3.4.3.1. Với Ngân hàng Nhà nước
Một là, nâng cao vai trò quản lý của NHNN để phát triển hệ thống NHTM Việt Nam. Hoạt động ngân hàng nói chung và hoạt động TTQT nói riêng đều chịu sự chi phối của NHNN. Một tác động của NHNN vào tỷ giá, thay đổi cơ chế quản lý ngoại hối có thể phát sinh các tranh chấp giữa các bên tham gia thanh toán bằng L/C. Vì vậy NHNN phải tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật liên quan tới quản lý ngoại hối, TTQT. Hiện nay các NHTM đều dựa trên UCP 600 để xây dựng cho mình một quy trình thanh toán riêng, các NHTM thực hiện nghiệp vụ thanh toán không thống nhất làm cho khách hàng khi tới giao dịch với mỗi Ngân hàng khác nhau lại phải thay đổi để thích ứng. Nhằm làm cho nghiệp vụ thanh toán được thống nhất trong toàn hệ thống, phù hợp với tập quán, tiêu chuẩn quốc tế, NHNN nên đưa ra các văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ TTQT bằng L/C cho các ngân hàng, đồng thời sẽ tạo điều kiện cho việc thanh tra, giám sát của NHNN. Theo đó các NHTM sẽ đồng loạt chấp hành và thay đổi nhẹ để phù hợp hơn với thực tiễn ngân hàng mình
Hai là, NHNN cần có chính sách tỷ giá thích hợp để ổn định tỷ giá, giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu tránh khỏi tình trạng rủi ro tỷ giá dẫn tới vi phạm L/C, gây ra
tranh chấp, đồng thời NHNN phải cân đối được thu chi ngoại tệ, đảm bảo dữ trữ ngoại hối đủ lớn để hỗ trợ các ngân hàng có đủ ngoại tệ thanh toán cho nước ngoài khi tình hình ngoại tệ trên thị trường liên ngân hàng khan hiếm. NHNN cần có biện pháp để tập trung dự trữ ngoại hối nhà nước về một mối là NHNN.
Ba là, NHNN nên tổ chức các cuộc hội thảo khoa học hoặc các chương trình tương tự về TTQT nói chung và thanh toán bằng L/C nói riêng cho các chuyên viên TTQT cao cấp của ngân hàng, doanh nghiệp. Các chuyên gia sẽ chia sẻ kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp hạn chế tranh chấp xảy ra. Lý do chính ở đây là bởi vì chỉ các chuyên gía đầu ngành họ mới là những ngưòi thực sự tâm huyết cho việc nghiên cứu cũng như tìm ra các tồn tại của các văn bản pháp luật đang điều chỉnh.
UCP không thể bao quát hết các tình huống trong thực tế, do vậy ICC cũng thường xuyên có những ấn phẩm phát hành hàng tháng để giải đáp thắc mắc, giúp các NHTM và các doanh nghiệp tránh các tranh chấp phát sinh. NHNN nên mua các ấn phẩm này và phân phối tới các cơ quan liên quan tới hoạt động Ngân hàng như: Học viện Ngân hàng, Viện nghiên cứu khoa học Ngân hàng,.. để họ tổ chức những buổi tập huấn, bồi dưỡng. Có như vậy mới nâng cao được khả năng thích ứng trong thực tế, mới có đủ kiến thức để sau này không vướng vào những tranh chấp phát sinh trong thanh toán bằng L/C.
Bốn là, NHNN phải tiếp thu, tập hợp ý kiến của NHTM, doanh nghiệp về những hạn chế của UCP 600, ISPB 681, và ngay cả e.UCP 1.1...nếu cần thiết phải kết hợp với cả phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam, Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, Bộ công thương ... để tập hợp ý kiến đưa lên ICC.
