Mơ hình này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, sự tập trung cao đối với cơng tác kế tốn, tập trung thơng tin phục vụ quản lý tồn doanh nghiệp, thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán, đồng thời cũng thuận lợi cho việc tổ chức bộ máy kế tốn, phân vơng và chun mơn hóa nhân viên kế tốn và áp dụng phương tiện, kỹ thuật, công nghệ vào công việc kế tốn. Mơ hình này thường tồn tại trong những doanh nghiệp có tổ chức các doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoàn toàn, khơng có sự phân tác quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính; thích hợp với những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tập trung về không gian và mặt bằng kinh doanh, có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại nhanh chóng. Đối với các doanh nghiệp có địa bàn hoạt động rộng, phân tán, trình độ trang thiết bị, kỹ thuật xử lý, cung cấp thơng tin khơng cao thì khơng nên áp dụng mơ hình này vì việc lập báo cáo tài chính sẽ khó khăn và việc kiểm tra, kiểm
21
soát của kế toán trưởng và người lãnh đạo doanh nghiệp sẽ bị hạn chế. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán.
Theo mơ hình này, bộ máy tổ chức kế tốn được phân thành các cấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Ở mỗi cấp đều mở sổ sách kế tốn và hình thành bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp.
Phịng kế tốn ở các đơn vị trực thuộc thực hiện toàn bộ khối lượng cơng tác kế tốn phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định.
Phịng kế tốn tế trung tâm thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng trung tâm đồng thời là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của kế tốn trực thuộc, lập BCTC chung cho tồn doanh nghiệp.
22
Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán kinh tế nội bộ (quan hệ ngang cấp) và quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với cấp trên là quan hệ hạch toán kinh tế đầy đủ (quan hệ dọc: cấp trên-cấp dưới).
Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường thích hợp với các doanh nghiệp có quy mơ kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp (nhiều loại hình kinh doanh, nhiều ngành nghề kinh doanh, nhiều đơn vị trực thuộc…) và địa bàn kinh doanh rộng, phân tán. Khi đó các doanh nghiệp thường phải phân cấp kinh doanh, phân cấp quản lý và do đó phải phân cấp tổ chức kế tốn (phân tán khối lượng cơng tác và nhân sự kế toán). Khi được áp dụng trong những điều kiện như vậy, mơ hình này thường bộc lộ nhiều ưu điểm: Kế toán sẽ gắn được với sự chỉ đạo tại chỗ các hoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về bộ máy nhân sự ở cấp trên, đảm bảo tốc độ truyền tin nhanh. Tuy vậy, mơ hình này có nhược điểm là việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo chung toàn doanh nghiệp thường bị chậm trễ, sủ chỉ đạo, kiểm soát của kế toán trưởng cấp trên và lãnh đạo doanh nghiệp đối với tồn bộ doanh nghiệp có thể bị hạn chế và trường hợp thiếu những điều kiện tiền đề mà doanh nghiệp vẫn áp dụng mơ hình này sẽ dẫn đến làm yếu bộ máy quản lý doanh nghiệp, làm trì trện thêm cho quá trình hạch tốn, thơng tin và kiểm tra.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp.
Trong thực tế kinh doanh, có khá nhiều doanh nghiệp tồn tại cả những điều kiện của mơ hình kế tốn tập trung và mơ hình kế tốn phân tán. Trong trường hợp này cần thiết phải xây dựng mơ hình kế tốn hỗn hợp hay cịn gọi là mơ hình kế tốn nửa tập trung, nửa phân tán. Mơ hình này là sự kết hợp đặc trưng của cả mơ hình kế tốn tập trung và mơ hình kế tốn phân tán.
Ở mơ hình này, đối với những đơn vị trực thuộc kinh doanh quy mô nhỏ, gần trung tâm điều hành, mặt bằng kinh doanh tập trung, chưa có đủ điều kiện
23
nhận vốn, kinh doanh và từ chủ trong quản lý thì đơn vị đó khơng được phân cấp quản lý thì đơn vị đó khơng được phân cấp quản lý, do vậy khơng cần tổ chức sổ sách và bộ máy kế tốn; tồn bộ khối lượng kế toán thực hiện tại trung tâm kế toán đặt tại đơn vị cấp trên.
