7. Kết cấu của luận văn
3.1. YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN
3.1.1. Các yêu cầu cơ bản của việc hồn thiện tổ chức kế tốn
Hoàn thiện tổ chức kế tốn tại Cảng hàng khơng Phù Cát cần tuân thủ các yêu cầu cơ bản sau:
- Hoàn thiện tổ chức kế tốn tại Cảng hàng khơng Phù Cát dựa trên cơ sở tuân thủ các chính sách, chế độ về tài chính kế tốn như: Luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của Nhà nước. Hệ thống kế toán Việt Nam được xây dựng trên cơ sở thiết lập mơ hình kế tốn tiên tiến phù hợp với các thông lệ phổ biến của kinh tế thị trường, có tính thống nhất cao, bao qt đầy đủ tồn diện các loại hình doanh nghiệp và các lĩnh vực hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế quốc dân.
- Hoàn thiện tổ chức kế tốn tại Cảng hàng khơng Phù Cát cần tính hiệu quả kinh tế, mang lại lợi ích kinh tế nhiều hơn chi phí bỏ ra cho việc hoàn thiện để mang lại lợi ích và hiệu quả cao nhất cho Đơn vị với chi phí bỏ ra thấp nhất.
- Hoàn thiện tổ chức kế tốn tại Cảng hàng khơng Phù Cát phải đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ các thơng tin kinh tế tài chính cho cơng tác quản lý kinh tế ở cả tầm vĩ mơ và vi mơ. Mục đích của việc tổ chức kế toán hợp lý và khoa học nhằm đảm bảo thu nhận, xử lý kịp thời và chính xác, đầy đủ các thơng tin phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính ở cả tầm vĩ mơ và vi mơ.
- Hoàn thiện tổ chức kế tốn tại Cảng hàng khơng Phù Cát cần phải có tính khả thi, dễ làm, đơn giản phù hợp với đặc điểm kinh doanh đặc thù của
90
Đơn vị. Đây là một yếu tố cơ bản để hoàn thiện một bộ máy kế tốn, hình thức kế toán, phương pháp ghi chép kế toán hiệu quả để trở thành công cụ đắc lực cho nhà quản lý.
3.1.2. Ngun tắc hồn thiện tổ chức kế tốn
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả của tổ chức kế tốn tại Cảng hàng khơng Phù Cát cần phải hồn thiện cả mơi trường pháp lý về kế toán và việc tổ chức thực hiện chế độ kế tốn trong doanh nghiệp. Hồn thiện tổ chức tại Cảng hàng không Phù Cát cần dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
- Hoàn thiện tổ chức kế toán phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp: nguyên tắc này địi hỏi tổ chức cơng tác kế tốn của đơn vị cần phải đúng với những quy định trong điều lệ tổ chức cơng tác kế tốn, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. Phù hợp với chế độ chính sách, văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nước ban hành. Theo đó phải vận dụng linh hoạt sao cho phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý và trình độ của kế tốn trong doanh nghiệp.
- Hồn thiện tổ chức kế tốn phải đảm bảo ngun tắc chính xác, nhanh chóng và hiệu quả: từ nhiệm vụ của kế tốn là cung cấp thơng tin một cách chính xác, kịp thời cho ban lãnh đạo, phục vụ cơng tác quản lý. Vì vậy hồn thiện cơng tác kế tốn phải đảm bảo đáp ứng thơng tin kịp thời và chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý.
- Hồn thiện tổ chức kế tốn phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất: đây là nguyên tắc cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong nền kinh tế quốc dân. Sự thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán được thực hiện một các đầy đủ, đúng đắn.
- Hoàn thiện tổ chức kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, khả thi và hiệu quả: Đây là nguyên tắc quan trọng nhất. Tổ chức tác kế toán phải thể hiện được sự minh bạch, dễ kiểm tra và đảm bảo cung cấp thông tin một cách
91
hữu dụng. Khi DN đầu tư kinh doanh đều mong muốn hoạt động đầu tư của mình đem lại hiệu quả cao nhất với chi phí bỏ ra thấp nhất do vậy việc hồn thiện tổ chức kế toán phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí và hiệu quả cao nhất.
