7. Kết cấu của luận văn
1.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1.2. Tổ chức nhân sự của bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là việc tập hợp đồng bộ các cán bộ kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng cơng việc kế tốn trong từng phần hành cụ thể. Các cán bộ, nhân viên kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau.
Tổ chức nhân sự của bộ máy kế toán khoa học, hợp lý, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả là điều kiện vơ cùng quan trọng để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin. Tổ chức tốt nhân sự của bộ máy kế toán cũng sẽ tạo ra điều kiện cho việc phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn.
Tổ chức nhân sự của bộ máy kế tốn của cơng ty phải dựa trên các căn cứ sau:
25
- Đặc điểm tổ chức, quy mô và địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh; - Tình hình phân cấp quản lý tài chính trong cơng ty;
- Khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế-tài chính.
Đứng đầu bộ máy kế toán trong mỗi đơn vị là kế toán trưởng. Kế toán trưởng là người có chức năng tổ chức, kiểm tra cơng tác kế tốn trong đơn vị và là người tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực chun mơn kế tốn. Để đảm nhận được nhiệm vụ đó, kế tốn trưởng phải là người có trình độ chun mơn cao, có đạo đức và năng lực tổ chức điều hành công tác kế tốn, có thời gian cơng tác kế toán theo quy định và phải có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng.
Kế tốn trưởng phụ trách điều hành cơng việc của các kế toán viên. Mỗi kế toán viên phần hành đều có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng về khối lượng cơng tác kế tốn được giao. Các kế tốn phần hành có thể chun mơn hóa sâu theo từng phần hành hoặc có thể kiêm nhiệm một số phần hành theo nguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế tốn. Kế tốn phần hành phải có trách nhiệm quản lý trực tiếp, phản ánh thơng tin kế tốn, thực hiện kiểm tra qua ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ: giai đoạn hạch toán ban đầu (trực tiếp ghi chứng từ hoặc tiếp nhận và kiểm tra) tới các giai đoạn kế toán tiếp theo: ghi số kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên số với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động… lập báo cáo phần hành được giao. Các kế tốn phần hành đều có trách nhiệm liên hệ với kế tốn tổng hợp để hồn thành ghi số tổng hợp hoặc lập báo cáo định kỳ chung ngoài báo cáo phần hành.
Các nhân viên kế tốn trong bộ máy kế tốn có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy . Quan hệ
26
giữa các loại lao động trong bộ máy kế tốn có thể được thể hiện theo một trong ba cách thức tổ chức sau:
Một là, bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến.
Theo kiểu quan hệ này, bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp, nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế tốn phần hành khơng thơng qua khâu trung gian. Với cách tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung, sản xuất kinh doanh và hoạt động quy mô nhỏ.
Hai là, bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu.
Theo kiểu tổ chức này, bộ máy kế tốn được hình thành bởi mối liên hệ trực tuyến như phương thức trực tiếp trên và mối quan hệ có tính chất tham mưu giữa kế tốn trưởng với các kế toán phần hành (quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ trực tiếp) và giữa kế toán trưởng với các bộ phận tham mưu. Trong điều kiện bộ máy kế toán phải đảm nhận thêm các chức năng trong mảng công việc chuyên sâu phức tạp về kỹ thuật (thanh tra, kỹ thuật máy tính ứng dụng trong kế tốn…) thì cần phải sử dụng mối liên hệ tham mưu trong sự chỉ đạo trực tuyến của kế toán trưởng.
Ba là, bộ máy tổ chức theo kiểu chức năng.
Bộ máy kế toán được phân chia thành những bộ phận độc lập đảm nhận những hoạt động riêng rẽ, thường gọi là ban, phịng kế tốn. Kế tốn trưởng của đơn vị chỉ đạo kế tốn nghiệp vụ thơng qua các trưởng ban kế toán. Đầu mối liên hệ chỉ đạo từ kế toán trưởng trong phương thức tổ chức này giảm nhiều và tập trung hơn so với hai kiểu tổ chức trên.
27
- Kế tốn tài chính là việc thu nhận, xử lý, kiểm tra phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế tài chính bằng các báo cáo tài chính cho các đối tượng sử dụng thơng tin của đơn vị kế tốn.
- Kế toán quản trị là việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.
- Khi tổ chức bộ máy kế tốn ở cơng ty cũng cần chú ý đến tổ chức bộ phận thực hiện kế tốn tài chính và kế toán quản trị.
- Khi tổ chức kế tốn tài chính và kế tốn quản trị, cơng ty phải căn cứ vào quy mơ, phạm vi hoạt động, tính chất và u cầu quản lý của mình để tổ chức thực hiện cả hai nội dung này phù hợp theo một trong hai mơ hình sau:
+ Mơ hình kế tốn tài chính tách rời và kế tốn quản trị (mơ hình tổ chức kế tốn riêng biệt)
+ Mơ hình tổ chức kế tốn tài chính kết hợp kế tốn quản trị (mơ hình tổ chức kế tốn kết hợp)
Mơ hình tổ chức kế tốn riêng biệt: Thực hiện mơ hình tổ chức kế tốn này có nhiều hạn chế: Tổ chức nhiều nội dung trùng lặp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính, tổ chức kế tốn riêng biệt khá phức tạp, hiệu quả khơng cao, bộ máy kế tốn cồng kềnh, chưa phát huy được vai trò của từng bộ phận kế tốn cũng như của cơng việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính tốn và thơng tin hiện đại trong kế tốn.
Tổ chức kế toán theo mơ hình kết hợp có nhiều ưu điểm: Tránh được sự trùng lặp trong việc tổ chức thực hiện các nội dung kế toán, tổ chức kế toán đơn giản, tạo điều kiện phát huy tốt vai trò, khả năng của từng bộ phận kế toán cũng như từng cán bộ kế toán cụ thể, đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao. Tạo điều kiện phát huy hiệu quả của việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính tốn và thơng tin hiện đại trong kế tốn
28
Để bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, đơn vị phải thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ và cập nhật kiến thức, các vấn đề thay đổi cho nhân viên kế toán, phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra quá trình chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính doanh nghiệp để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đề ra.