Đối với những đơn vị trực thuộc có quy mơ lớn, kinh doanh trên diện rộng, phân tán hoặc xa trung tâm điều hành và có đủ điều kiện về tổ chức, quản lý và kinh doanh một cách tự chủ thì cần được giao quyền quản lý điều hành. Khi đó cần thiết phải tổ chức bộ máy kế tốn tại đơn vị trực thuộc. Tồn bộ khối lượng kế toán được thực hiện ở đơn vị trực thuộc. Quan hệ giữa các đơn vị hạch toán phân tán là quan hệ kinh tế nội bộ và quan hệ với cấp trên qua hệ thống chỉ đạo dọc và chế độ báo cáo kế toán quy định nội bộ. Cấp trên chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp theo báo cáo của những đơn vị.
24
Như vậy theo mơ hình này, cơng tác kế tốn được tiến hành ở phịng kế tốn trung tâm và ở một số đơn vị trực thuộc hoạt động phân tán, còn một số đơn vị trực thuộc hoạt động tập trung không tiến hành cơng tác kế tốn. Phịng kế tốn trung tâm thực hiện hạch tốn kế tốn các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất trung tồn đơn vị và các hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị trực thuộc hoạt động tập trung, thực hiện tổng hợp tài liệu kế toán từ các phịng kế tốn của các đơn vị trực thuộc hoạt động phân tán và của tồn đơn vị.
Tóm lại, căn cứ vào điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp phải lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phù hợp với quy mô, với việc tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời, để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, bộ máy kế tốn cần phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên mơn hóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng.
1.2.1.2. Tổ chức nhân sự của bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là việc tập hợp đồng bộ các cán bộ kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng cơng việc kế tốn trong từng phần hành cụ thể. Các cán bộ, nhân viên kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau.
Tổ chức nhân sự của bộ máy kế toán khoa học, hợp lý, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả là điều kiện vơ cùng quan trọng để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin. Tổ chức tốt nhân sự của bộ máy kế toán cũng sẽ tạo ra điều kiện cho việc phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn.
Tổ chức nhân sự của bộ máy kế tốn của cơng ty phải dựa trên các căn cứ sau:
25
- Đặc điểm tổ chức, quy mô và địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh; - Tình hình phân cấp quản lý tài chính trong cơng ty;
- Khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế-tài chính.
Đứng đầu bộ máy kế toán trong mỗi đơn vị là kế toán trưởng. Kế toán trưởng là người có chức năng tổ chức, kiểm tra cơng tác kế tốn trong đơn vị và là người tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực chun mơn kế tốn. Để đảm nhận được nhiệm vụ đó, kế tốn trưởng phải là người có trình độ chun mơn cao, có đạo đức và năng lực tổ chức điều hành công tác kế tốn, có thời gian cơng tác kế toán theo quy định và phải có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng.
Kế tốn trưởng phụ trách điều hành cơng việc của các kế toán viên. Mỗi kế toán viên phần hành đều có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng về khối lượng cơng tác kế tốn được giao. Các kế tốn phần hành có thể chun mơn hóa sâu theo từng phần hành hoặc có thể kiêm nhiệm một số phần hành theo nguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế tốn. Kế tốn phần hành phải có trách nhiệm quản lý trực tiếp, phản ánh thơng tin kế tốn, thực hiện kiểm tra qua ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ: giai đoạn hạch toán ban đầu (trực tiếp ghi chứng từ hoặc tiếp nhận và kiểm tra) tới các giai đoạn kế toán tiếp theo: ghi số kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên số với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động… lập báo cáo phần hành được giao. Các kế tốn phần hành đều có trách nhiệm liên hệ với kế tốn tổng hợp để hồn thành ghi số tổng hợp hoặc lập báo cáo định kỳ chung ngoài báo cáo phần hành.
Các nhân viên kế tốn trong bộ máy kế tốn có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy . Quan hệ
26
giữa các loại lao động trong bộ máy kế tốn có thể được thể hiện theo một trong ba cách thức tổ chức sau:
Một là, bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến.
Theo kiểu quan hệ này, bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp, nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế tốn phần hành khơng thơng qua khâu trung gian. Với cách tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung, sản xuất kinh doanh và hoạt động quy mô nhỏ.
Hai là, bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu.
