7. Kết cấu của luận văn
2.3.1 Sơ đồ kiểm soát nội bộ
Sơ đồ 2.2: Mô hình Kiểm soát nội bộ tại BIDV Bình Định
Kiểm tra trước cho vay:
(1) Bộ phận khách hàng: cán bộ quản lý khách hàng phải thực hiện các công việc sau để lập báo cáo thẩm định tín dụng trình lãnh đạo phòng và Phó giám đốc QLKH/Giám đốc xem xét:
- Kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ pháp lý doanh nghiệp. Kiểm soát trước
cho vay
Kiểm soát trong cho vay
Kiểm soát sau cho vay Bộ phận Quản lý Khách hàng Bộ phận Quản lý rủi ro Bộ phận Quản trị tín dụng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
- Khảo sát thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, thu thập các thông tin.
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của tài sản đảm bảo (nếu có)
(2) Bộ phận quản lý rủi ro: đối với các khoản vay phải qua bộ phận QLRR thuộc thẩm quyền chi nhánh thì cán bộ QLRR phải thực hiện kiểm tra, đánh giá lại để lập Báo cáo thẩm rủi ro trình PGĐ QLRR hoặc Giám đốc xem xét. Trường hợp phải trình Hội đồng tín dụng hoặc trình Trụ sở chính, Bộ phận QLRR thực hiện tập hợp hồ sơ và trình duyệt.
Kiểm tra trong cho vay:
(3) Bộ phận khách hàng: ngay sau khi có phê duyệt đồng ý cấp tín dụng, cán bộ QLKH thực hiện rà soát, soạn thảo Hợp đồng thế chấp/cầm cố, Hợp đồng tín dụng trình các cấp có thẩm quyền ký kết.
- Tiếp nhận hồ sơ giải ngân từ khách hàng, kiểm tra nội dung, tính chất của hồ sơ giải ngân (tính hợp pháp, hợp lệ của hoá đơn, chứng từ giải ngân, hợp đồng kinh tế…), lập đề xuất giải ngân trình lãnh đạo phòng và PGĐ QLKH phê duyệt.
(4) Bộ phận quản trị tín dụng: sau khi tiếp nhận hồ sơ pháp lý, hợp đồng tín dụng và Hồ sơ tài sản bảo đảm, cán bộ QTTD thực hiện kiểm tra lại tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp; thực hiện nhập thông tin vào hệ thống và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
- Khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải ngân từ Bộ phận QLKH, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ giải ngân, hạn mức tín dụng của khách hàng, việc thực hiện các điều kiện được phê duyệt, các điều kiện giải ngân được quy định trong hợp đồng tín dụng, nội dung phê duyệt tín dụng; thẩm quyền và chữ ký của người đề xuất tín dụng, người phê duyệt cấp tín dụng, người đề xuất giải ngân, người phê duyệt Đề xuất giải ngân. Đề nghị Bộ phận QLKH bổ sung, hoàn thiện hồ sơ giải ngân theo quy định (nếu hồ sơ giải ngân chưa đầy đủ). Bộ phận QTTD
trình duyệt giải ngân cho lãnh đạo phòng và PGĐ phụ trách tác nghiệp phê duyệt giải ngân, đồng thời nhập dữ liệu trên hệ thống, lưu trữ hồ sơ và đồng thời chuyển cho bộ phận giao dịch khách hàng tác nghiệp.
Kiểm tra sau giải ngân
(5) Bộ phận QLKH: trên cơ sở hồ sơ tín dụng, sổ sách chứng từ kế toán, tiến hành kiểm tra thực địa hoạt động sản xuất kinh doanh và tài sản đảm bảo, tiến hành lập biên bản kiểm tra. Trường hợp phát hiện khách hàng sử dụng vốn sai mục đích/không thực hiện đúng cam kết, biến động bất lợi về tài sản bảo đảm,… thì thực hiện lập Báo cáo kiểm tra gởi lãnh đạo phòng và PGĐ QLKH.
- Định kỳ 6 tháng/lần thực hiện lập báo cáo đánh giá biến động về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, tài sản của khách hàng để kịp thời nhận diện các rủi ro tiềm ẩn.
- Thực hiện xếp hạng tín dụng nội bộ, phân loại nợ theo quy định.
(6) Bộ phận QLRR:
- Phối hợp với bộ phận QLKH, QTTD trong việc phát hiện các dấu hiệu rủi ro, đề xuất biện pháp xử lý.
- Giám sát việc phân loại nợ, định hạng tín dụng.
(7) Bộ phận QTTD:
- Theo dõi diễn biến trạng thái các khoản nợ vay, qua đó cảnh bảo các dấu hiệu rủi ro cho bộ phận QLKH.
- Lập thông báo yêu cầu bộ phận QLKH thực hiện kiểm tra, rà soát khoản vay theo đúng quy định. Trong trường hợp quá thời hạn mà bộ phận QLKH chưa gởi biên bản kiểm tra; cán bộ QTTD lập báo cáo gởi cấp có thẩm quyền.
Ngoài ra, bộ phận kiểm soát thuộc Phòng QLRR sẽ lập kế hoạch kiểm tra định kỳ cũng như đột xuất theo yêu cầu của Ban giám đốc để rà soát, đánh giá các rủi ro có thể xảy ra.