7. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Hoàn thiện về tổ chức thu nhận thông tin
Hệ thống chứng từ kế toán trong các doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng nhằm thu nhận, xử lý các thông tin ban đầu phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính. Vì vậy, hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là vô cùng cần thiết. Để hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán thì Cảng HK Phù Cát nên cập nhật các mẫu chứng từ vừa tuân thủ quy định của Nhà nước vừa mang hiệu quả và khoa học. Đơn vị cần đưa ra những quy định cụ thể dựa trên những quy định của Nhà nước về việc lập, luân chuyển, kiểm tra, lưu trữ
95
và bảo quản chứng từ, phân cấp trách nhiệm cho từng nhân viên kế toán trong từng quy trình.
-Hoàn thiện về quy định lập chứng từ: đối với hóa đơn bán hàng cà cung cấp dịch vụ là chứng từ gốc quan trọng trong hệ thống chứng từ kế toán nên cần được lập đúng theo quy định, ghi đầy đủ các thông tin trên hóa đơn, không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, hạn chế tối đa sai sót. Khi có bút toán điều chỉnh phải ghi bằng mực đỏ. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng điện tử phải có đầy đủ nội dung theo quy định của Luật kế toán và phải thể hiện dữ liệu dưới dạng điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền mạng máy tính và có chữ ký điện từ theo quy định của pháp luật.
-Hoàn thiện về quy trình luân chuyển chứng từ: Đơn vị cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, khoa học và có hiệu quả trong quá trình quản lý, đảm bảo khép kín giữa các khâu, thuận tiện trong quá trình giám sát, kiểm tra và quản lý. Khi có nghiệp vụ phát sinh cần chuyển ngay chứng từ về phòng kế toán để nhân viên kế toán cập nhật trên phần mềm kế toán.
-Hoàn thiện về kiểm tra chứng từ: Đơn vị cần có kế hoạch kiểm tra thường xuyên về tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ để có thể kịp thời phát hiện điều chỉnh các hiện tượng gian lận, sai sót trong khâu lập chứng từ, ghi ghép nội dung chứng từ và lưu trữ chứng từ.
-Hoàn thện về công tác lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ: việc lưu trữ chứng từ cần được sắp xếp khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận lợi cho việc sử dụng cũng như kiểm tra, thanh tra kế toán sau này, chứng từ cần phải được bảo quản tốt tránh mối mọt, ẩm mốc, thất lạc. Hiện nay, Cảng hàng không Phù Cát đóng chứng từ theo hình thức chứng từ ghi số, theo từng tập hàng
96
tháng được lưu trữ tại kho lưu trữ, có giá đựng, kệ tủ sắt để lưu trữ chứng từ tránh tình trạng ẩm mốc, mối mọt, thất lạc và thuận tiện khi sử dụng đến.
+ Cảng hàng không Phù Cát cần có kế hoạch tiêu hủy các chứng từ hết hạn lưu trữ để công tác bảo quản chứng từ được thuận tiện. Đơn vị có thẻ sử dụng máy hoặc phương pháp thủ công để tiêu hủy các chứng từ và trước khi tiêu hủy chứng từ cần lập hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết hạn gồm: Lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng và kế toán lưu trữ chứng từ.