Theo kiểu tổ chức này, bộ máy kế tốn được hình thành bởi mối liên hệ trực tuyến như phương thức trực tiếp trên và mối quan hệ có tính chất tham mưu giữa kế tốn trưởng với các kế toán phần hành (quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ trực tiếp) và giữa kế toán trưởng với các bộ phận tham mưu. Trong điều kiện bộ máy kế toán phải đảm nhận thêm các chức năng trong mảng công việc chuyên sâu phức tạp về kỹ thuật (thanh tra, kỹ thuật máy tính ứng dụng trong kế tốn…) thì cần phải sử dụng mối liên hệ tham mưu trong sự chỉ đạo trực tuyến của kế toán trưởng.
Ba là, bộ máy tổ chức theo kiểu chức năng.
Bộ máy kế toán được phân chia thành những bộ phận độc lập đảm nhận những hoạt động riêng rẽ, thường gọi là ban, phịng kế tốn. Kế tốn trưởng của đơn vị chỉ đạo kế tốn nghiệp vụ thơng qua các trưởng ban kế toán. Đầu mối liên hệ chỉ đạo từ kế toán trưởng trong phương thức tổ chức này giảm nhiều và tập trung hơn so với hai kiểu tổ chức trên.
27
- Kế tốn tài chính là việc thu nhận, xử lý, kiểm tra phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính bằng các báo cáo tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin của đơn vị kế toán.
- Kế toán quản trị là việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.
- Khi tổ chức bộ máy kế tốn ở cơng ty cũng cần chú ý đến tổ chức bộ phận thực hiện kế tốn tài chính và kế toán quản trị.
- Khi tổ chức kế tốn tài chính và kế tốn quản trị, cơng ty phải căn cứ vào quy mơ, phạm vi hoạt động, tính chất và u cầu quản lý của mình để tổ chức thực hiện cả hai nội dung này phù hợp theo một trong hai mơ hình sau:
+ Mơ hình kế tốn tài chính tách rời và kế tốn quản trị (mơ hình tổ chức kế tốn riêng biệt)
+ Mơ hình tổ chức kế tốn tài chính kết hợp kế tốn quản trị (mơ hình tổ chức kế tốn kết hợp)
Mơ hình tổ chức kế tốn riêng biệt: Thực hiện mơ hình tổ chức kế tốn này có nhiều hạn chế: Tổ chức nhiều nội dung trùng lặp giữa kế toán quản trị và kế tốn tài chính, tổ chức kế tốn riêng biệt khá phức tạp, hiệu quả khơng cao, bộ máy kế tốn cồng kềnh, chưa phát huy được vai trò của từng bộ phận kế tốn cũng như của cơng việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính tốn và thơng tin hiện đại trong kế tốn.
Tổ chức kế tốn theo mơ hình kết hợp có nhiều ưu điểm: Tránh được sự trùng lặp trong việc tổ chức thực hiện các nội dung kế toán, tổ chức kế toán đơn giản, tạo điều kiện phát huy tốt vai trò, khả năng của từng bộ phận kế toán cũng như từng cán bộ kế toán cụ thể, đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao. Tạo điều kiện phát huy hiệu quả của việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính tốn và thơng tin hiện đại trong kế tốn
28
Để bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, đơn vị phải thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ và cập nhật kiến thức, các vấn đề thay đổi cho nhân viên kế toán, phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra quá trình chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính doanh nghiệp để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đề ra.
1.2.2. Tổ chức thơng tin kế tốn 1.2.2.1. Tổ chức thu thập thơng tin kế tốn 1.2.2.1. Tổ chức thu thập thơng tin kế tốn
Tổ chức thu thập thông tin thông qua chứng từ kế tốn là cơng việc đầu tiên và chủ yếu của tổ chức kế toán. Nội dung của cơng việc này chính là việc tổ chức hạch toán ban đầu ở các bộ phận doanh nghiệp với các nội dung cơ bản như tổ chức xây dựng hệ thống danh mục chứng từ kế toán trong doanh nghiệp và các biểu mẫu chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu, lập chứng từ kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổ chức kiểm tra, hồn thiện chứng từ kế tốn, tổ chức ln chuyển chứng từ kế toán và tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán. Nội dung tổ chức thu thập thơng tin kế tốn bao gồm:
a. Tổ chức xây dựng danh mục chứng từ kế toán, thiết kế mẫu biểu, lập chứng từ và hạch toán ban đầu.
Xây dựng danh mục chứng từ kế toán và thiết kế mẫu biểu.
Mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định nhưng doanh nghiệp có thể sửa đổi, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán.
Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán áp dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài Chính để có sự bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.
29
Những bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từ của doanh nghiệp phải thế hiện được các nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký của người chịu trách nhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật chất liên quản