3.4.3.2. Với các ngân hàng thương mại
Một là, quản lý chất lượng TTQT theo quy trình chuẩn quốc tế
Hiện nay, nhiều ngân hàng đặc biệt là các ngân hàng thương mại Cổ phần đã đăng kí quản lý quản lý chất lượng thanh toán quốc tế theo tiêu chuẩn quốc tế ISO, hiệu quả trong thanh toán đã thấy rõ rệt. Chính vì thế, điều rất cần thiết lúc này là các
NHTM nên nhanh chóng tham gia đăng kí thực hiện theo tiêu chuẩn quốc tế bao gồm các mặt:
+ Các tiêu chuẩn trong khâu mở L/C. + Các tiêu chuẩn trong khâu kiểm tra L/C. + Các tiêu chuẩn trong khâu thanh toán L/C.
Chỉ khi nào toàn bộ các nhân viên trong hệ thống ngân hàng đều thực hiện theo một tiêu chuẩn về thời gian và chất lượng phục vụ khách hàng theo đúng như cam kết đăng kí thì các sai sót mới có thể giảm thiểu, mới tăng được uy tín và do đó cũng hạn chế tranh chấp cả về số lượng và mức độ gay gắt của các vụ tranh chấp.
Hai là, mở rộng mạng lưới thanh toán quốc tế trên thế giới.
Hội nhập WTO là bước tạo đà cho tăng trưỏng của Việt Nam, cũng vì thế các NHTM cần chủ động mở rộng mạng lưới quan hệ đại lý, quan hệ tài khoản, văn phòng đại diện chi nhánh ở những thị trường mới và tiềm năng.
Để làm được điều này các NHTM Việt Nam phải giữ vững một quan điểm trong hành động là "giữ đạo đức kinh doanh và uy tín", hành động của NHPH phải độc lập, tuân thủ theo các công ước và thông lệ, tập quán quốc tế. Sự hợp tác sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên, đồng thời NHTM phải thực hiện nghiệp vụ chính xác, nhanh chóng, gây dựng niềm tin cho Ngân hàng bạn, thắt chặt mối quan hệ truyền thống. Tuy nhiên, không phải như thế là đủ, các NHTM Việt Nam còn phải kết hợp với các chiến lược Marketing, quảng bá được hình ảnh của mình ra thế giới.
Thêm vào đó, các NHTM Việt Nam còn phải tích cực tham gia vào làm thành viên của hiệp hội Ngân hàng trên thế giới, việc này sẽ giúp tăng khả năng nghiệp vụ, tăng uy tín, học hỏi được nhiều kinh nghiệm của các Ngân hàng lớn hơn...do đó việc sảy ra sai sót trong thanh toán L/C cũng được giảm thiểu, đồng thời nếu sảy ra tranh chấp thì cũng được tổ chức giúp đỡ, tư vấn giải quyết làm giảm độ gay gắt của các vụ tranh chấp, giảm thiệt hại cho Ngân hàng.
Tất cả các ngân hàng, đặc biệt là trong thời kì phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin như hiện nay thì lượng vốn bỏ ra đầu tư cho công nghệ càng phải cao. Tuy nhiên
về tổng thể, công nghệ của các NHTM Việt Nam vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu, tốc độ
phát triển của thị trường. Chính vì thế bản thân các NHTM phải tiếp tục đầu tư các công nghệ tối tân nhất cho TTQT. Đi kèm với đó là xây dựng hệ thống bảo mật thông tin để bảo
vệ cho các giao dịch thanh toán chính xác, nhanh chóng, không bị sai lệch.
Hiện nay hệ thống bảo mật của các ngân hàng chưa tốt, hệ thống thông tin liên lạc cũng hay bị tắc nghẽn, chậm, các ngân hàng phải thực sự quan tâm tới việc đầu tư, đào tạo nhân lực cho phòng công nghệ, đội ngũ nhân lực phải làm chủ được công nghệ hiện đại.