- Hoàn thiện tổ chức kế toán phải đảm bảo nguyên tắc kiểm soát: hệ thống kế toán mà đơn vị xây dựng phải đảm bảo nguyên tắc kiểm soát nội bộ của cơng tác kế tốn đối với tài sản của doanh nghiệp. Hệ thống kế toán của đơn vị phải cho phép sự kiểm tra được tiến hành thường xuyên, liên tục có hiệu quả, đồng thời cũng cho phép nhận biết chắc chắn, chính xác số liệu kế tốn và thực trạng tài chính của đơn vị.
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CẢNG HÀNG KHÔNG PHÙ CÁT HÀNG KHÔNG PHÙ CÁT
3.2.1. Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ những vấn đề lý luận và thực tiễn, tổ chức bộ máy kế toán Cảng hàng khơng Phù Cát cần hồn thiện phù hợp với điều kiện kinh doanh của Đơn vị nhằm thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, trung thực phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của Ban Giám đốc. Theo đó, tổ chức bộ máy kế tốn của Cảng hàng khơng Phù Cát cần tương ứng với quy mơ, khối lượng cơng việc kế tốn cần thực hiện cũng như số lượng và chất lượng của đội ngũ nhân viên kế toán.
Để thực hiện những điều trên cần giải quyết tốt các vấn đề dưới đây.
Thứ nhất: Cần xác định rõ trách nhiệm của người làm kế tốn trong cơng
tác kế tốn của Cảng hàng khơng Phù Cát về:
- Thu nhận, xử lý thông tin, số liệu kế tốn theo nội dung và cơng việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
92
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế tốn.
- Phân tích thơng tin số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế tốn.
- Cung cấp các thơng tin số liệu kế tốn theo quy định của pháp luật.
Thứ hai: Phân công sắp xếp công việc của từng phần hành kế toán phải
dựa trên yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ. Bố trí lao động trong bộ máy kế tốn phải phù hợp với năng lực chun mơn, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, tạo mối quan hệ chỉ đạo và sự kết hợp giữa các vị trí lao động trong bộ máy của phịng kế toán. Cụ thể:
- Kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ chủ yếu thực hiện kế tốn tài chính các loại tài sản cố định, các loại vật tư hàng hóa trong Đơn vị. Trên cơ sở các chứng từ kế toán phát sinh về nhâp, xuất, thanh lý TSCĐ, vật tư hàng hóa. Nhân viên kế tốn phụ trách kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, phân loại chứng từ phục vụ cho việc ghi chép kế tốn tài chính và chứng từ phục vụ cho việc ghi chép kế toán quản trị để ghi sổ kế tốn nhằm cung cấp được các thơng tin cho việc lập báo cáo tài chính và thơng tin cho quản trị nội bộ về TSCĐ, vật tư hàng hóa.
- Kế tốn tiền lương: Có trách nhiệm thực hiện các phần hành kế toán tiền lương, thưởng, bổ sung lương. Trích đóng BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và thuế thu nhập các nhân. Trên cơ sở các chứng từ phát sinh về các khoản lương và chi trả theo lương, nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ và ghi sổ kế tốn tài chính cho việc lập báo cáo tài chính cho việc điều hành quản lý các khoản chi lương, thưởng cho nhân viên.
- Kế toán thanh tốn, vốn bằng tiền: Có trách nhiệm chủ yếu thanh tốn các khoản chi thanh tốn về vật tư, cơng tác phí, chi phí sản xuất kinh doanh.
93
Nhân viên kế tốn có trách nhiệm kiểm tra bộ chứng từ đầu vào, lập phiếu chi, thu, ủy nhiệm chi và hạch tốn chính xác tài khoản kế toán trên phần mềm. Phân loại chứng từ, lưu chứng từ và cung cấp thông tin về nguồn tiền trong quỹ, trong tài khoản ngân hàng, kịp thời thực hiện các nhiệm vụ thanh toán theo yệu cầu của Ban giám đốc.
