7. Kết cấu của luận văn
2.4.1 Giám sát và điều hành văn hoá kiểm soát
Về cơ bản, nguyên nhân dẫn đến các rủi ro tín dụng phát sinh trong thời gian qua trong hệ thống ngân hàng nói chung cũng như tại các NHTM, chi nhánh ngân hàng đều xuất phát từ yếu tố con người. Yếu tố con người tác giả muốn đề cập ở đây bao gồm phẩm chất đạo đức và năng lực chuyên môn. Do vậy, môi trường kiểm soát mà cụ thể ở đây là môi trường quản lý của một tổ chức là nền tảng cơ bản trong việc tác động đến nhận thức về rủi ro của toàn thể cán bộ ngân hàng, từ cấp lãnh đạo tới từng chuyên viên tín dụng.
Tại từng vị trí công việc, cán bộ và lãnh đạo phải là những người có phẩm chất đạo đức và năng lực chuyên môn đảm bảo thì việc nhận diện và phát hiện, ngăn ngừa các dấu hiệu rủi ro tiềm ẩn xuyên suốt trong quá trình trước, trong và sau cho vay. Một cán bộ tín dụng không có đủ trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thực tế sẽ không đánh giá được năng lực tài chính thật sự của khách hàng, không phát hiện được các rủi ro tiềm ẩn trong phương án kinh doanh, dẫn tới tư vấn không đầy đủ với lãnh đạo, đưa tới các quyết định cho vay không phù hợp và hậu quả cuối cùng là ngân hàng không thể thu hồi vốn vay. Ngược lại, một cán bộ có đủ năng lực nhưng phẩm chất đạo đức kém thì mối nguy hại cho ngân hàng có thể còn cao hơn. Một thực trạng qua hàng loạt các vụ án tín dụng nóng thời gian qua có thể nhận thấy tình trạng vi phạm đạo đức của cán bộ tín dụng ngân hàng, lãnh đạo cũng như bộ phận kiểm soát là khá cao. Cán bộ tín dụng có phẩm chất đạo đức kém dễ dàng bị cám dỗ bởi các lợi ích cá nhân về tài chính, dẫn tới dễ dàng bỏ qua các quy trình đánh giá khách quan cần thiết, các điều kiện và thủ tục để làm giả hồ sơ vay vốn, định giá TSĐB lên cao so với thực tế, hoặc bỏ qua các quy trình kiểm soát dẫn tới xảy ra những rủi ro có thể dự báo hoặc không dự báo.
Để có thể xây dựng một môi trường quản lý tốt thì điều cần thiết đầu tiên trong quá trình giám sát điều hành và văn hoá kiểm soát lả việc HĐQT và
các nhà quản lý cấp cao cần phải xây dựng được các văn bản pháp lý, quy định và quy trình một cách đầy đủ và chặt chẽ.
Văn bản pháp lý, quy định quy trình.
Hiện nay, BIDV Việt Nam đã ban hành các văn bản quy định về phong cách giao dịch và chuẩn mực đạo đức. Các văn bản này quy định một cách cụ thể tác phong giao dịch của từng đối tượng, trong đó đối với bộ phận QLKH và các bộ phận tác nghiệp có giao dịch trực tiếp với khách hàng, quy định đặt ra nhằm tránh thái độ nhũng nhiễu, vòi vĩnh khách hàng trong quá trình giao tiếp thực hiện các công việc. Xây dựng hình ảnh một cán bộ BIDV chuẩn mực về phong cách giao dịch, tác phong đạo đức phù hợp. Bộ văn bản quy định về phong cách giao dịch và chuẩn mực đạo đức kèm theo các video thể hiện cụ thể các tình huống và hướng dẫn cách thức ứng xử phù hợp, trong đó có quy định đối với cán bộ QLKH. Các quy tắc này được thể hiện một cách cụ thể, rõ ràng. Ngay sau khi Hội sở chính ban hành, Lãnh đạo chi nhánh, cụ thể các Phó giám đốc phụ trách các khối nghiệp vụ cụ thể đã thực hiện phổ biến đến từng cán bộ và phòng thông qua các cuộc họp khối, họp tổng kết định kỳ 6 tháng, năm.
Đối với quy trình nghiệp vụ cho vay, Hội sở chính đã ban hành quy trình cho vay KHDN trong đó quy định cụ thể các bước thực hiện cũng như quy định cụ thể về trách nhiệm và nghĩa vụ từng bộ phận liên quan trong quá trình tác nghiệp một cách cụ thể; đặc biệt phân định rõ chính sách cho vay đối với từng đối tượng khách hàng. Ngoài ra, Hội sở chính còn có các văn bản quy định cho vay đối với các nhóm đối tượng khách hàng liên quan cũng như các sản phẩm cho vay đối với một số ngành nghề đặc thù, quan trọng cần phát triển.
