẵng Bộ phận Thuốc thú y TS Bộ phận Phân bĩn lá Bộ phận Thức ăn tơm Bộ phận Nguyên liệu thức
ăn chăn nuơi
BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ Phịng Kế Tốn Phịng Quản Lý Kinh Doanh Phịng Marketing Phịng Kỹ Thuật Phịng Xuất Nhập Khẩu Phịng Tổ Chức Hành Chính Phịng Thu Mua BỘ PHẬN SẢN XUẤT Phân xƣởng Thức ăn giống TS Phân xƣởng Phân bĩn lá Phân xƣởng Thuốc thú y TS Phân xƣởng Bột cá Phịng Mơi trƣờng Bộ phận cơ khí điện nƣớc Phịng KCS Phịng Hĩa nghiệm Bộ phận Thủ kho giao nhận BAN CỐ VẤN
3.3.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban:
Từ năm 2002 Cơng ty TNHH Long Sinh đã chuyển đổi cơ cấu quản lý theo Ban giám đốc thành cơ cấu quản lý theo Ban Tổng Giám Đốc.
Dƣới Hội Đồng Thành Viên là Ban Tổng Giám Đốc bao gồm một Tổng Giám Đốc và một Phĩ Tổng Giám Đốc. Đây cĩ thể xem là những nhà quản lý cao nhất tại Cơng ty, cĩ nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động diễn ra tại Cơng ty và chịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Cơng ty. Ban Cố Vấn cho Cơng ty gồm đội ngũ các chuyên gia nƣớc ngồi, chuyên cố vấn cho Ban Tổng Giám Đốc các vấn đề chuyên mơn về hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Với đội ngũ cán bộ trẻ cĩ năng lực qua đào tạo, cơ cấu gọn nhẹ của Cơng ty cĩ đầy đủ khả năng thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong cơ chế mới.
Cơng ty cĩ ba bộ phận chính bao gồm:
- Bộ phận quản lý hành chính: do Tổng Giám Đốc phụ trách gồm các phịng ban chức năng: phịng tổ chức hành chính, phịng kế tốn, phịng quản lý kinh doanh, phịng marketing, phịng kỹ thuật, phịng xuất nhập khẩu, phịng thu mua. Mỗi phịng ban chịu trách nhiệm thực hiện tốt cơng việc đƣợc giao gĩp phần hồn thành tốt mọi mục tiêu chiến lƣợc của Cơng ty.
Phịng kế tốn: gồm một Trƣởng phịng kế tốn, một phĩ
phịng kế tốn, cùng hai kế tốn viên phụ trách tồn bộ cơng việc kế tốn: thu chi, giao dịch ngân hàng, tính giá thành, phân bổ chi phí, cơng nợ nguyên vật liệu, lập bảng cân đối kế tốn và hiệu quả sản xuất kinh doanh trong tháng…và phụ trách cả việc quản lý bộ phận kế tốn ở các chi nhánh.
Phịng quản lý kinh doanh: gồm một Trƣởng phịng quản lý
kinh doanh, và hai nhân viên chuyên phụ trách cơng tác liên hệ với khách hàng, soạn thảo hợp đồng thƣơng mại, nhận đơn
hàng, liên hệ phƣơng tiện vận chuyển, lập bản kê bán hàng, cơng tác giao nhận hàng hĩa, đối chiếu cơng nợ với khách hàng, lập các chƣơng trình khuyến mãi, giảm giá, báo cáo định kỳ tình hình kinh doanh cho Ban Tổng Giám Đốc và bộ phận nghiệp vụ kinh doanh. Đồng thời theo dõi luơn cơng việc liên quan tại các chi nhánh.
Phịng kỹ thuật: gồm một trƣởng phịng kỹ thuật và một nhân viên chuyên phụ trách việc thử nghiệm và đăng ký cơng bố chất lƣợng hàng hĩa, thiết kế bao bì nhãn mác sản phẩm, liên hệ mua nguyên vật liệu trong và ngồi nƣớc.
Phịng xuất nhập khẩu: gồm các cán bộ chuyên trách tồn bộ cơng tác xuất nhập khẩu: lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, liên hệ cơng tác kiểm nghiệm chất lƣợng hàng hĩa, liên hệ phƣơng tiện vận chuyển.
Phịng tổ chức hành chính: gồm một Trƣởng phịng tổ chức hành chính và một nhân viên phụ trách cơng việc soạn thảo văn bản, lƣu trữ văn bản, tính lƣơng, theo dõi bảo hiểm của cán bộ cơng nhân viên, liên hệ cơng việc hành chính pháp lý với các cơ quan quản lý Nhà nƣớc, tổ chức sự kiện trong cơng ty, đồng thời quản lý luơn cả đội xe, bảo vệ, bếp ăn, tạp vụ, y tá.
Phịng marketing: gồm các cán bộ, nhân viên chuyên phụ
trách việc nghiên cứu thị trƣờng, triển khai các hoạt động quảng cáo, xúc tiến bán hàng.
Phịng thu mua: gồm các cán bộ chuyên đi liên hệ mua tất cả các vật tƣ phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng tại Cơng ty.
- Bộ phận nghiệp vụ kinh doanh: do Giám Đốc Kinh Doanh phụ trách quản lý các chi nhánh tại Tp. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, các bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản, phân bĩn lá sinh học, thức ăn
tơm giống, và nguyên liệu thức ăn chăn nuơi. Mỗi bộ phận kinh doanh cĩ trách nhiệm quản lý kinh doanh khắp các khu vực Bắc, Trung, Nam.