- Kế tốn tổng hợp: Có trách nhiệm thực hiện kế tốn tài chính và kế tốn quản trị: tổng hợp nộp thuế và các khoản nộp cho Nhà nước, cuối kỳ kết chuyển về Tổng công ty, thực hiện tổng hợp doanh thu, chi phí đồng thời có nhiệm vụ tổng hợp các tài liệu, số liệu từ các phần hành kế toán khác cung cấp để lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Ngồi ra, bộ phận kế tốn này cịn có thể thực hiện nghiệm vụ lập kế hoạch tài chính và tổ chức cơng tác phân tích tài chính của Đơn vị nhằm cung cấp thơng tin về tình hình tài chính cho các đối tượng sử dụng.
Thứ ba: Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn, kỹ thuật nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên kế toán.
Cảng hàng không Phù Cát phải nhận thức được vai trị của cơng tác kế tốn và có sự đầu tư thích đáng và hoạt động đào tạo, nâng cao trình độ chuyên mơn cũng như trình độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin, cập nhật thơng tin về lĩnh vực kế tốn cho nhân viên kế tốn dưới các hình thức mở các lớp tập huấn, gửi đi đào tạo, trình tổng cơng ty bồi dưỡng các nghiệp vụ về lương, thuế, hóa đơn điện tử cho nhân viên mới… Những người làm cơng tác kế tốn của Đơn vị có trình độ cao sẽ làm tăng được năng suất lao động kế tốn, do đó sẽ làm giảm số lượng của đội ngữ này trong việc xử lý cơng tác kế tốn của từng phần hành cũng như tồn bộ cơng tác kế toán của bộ máy kế toán trong Đơn vị.
Thứ tư: Nhân viên kế toán cần độc lập về nghiệp vụ, chuyên môn các
94
nhiệm, khơng đề kế tốn kiêm qua nhiều công việc, gây ảnh hưởng tới hiệu quả chính xác trong cơng tác kế toán. Trách sự chồng chéo trong cơng tác quản lý, và đảm bảo tính ổn định trong công việc, đạt kết quả cao trong nhiệm vụ được giao.
- Cần tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp giữa trình độ chun mơn và tính chất cơng việc. Việc phân công, phân nhiệm các phần hành kế toán phải hợp lý, khoa học.
Thứ năm: Cần tổ chức kế toán nhằm kết hợp được kế toán tài chính và kế tốn quản trị.
- Trong bối cảnh hiện nay, kế tốn quản trị ngày càng đóng vai trị quan trọng trong hoạt động của DN nói chung và hoạt động tại Cảng hàng không Phù Cát nói riêng. Vì vậy Cảng hàng khơng Phù Cát cần phân rõ hơn, chú trọng hơn đến cơng tác kế tốn quản trị.
- Sắp xếp nhân sự chuyên về kế toán quản trị, để thuận tiện đồng thời nâng cao chất lượng báo cáo kế toán quản trị.
- Thống nhất với Ban tài chính-Kế tốn Tổng cơng ty Cảng hàng khơng Việt Nam về những báo cáo quản trị, phục vụ đưa ra quyết định của Ban lãnh đạo.
3.2.2. Hồn thiện về tổ chức thu nhận thơng tin
Hệ thống chứng từ kế tốn trong các doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng nhằm thu nhận, xử lý các thông tin ban đầu phục vụ cho cơng tác quản lý kinh tế tài chính. Vì vậy, hồn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là vơ cùng cần thiết. Để hồn thiện hệ thống chứng từ kế tốn thì Cảng HK Phù Cát nên cập nhật các mẫu chứng từ vừa tuân thủ quy định của Nhà nước vừa mang hiệu quả và khoa học. Đơn vị cần đưa ra những quy định cụ thể dựa trên những quy định của Nhà nước về việc lập, luân chuyển, kiểm tra, lưu trữ
95
và bảo quản chứng từ, phân cấp trách nhiệm cho từng nhân viên kế toán trong từng quy trình.