Kết quả bảng khảo sát:
Văn bản pháp lý, quy định, quy trình 1 2 3 4 5
1 BIDV đã ban hành các quy tắc chuẩn mực đạo đức; trong đó đã nêu rõ về các xung đột lợi ích và những quy định ứng xử được mong đợi, thích hợp trong hoạt động cho vay KHDN, áp dụng trong toàn hệ thống BIDV
- Quy tắc dễ hiểu, chỉ rõ những xung đột lợi ích.
100%
- Quy tắc được phổ biến thường xuyên lặp đi lặp lại nhiều lần cho toàn thể nhân viên.
34% 45% 21%
- Mọi nhân viên đều hiểu rõ hành vi nào được chấp nhận hay không được chấp nhận và đều biết cần phải làm gì nếu gặp những hành vi không được chấp nhận.
11% 79% 10%
2 BIDV xây dựng các quy định cụ thể về trách nhiệm và nghĩa vụ của từng bộ phận và cá nhân một cách rõ ràng.
34% 55% 11%
Nguồn: Kết quả khảo sát tại BIDV Bình Định
Kết quả khảo sát có thể nhận thấy rằng trên cơ sở các văn bản đã được ban hành về các quy tắc chuẩn mực đạo đức đã được BIDV Việt Nam (gọi tắt là HO) ban hành, tại chi nhánh đã được phổ biến thường xuyên cho toàn thể nhân viên nói chung và cán bộ tín dụng nói riêng (thể hiện ở tỷ lệ 34% ý kiến trung lập, 45% ý kiến đồng ý và 21% ý kiến rất đồng ý) thông qua các buổi học nghiệp vụ, phổ biến văn bản chế độ, các cuộc thi về chuẩn mực đạo đức, nghiệp vụ online. Các quy tắc này dễ hiểu và chỉ rõ những xung đột lợi ích có thể xảy ra trong từng loại hình giao dịch, đặc biệt trong lĩnh vực tín dụng (100% ý kiến đồng ý). Các cán bộ tham gia khảo sát đa số đều hiểu rõ các hành vi được chấp nhận và không chấp nhận (11% ý kiến trung lập, 79% ý kiến đồng ý và 10% ý kiến trung lập).
Trong các văn bản, quy trình, Hội sở chính quy định nhiệm vụ của từng phòng ban trong từng bước thực hiện của quy trình cho vay KHDN, nhiệm vụ của cán bộ QLKH, QTTD cũng như QLRR, nhưng cũng không hoàn toàn đầy đủ, có những phần việc thực hiện để mở, bộ phận nào cũng có thể thực hiện, tuỳ vào thực trạng mà chi nhánh quyết định giao cho bộ phận nào phụ trách. Trên cơ sở văn bản, quy trình của HO, Ban giám đốc đã yêu cầu từng phòng liên quan tới hoạt động cho vay KHDN thiết lập bảng phân công nhiệm vụ của từng cá nhân trong phòng từ chuyên viên tới lãnh đạo phòng để Ban giám đốc xem xét, phê duyệt. Việc phân công này được lưu trữ thành văn bản tại mỗi phòng và tại phòng tổ chức.
Tại chi nhánh Bình Định, trên cơ sở ủy quyền của Hội sở chính cho Giám đốc của chi nhánh, Giám đốc đã thực hiện phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong Ban Giám đốc và thực hiện các ủy quyền phê duyệt, giám sát hoạt động cho vay KHDN dựa trên năng lực và trách nhiệm của từng cá nhân như Phó giám đốc phụ trách QLKH, Phó giám đốc phụ trách tác nghiệp và phụ trách QLRR. Sự phân công này dựa trên năng lực quản lý của mỗi cá nhân tương đối phù hợp.
Kết quả khảo sát
Bảng 2.2:Bảng tổng hợp khảo sát "Phân định quyền hạn"
Phân định quyền hạn 1 2 3 4 5
1 BIDV xây dựng văn bản, quy trình nêu rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng, từng cán bộ, phù hợp với yêu cầu cho vay KHDN
16% 63% 21%
2 BIDV Bình Định ủy quyền cho những cá nhân thích hợp trực tiếp liên quan đến các hoạt động cho vay KHDN phù hợp với trách nhiệm và năng lực của từng cá nhân.