Các dịch vụ ngân hàng cung cấp ngày càng đa dạng và tinh vi, hiện đại đến mức độ khách hàng không cần đến giao dịch trực tiếp tại ngân hàng mà vẫn có thể sử dụng dịch vụ online bằng mạng máy tính kết nối với ngân hàng. Do đó, nếu trình độ và thao tác của nhân viên ngân hàng không chính xác, khả năng bảo mật thông tin không cao, không thực hiện đúng hoặc không hiểu rõ các quy định về chữ kí điện tử, chứng từ điện tử sẽ là nguyên nhân chủ yếu dẫn tới tranh chấp, do vậy đi đôi với công nghệ luôn là trình độ luôn là trình độ của nhân viên.
Với vai trò to lớn, là nhân tố ảnh hưởng lớn tới khả năng cạnh tranh, uy tín của ngân hàng, nhân tố công nghệ phải được đặc biệt coi trọng, các NHTM phải luôn trong tình trạng sẵn sàng ứng dụng công nghệ mới nhất, để làm được điều này đòi hỏi ngân hàng phải cực kì nghiêm túc trong việc sử dụng quỹ đầu tư vào máy móc trang thiết bị kỹ thuật hiện đại.
Bốn là, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên thanh toán quốc tế.
Công nghệ hiện đại, máy móc hiện đại nhưng nhân tố con người luôn là nhân tố quyết định. Máy móc chỉ có thể thay thế con người trong việc thực hiện các thao tác nhanh và chính xác hơn, hoặc thực hiện những tư vấn đơn giản theo kết cấu có sẵn. Trong khi, thực tế là vô cùng phức tạp, muôn hình muôn vẻ, chỉ có con người mới đủ
khả năng đứng ra giải quyết. Do vậy các NHTM khi đào tạo nhân sự phải xem xét ở cả hai mặt là đạo đức và nghiệp vụ.
Nhân viên TTQT không được vì mối quan hệ với khách hàng mà làm sai nguyên tắc, quy trình thanh toán. Phải luôn nhiệt tình tư vấn, giúp đỡ khách hàng, đặc biệt là những khách hàng mới tham gia vào lĩnh vực thanh toán bằng L/C. Phải luôn giữ vững được bản lĩnh, không vì lợi lộc cá nhân mà gây hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến cả Ngân hàng.
Ve mặt nghiệp vụ, đội ngũ nhân viên phải được đào tạo một cách bài bản ngay từ khi tuyển đầu vào. Trong quá trình làm việc bản thân mỗi nhân viên phải ý thức được để tự mình nâng cao tay nghề nghiệp vụ, sao cho có thể tiến tới bắt kịp với trình độ chung các ngân hàng trên thế giới. Để có một đội ngũ thực sự chuyên nghiệp, ngân hàng phải thường xuyên tổ chức những đợt kiểm tra, đánh giá trình độ cán bộ nhân viên, thực hiện liên kết với các cơ sở đào tạo để nâng cao và cập nhật kiến thức thanh toán, ngoại thương và pháp luật liên quan đến thanh toán quốc tế. Các ấn phẩm, tạp chí của nước ngoài sẽ là nguồn tài liệu bổ ích giúp cho nhân viên tự củng cố và nâng cao kiến thức chuyên ngành. Thêm vào đó phải quan tâm đến việc nâng cao trình độ cán bộ thanh toán về tiếng anh và tin học để tránh xảy ra những sai sót liên quan đến dịch thuật, hiểu sai nội dung L/C hay hợp đồng...đồng thời cũng là thích ứng với sự biến đổi chóng mặt của công nghệ như hiện nay.
Song song việc đào tạo về lý luận, các ngân hàng cũng cần đầu tư để đi sâu về mặt thực tế bằng cách mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ cho nhân viên. Tạo điều kiện để nhân viên của mình được đi khảo sát thực tế, học hỏi kinh nghiệm ở những ngân hàng tiên tiến trên thế giới, có như vậy công tác cán bộ mới đạt hiệu quả cao.