- Hồn thiện về quy định lập chứng từ: đối với hóa đơn bán hàng cà cung cấp dịch vụ là chứng từ gốc quan trọng trong hệ thống chứng từ kế toán nên cần được lập đúng theo quy định, ghi đầy đủ các thông tin trên hóa đơn, khơng được viết tắt, khơng được tẩy xóa, sửa chữa, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, hạn chế tối đa sai sót. Khi có bút tốn điều chỉnh phải ghi bằng mực đỏ. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng điện tử phải có đầy đủ nội dung theo quy định của Luật kế toán và phải thể hiện dữ liệu dưới dạng điện tử, được mã hóa mà khơng bị thay đổi trong q trình truyền mạng máy tính và có chữ ký điện từ theo quy định của pháp luật.
- Hồn thiện về quy trình luân chuyển chứng từ: Đơn vị cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, khoa học và có hiệu quả trong q trình quản lý, đảm bảo khép kín giữa các khâu, thuận tiện trong quá trình giám sát, kiểm tra và quản lý. Khi có nghiệp vụ phát sinh cần chuyển ngay chứng từ về phịng kế tốn để nhân viên kế toán cập nhật trên phần mềm kế tốn.
- Hồn thiện về kiểm tra chứng từ: Đơn vị cần có kế hoạch kiểm tra thường xuyên về tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ để có thể kịp thời phát hiện điều chỉnh các hiện tượng gian lận, sai sót trong khâu lập chứng từ, ghi ghép nội dung chứng từ và lưu trữ chứng từ.
- Hồn thện về cơng tác lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ: việc lưu trữ chứng từ cần được sắp xếp khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận lợi cho việc sử dụng cũng như kiểm tra, thanh tra kế toán sau này, chứng từ cần phải được bảo quản tốt tránh mối mọt, ẩm mốc, thất lạc. Hiện nay, Cảng hàng khơng Phù Cát đóng chứng từ theo hình thức chứng từ ghi số, theo từng tập hàng
96
tháng được lưu trữ tại kho lưu trữ, có giá đựng, kệ tủ sắt để lưu trữ chứng từ tránh tình trạng ẩm mốc, mối mọt, thất lạc và thuận tiện khi sử dụng đến.
+ Cảng hàng khơng Phù Cát cần có kế hoạch tiêu hủy các chứng từ hết hạn lưu trữ để công tác bảo quản chứng từ được thuận tiện. Đơn vị có thẻ sử dụng máy hoặc phương pháp thủ cơng để tiêu hủy các chứng từ và trước khi tiêu hủy chứng từ cần lập hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết hạn gồm: Lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng và kế toán lưu trữ chứng từ.
3.2.3. Hoàn thiện về tổ chức xử lý hệ thống hóa thơng tin
Hệ thống tài khoản của Cảng hàng không Phù Cát được lập tuân theo TT200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính và mở thêm các tài khoản cấp 3,4,5 để chi tiết. Nhìn chung, hệ thống tài khoản này rất chi tiết giúp Đơn vị hạch tốn chi tiết, cụ thể chính xác cho từng loại đối tượng, chi phí. Trong thời gian tới, Cảng hàng khơng Phù Cát cần chú ý theo dõi sự thay đổi của chế độ kế tốn, thơng tư, nghị định của Nhà nước để cập nhật hệ thống tài khoản đúng, chính xác theo yêu cầu của cơ quản Nhà nước.
- Trong q trình vào sổ kế tốn, nhân viên kế toán cần cần thận và tỉ mỉ nhập số liệu để tránh tình trạng nhầm lẫn, sai sót khơng đánh có đặc biệt là với các sổ: nhập xuất kho hàng hóa, cơng cụ dụng cụ…Kế tốn trưởng phải thường xuyên kiểm tra tình hình chấp hành ghi sổ kế tốn phần hành nhằm cung cấp thơng tin kịp thời cho Ban lãnh đạo.
- Hoàn thiện về tổ chức trang bị, ứng dụng các phương tiện kỹ thuật xử