Nguồn: Kết quả khảo sát tại BIDV Bình Định
Kết quả khảo sát cho thấy” việc BIDV xây dựng văn bản, quy trình nêu rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng,…” thì đa số ý kiến của những người được khảo sát đều thể hiện quan điểm đồng ý (21% ý kiến rất đồng ý, 63% ý kiến đồng ý) và chỉ có một số không thể hiện ý kiến rõ ràng (16% ý kiến trung lập).
“Việc ùy quyền cho các cá nhân liên quan đến hoạt động cho vay KHDN” kết quả khảo sát thể hiện 11% ý kiến rất đồng ý, 63% ý kiến đồng ý và 26% ý kiến trung lập.
Như vậy, đối với vấn đề phân định quyền hạn, đa số ý kiến là đồng ý nhưng tỷ lệ vẫn chưa cao, có một bộ phận được khảo sát chưa thể hiện rõ ràng việc đồng thuận hay không về sự phù hợp, phản ánh sự phân công, quy định có thể có những nội dung chưa hợp lý với năng lực và trách nhiệm của một số người/bộ phận.
Cơ cấu tổ chức
Với mô hình tổ chức do Hội sở chính thiết lập, hiện nay cơ cấu tổ chức của BIDV tương đối phù hợp cho quá trình kiểm soát các hoạt động cho vay KHDN với 3 bộ phận: phòng Khách hàng, Quản trị tín dụng và Quản lý rủi ro. Tuy nhiên, đối với phòng khách hàng, cán bộ QLKH vừa thực hiện công tác tiếp xúc khách hàng, vừa thực hiện toàn bộ chức năng thẩm định, đánh giá và các thủ tục pháp lý hoàn thiện hồ sơ tài sản đảm bảo và hồ sơ vay vốn (mặc dù theo mẫu biểu quy định của HO nhưng vẫn cần có sự phù hợp theo từng khách hàng trong quá trình làm việc cho vay).
Đa phần những người phụ trách các khâu trong quá trình cho vay đều là cán bộ lâu năm, có kinh nghiệm và kiến thức trong nghiệp vụ cho vay. Riêng bộ phận QLRR hiện nay, lãnh đạo và cán bộ chuyên trách trong việc kiểm tra, giám sát chưa có kinh nghiệm thực tế của cán bộ QLKH trong việc cho vay và
phát hiện các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình cho vay, được tuyển dụng trực tiếp làm việc tại bộ phận QLRR, do đó kinh nghiệm nhận biết dấu hiệu rủi ro thực tế không có, chỉ thông qua học tập, đào tạo của Hội sở chính và các văn bản chỉ đạo, phố biến các rủi ro.
BIDV Bình Định hiện tại có 160 người trong đó số lượng cán bộ làm việc tại các bộ phận liên quan đến hoạt động tín dụng là 51 (không tính Ban Giám đốc) trong đó bộ phận QLKH thực hiện hoạt động cho vay KHDN là 19 người, đảm nhiệm tổng số dư nợ khách hàng doanh nghiệp là 7.585 tỷ đồng, bình quân 1 cán bộ quản lý 399 tỷ đồng dư nợ. Hiện nay, lãnh đạo cũng như cán bộ tham gia quá trình cho vay KHDN đa số đều được đào tạo chính quy chuyên ngành ngân hàng, tài chính, tín dụng; 1 số ít được đào tạo chuyên ngành khác nhưng cũng đã tự đào tạo chuyên ngành 2 khối kinh tế, ngân hàng, chất lượng nguồn nhân lực trong các năm gần đây tương đối nâng cao, được thực hiện tuyển dụng và đào tạo một cách bài bản và thường xuyên qua các lớp đào tạo nghiệp vụ hàng năm của Trung tâm đào tạo BIDV theo các chuyên đề phù hợp.
Kết quả khảo sát:
Bảng 2.3:Bảng tổng hợp khảo sát "Cơ cấu tổ chức"