Chi nhánh Tp. Hồ Chí Minh: gồm một Trƣởng chi nhánh cùng
bốn nhân viên với cơng việc liên hệ khách hàng và phụ trách phân phối và theo dõi cơng nợ cho tất cả các mặt hàng của Cơng ty ở khu vực phía Nam.
Chi nhánh Đà Nẵng: gồm một Trƣởng chi nhánh, ba nhân viên với cơng việc liên hệ khách hàng, phụ trách phân phối và theo dõi cơng nợ cho tất cả các mặt hàng của Cơng ty ở khu vực phía Bắc.
Bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản:gồm ba trƣởng khu vực ở ba miền Bắc, Trung, Nam, mỗi khu vực cĩ ba nhân viên. Trƣởng khu vực tổ chức cho nhân viên nghiệp vụ kinh doanh đi đến tận ngƣời tiêu dùng là hộ nuơi thủy sản hƣớng dẫn kỹ thuật, giới thiệu sản phẩm, giám sát tình hình kinh doanh của khách hàng và nắm bắt thơng tin thị trƣờng.
Bộ phận kinh doanh phân bĩn lá sinh học:chức năng nhiệm vụ nhƣ bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản, nhƣng chỉ cĩ sáu nhân viên bao gồm cả Trƣởng khu vực và đối tƣợng ngƣời tiêu dùng là nơng dân trồng trọt.
Bộ phận kinh doanh thức ăn tơm giống: chức năng, nhiệm vụ nhƣ Bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản, nhƣng chỉ cĩ bốn nhân viên bao gồm cả trƣởng khu vực và đối tƣợng ngƣời tiêu dùng là các trại sản xuất tơm giống.
Bộ phận kinh doanh nguyên liệu thức ăn chăn nuơi: gồm một đại diện thƣơng mại liên hệ bán hàng cho các nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuơi.
- Bộ phận sản xuất: do Giám Đốc Sản Xuất phụ trách, gồm các phịng KCS, phịng mơi trƣờng và các phân xƣởng sản xuất bột cá, thuốc thú y thủy sản, phân bĩn lá sinh học và phân xƣởng đĩng gĩi hàng nhập khẩu.
Hình 3.6: Cơ cấu tổ chức sản xuất
Phân xưởng sản xuất thức ăn giống thủy sản: Gồm 8 cơng nhân do
Ca phĩ phân xƣởng sản xuất thuốc thú y thủy sản kiêm quản lý, phụ trách việc đĩng gĩi, dán nhãn hàng nhập khẩu.
Phân xưởng sản xuất phân bĩn lá sinh học: Gồm một Ca trƣởng và 8 cơng nhân phụ trách sản xuất phân bĩn lá sinh học từ khâu nhận nguyên liệu đến giai đoạn đĩng gĩi thành phẩm.
Phân xưởng sản xuất thuốc thú y thủy sản: Gồmmột Ca phĩ và 10 cơng nhân phụ trách sản xuất thuốc thú y thủy sản từ khâu nhận nguyên liệu đến giai đoạn đĩng gĩi thành phẩm.
Phân xưởng sản xuất bột cá: Gồm 5 nhân viên vận hành và 10 cơng nhân phụ trách sản xuất từ khâu nhập nguyên liệu đến giai đoạn đĩng gĩi bán thành phẩm và thành phẩm.
Bộ phận cơ khí điện nước: Gồm một Tổ trƣởng, 4 nhân viên chuyên phụ trách bảo trì, sửa chữa, chế tạo các máy mĩc thiết bị, hệ thống điện nƣớc trong Cơng ty.
Bộ phận hĩa nghiệm và KCS: Đảm bảo cho quá trình hoạt động của
dây chuyền sản xuất đƣợc liên tục và kiểm sốt chất lƣợng trong suốt quá trình sản xuất từ nguyên vật liệu đầu vào cho đến thành phẩm đầu ra.
Phịng mơi trường: Do Trưởng phòng môi trường quản lý, chuyên phụ trách cơng tác xử lý nƣớc thải, khí thải, tiếng ồn, vệ sinh mơi trƣờng trong tất cả các phân xƣởng sản xuất.
Bộ phận bốc xếp, tạp vụ, lái xe, bảo vệ: Vận chuyển nguyên vật liệu,
bao bì, thành phẩm, đảm bảo vệ sinh, an tồn cho quá trình sản xuất đƣợc liên tục và hiệu quả.
Bộ phận thủ kho và giao nhận: Gồm một tổ trƣởng và bốn nhân viên
phụ trách tồn bộ việc bảo quản, xuất nhập kho vật tƣ bao bì, nguyên liệu, thành phẩm, đồng thời phụ trách cả đội xe nâng hàng gồm 2 ngƣời.
Trong quá trình sản xuất, Trƣởng phòng và phĩ phòng sản xuất cĩ thể điều hành nhiều cơng nhân hỗ trợ qua lại giữa các phân xƣởng sản xuất với nhau tùy thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng, mùa vụ sản xuất hay thời gian trồng trọt của ngƣời dân…Đồng thời, trƣởng phòng và phĩ phòng sản xuất sẽ lên kế hoạch tuyển dụng cơng nhân thời vụ khi vào chính vụ.