7. Kết cấu của luận văn
1.2.2.3. Tổ chức cung cấp thông tin kế toán
Tiếp theo quá trình thu thập xử lý là tổ chức cung cấp thông tin kế toán. Đây chính là lập BCTC với hệ thống các chỉ tiêu kinh tế nhằm cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo hoặc bên ngoài để đưa các quyết định kinh tế. Báo cáo kế toán gồm: báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
a. Tổ chức lập báo cáo tài chính
BCTC là các báo cáo tổng hợp được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra quyết định kinh tế. Các BCTC thường được Nhà nước phải cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về: Tài sản, Nợ phải trả, Doanh thu, Thu nhập khác, Chi phí kinh doanh, Chi phí khác.
- Lãi lỗ và các khoản phải nộp nhà nước; tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán; các luồng tiền.
Kế toán của từng loại hình doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành, theo định kỳ kế toán phải tiến hành báo cáo tài chính theo đúng quy định, nội dung báo cáo, phương pháp tính chỉ tiêu và thời gian lập và gửi báo cáo.
Kế toán trưởng, trưởng phòng tài chính, hay phụ trách kế toán của các DN phải phân công quy định rõ trách nhiệm cho các bộ phận kế toán, phải
46
cung cấp báo cáo kịp thời số liệu, tài liệu và thời gian chính xác kịp thời phục vụ cho lập báo cáo tài chính.
Tổ chức BCTC phải dựa trên các quy định về biểu mẫu, nguyên tắc lập và trình bày, phương pháp và thời gian lập theo quy định của Nhà nước để tiến hành phân công lao động kế toán và hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện đúng theo quy định. Hệ thống Báo cáo tài chính gồm Báo cáo tài chính năm và Báo cáo tài chính giữa niên độ
- Báo cáo tài chính năm bao gồm:
Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01-DN
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02-DN
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DN
Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09-DN - Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ, gồm:
Bảng cân đối kế toán giữa niên độ Mẫu số B01a-DN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ Mẫu số B02a-DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ Mẫu số B03a-DN Bản thuyết minh Báo cáo tài chính chọn lọc Mẫu số B09a-DN
BCTC của các DN phải cung cấp các thông tin về kinh tế tài chính cơ bản, cần thiết cho công tác kiểm tra kiểm soát tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp cho các cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan chủ quản và đưa ra các chỉ tiêu phân tích đánh giá tổng hợp các hoạt động kinh doanh thực trạng tài chính, kết quả kinh doanh mà DN đạt được và cả việc thực hiện kế hoạch tích lũy như từng thời kỳ nào trong thời kỳ kế toán của DN từ đó để đáp ứng tốt nhất cho lãnh đạo DN và mọi nhu cầu của người sử dụng thông tin kế toán.
47
Các DN lập và trình bày BCTC phải tuân thủ các yêu cầu, quy định của pháp luật hiện hành, định kỳ phải lập BCTC và gửi cho các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định của chế độ báo cáo kế toán.
- Tổ chức cung cấp thông tin báo cáo tài chính
Báo cáo sau khi được lập đúng quy định sẽ được cung cấp cho các đối tượng có nhu cầu về thông tin kế toán tại doanh nghiệp như: các cổ đông, các nhà đầu tư, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền…
Báo cáo sau khi được nộp, sử dụng sẽ được đưa vào lưu trữ. Yêu cầu lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ theo thứ tự thời gian để thuận tiện cho việc tra cứu sau này.
b. Tổ chức lập báo cáo quản trị
- Các yêu cầu khi lập báo cáo quản trị
Hệ thống báo cáo quản trị cần được xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ các công tác quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp cụ thể
- Tổ chức lập báo cáo quản trị
+ Đối với báo cáo kế toán quản trị, doanh nghiệp căn cứ vào yêu cầu cụ thể để lập theo mẫu biểu và theo thời điểm thích hợp nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ quản trị nội bộ. Báo cáo kế toán quản trị cũng có thể được lập theo định kỳ hoặc thường xuyên. Số lượng báo cáo kế toán quản trị lập nhiều hay ít tùy thuộc vào yêu cầu của quản lý nội bộ. Nội dung thông tin cần báo cáo và kết cấu mẫu biểu báo cáo kế toán quản trị rất đa dạng, gồm nhiều loại phù hợp với yêu cầu quản lý nội bộ từng bộ phận trong doanh nghiệp. Song có thể khái quát trong các báo cáo sau:
+ Các báo cáo phục vụ yêu cầu quản trị tài sản: Đó là các báo cáo phản ánh số hiện có và tình hình biến động của từng loại vốn kinh doanh, từng loại nguồn vốn kinh doanh cụ thể nhằm cung cấp thông tin giúp nhà quản lý DN
48
nắm chắc và quản lý chặt chẽ được tài sản, kiểm tra, giám sát được tình hình sử dụng vốn kinh doanh và nguồn vốn kinh doanh của DN. Thuộc loại báo cáo này gồm các báo cáo kế toán cụ thể như báo cáo tăng, giảm TSCĐ, báo cáo tình hình xuất nhập vật tư, hàng hóa, báo cáo tình hình công nợ, báo cáo tăng, giảm nguồn vốn.
+ Các báo cáo phục vụ yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ: Đó là các báo cáo phản ánh các chỉ tiêu phân cấp nội bộ như báo cáo doanh thu bán hàng theo địa điểm kinh doanh, hoặc theo nhóm hàng, báo cáo chi phí trực tiếp, báo cáo kết quả kinh doanh theo từng địa điểm kinh doanh, từng nhóm hàng hay từng doanh nghiệp nội bộ.
+ Các báo cáo kế toán quản trị phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh: Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh là các báo cáo được lập trên cơ sở hệ thống hóa thông tin kế toán quản trị phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh của DN. Báo cáo này có thể chia thành 3 loại: các báo cáo phản ánh về giá trị, các báo cáo phản ánh về hiện vật, các báo cáo kết hợp phản ánh về giá trị và hiện vật như báo cáo tình hình nhập xuất hàng hóa theo nhóm hàng, báo cáo chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN, báo cáo kết quả kinh doanh theo nhóm mặt hàng.
-Tổ chức cung cấp thông tin báo cáo kế toán quản trị
+ Báo cáo kế toán quản trị được lập để phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Đối tượng nhận thông tin kế toán quản trị là Ban lãnh đạo doanh nghiệp và những người tham gia quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin của kế toán quản trị được cung cấp cho các nhà quản trị ở cấp nào, cung cấp vào thời gian nào tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể trong từng trường hợp.
+ Doanh nghiệp không bắt buộc phải công khai các thông tin về quản trị trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
49