Cơ cấu tổ chức 1 2 3 4 5
1 Cơ cấu tổ chức của BIDV Bình Định phù hợp với hoạt động cho vay KHDN hiện nay.
45% 45% 10%
2 Kiến thức và kinh nghiệm của những người phụ trách từng khâu công việc trong nghiệp vụ cho vay KHDN là phù hợp
55% 24% 21%
3 Nguồn nhân lực của BIDV Bình Định đủ để đáp ứng yêu cầu công việc cho vay KHDN
10% 34% 21% 35%
Nguồn: Kết quả khảo sát tại BIDV Bình Định
Theo Kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức của BIDV hiện nay có phù hợp với hoạt động cho vay, có 45% ý kiến đồng ý, 10% ý kiến hoàn toàn đồng
ý và 45% ý kiến trung lập. Theo ý kiến của cán bộ được khảo sát, hiện nay với mô hình mới sẽ tăng cường khả năng kiểm tra giám sát quá trình cho vay KHDN, nhưng theo một số cán bộ QLKH, quá trình này làm giảm tiến độ giải ngân đối với khách hàng do qua nhiều khâu kiểm soát. Với quy trình cho vay trước đây thì việc giải ngân một bộ hồ sơ chỉ qua 2 bộ phận là QLKH và QLRR thì thời gian giải ngân ít hơn ½ thời gian so với hiện nay do cán bộ QLKH cũng đồng thời là cán bộ giải ngân. Do đó, 45% ý kiến trung lập do mong muốn có một quy trình chặt chẽ và phù hợp nhằm giảm thời gian giải ngân hồ sơ vay vốn.
Đối với câu hỏi về “kiến thực và kinh nghiệm của những người phụ trách từ khâu công việc…. là phù hợp”, kết quả khảo sát có 24% ý kiến đồng ý, 21% ý kiến hoàn toàn đồng ý và có tới 55% ý kiến trung lập. 55% ý kiến này chủ yếu theo nhận xét của cán bộ được hỏi đánh giá về kinh nghiệm của cán bộ làm công tác QLRR nhưng chưa trải qua thời gian thử thách công việc ở các bộ phận QLKH và QTTD.
Câu hỏi khảo sát về “nguồn nhân lực của BIDV …cho vay KHDN” có 11% ý kiến hoàn toàn không đồng ý, 34% ý kiến trung lập, 21% ý kiến đồng ý và 34% ý kiến hoàn toàn đồng ý. Sở dĩ có yếu tố trái ngược nhiều trong việc trả lời câu hỏi này do quan điểm của người trả lời khảo sát thuộc bộ phận thiếu nhân sự hay đủ và tương đối đủ.
Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự là yếu tố quan trọng để giúp xây dựng một đội ngũ cán bộ có trình độ và năng lực, phẩm chất tốt, đóng góp cho sự phát triển của chi nhánh cũng như sự phát triển chung của hệ thống. Quá trình tuyển dụng nhân sự được thực hiện tập trung tại Hội sở chính thông qua các vòng sơ tuyển và thi lý thuyết về chuyên môn, nghiệp vụ. Vòng thi phỏng vấn được thực hiện trực tiếp bởi Hội đồng tuyển dụng của từng chi nhánh. Đối với mỗi vị trí, chức
danh đều có những yêu cầu, tiêu chuẩn nghiêm ngặt. Sau khi vượt qua vòng thi phỏng vấn, tại chi nhánh Bình Định, Hội đồng tuyển dụng yêu cầu thời gian thử việc 2 tháng. Trong thời gian này, các nhân viên tập sự được yêu cầu lên kế hoạch công việc sẽ thực hiện, học hỏi các quy trình, văn bản nghiệp vụ, viết báo cáo thu hoạch theo lĩnh vực lựa chọn và trình bày trước Hội đồng trước khi được chấp thuận tuyển dụng hoặc không. Trong quá trình làm việc, cán bộ vẫn thường xuyên được cử tham gia các lớp đào tạo của Trường đào tạo cán bộ (trực thuộc BIDV Việt Nam). Tuy khá cụ thể nhưng việc tuyển dụng, quy hoạch, bổ nhiệm và khen thưởng vẫn còn chung chung, mang tính lý thuyết, chưa bám sát cụ thể tình hình thực tế;
Hàng năm, BIDV Bình Định đều tổ chức đại hội cán bộ nhân viên, qua đó tất cả cán bộ nhân viên nhận thức rõ trách nhiệm của mình. Đây cũng là dịp để phổ biến, nhắc nhở về phong cách giao dịch và chuẩn mực đạo đức, cũng như đưa ra các rủi ro phát sinh trong kỳ tổng kết và các bài học kinh nghiệm của quá trình giải quyết rủi ro.
Kết quả khảo sát
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp khảo sát "Chính sách nhân sự"
Chính sách nhân sự 1 2 3 4 5
1 BIDV xây dựng quy trình tuyển dụng, đào tạo, quy hoạch, bổ nhiệm và khen thưởng nhân viên phù hợp.
5% 63% 21% 11%
2 Tất cả cán bộ nhân viên nhận thức rõ được trách nhiệm của mình. Hàng năm BIDV Bình Định đều tổ chức đại hội cán bộ nhân viên.
45% 55%
Nguồn: Kết quả khảo sát tại BIDV Bình Định
Kết quả khảo sát về việc “BIDV xây dựng quy trình đào tạo,… phù