(Quy chế tổ chức và hoạt động của Cảng hàng không Phù Cát)
1. Ban Giám đốc a. Giám đốc
- Cảng hàng không Phù Cát là người lãnh đạo, điều hành cao nhất chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của Đơn vị.
- Giám đốc quyết định toàn bộ các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày của Cảng hàng không. Chịu sự điều hành của Tổng Giám đốc - Tổng công ty Cảng hàng không Phù Cát.
- Giám đốc là người đưa ra các chủ chương, chính sách, mục tiêu chiến lược của Đơn vị, phê duyệt tất cả các nội quy, quy định áp dụng trong nội bộ đơn vị.
b. Phó Giám đốc
- Giúp việc cho Giám đốc. Thực hiện các nhiệm vụ được phần công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả các công việc hoạt động.
58
hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh khi Giám đốc vắng mặt. - Giám sát, quản lý các hoạt động của phòng ban
2. Văn phòng Cảng
- Tham mưu giúp việc cho Ban Giám đốc xác định chiến lược phát triển, xây dựng kế hoạch, tổ chức quản lý và điều hành mọi hoạt động của đơn vị, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đồng bộ, thống nhất, khoa học hiệu quả; chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về những biện pháp đề xuất thuộc chuyên mơn của mình.
- Thúc đẩy sự gắn giữa các phòng ban trong cơ quan, giữa cơ quan với các đơn vị phối thuộc, chính quyền địa phượng.
- Triển khai hướng dẫn thực hiện kế hoạch SXKD và được Giám đốc ủy quyền kiểm tra đôn đốc các phịng trực thuộc để tổ chức thực hiện hồn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh mà đơn vị đề ra
3. Phịng tài chính-kế tốn.
- Giúp việc cho Ban Giám đốc trong công tác quản lý điều hành thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao như: Cơng tác Tài chính – Kế hoạch, đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý khi thác Cảng, công tác tổ chức lao động, tiền lương và các chế độ chính sách đối với người lao động, cơng tác thi đua khen thưởng.
- Nắm bắt tình hình hoạt động của Cảng hàng không Phù Cát, liên tục cập nhật thông tin trên tất cả các lĩnh vực có liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận thuộc đơn vị; sẵn sàng đáp ứng, yêu cầu thông tin cần thiết tại bất cứ thời điểm nào theo yêu cầu của Giám đốc.
- Ghi chép, tính tốn, phản ánh số liệu hiện có, tình hình ln chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của Đơn vị.
59
tháng, giải quyết kịp thời nguồn thu chi của Đơn vị, tổ chức cơng tác hạch tốn đúng chế độ chính sách của Nhà nước, quy chế chi tiêu của Công ty. Hướng dẫn, chỉ đạo cơng tác kế tốn, hạch tốn tại đơn vị
- Kiểm tra tình hình thực tế kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc, thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện ngăn ngừa, kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ của Đơn vị.
- Tổ chức thanh toán kịp thời, đầy đủ, đúng chế độ các khoản nợ và đôn đốc thu nợ.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cơng tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế tốn hiện hành. Tham gia xây dựng giá bán và thiết lập các hợp đồng kinh tế với khách hàng.
4. Phòng phục vụ mặt đất
- Chịu trách nhiệm công tác checkin, checkout hàng khách, hàng lý đi và đến mỗi chuyến bay.
- Vận chuyển hành lý lên mỗi chuyến bay, bốc xếp sắp xếp hành lý tránh thất lạc.
- Đảm bảo mọi công tác cho chuyến bay về: hành khách, trọng tải, số lượng. Làm thủ tục bay cho hành khách.
- Cập nhật lịch bay, thông báo, xử lý khi có thay đổi để hành khách có một chuyến bay an tồn.
5. Phịng an ninh
- Phịng an ninh có trách nhiệm rất lớn để đảm bảo an toàn bay. Soi chiếu hành lý, hành hóa, hành khách đảm bảo mọi thứ bay lên tàu bay không gây ảnh hưởng đến chuyến bay.
60
- Đảm bảo an ninh an toàn toàn bộ khu vực Cảng hàng không, đường lăn, đường băng. Chịu trách nhiệm xử lý các tình huống liên quan đến an ninh hàng khơng.
- Phối hợp với các phòng ban, đảm bảo trang bị phương tiện bảo hộ an ninh, thực hiện nhiệm vụ Ban giám đốc phân công.
6. Phòng kỹ thuật
- Đảm bảo các hệ thống kỹ thuật của Cảng hàng không Phù Cát hoạt động tốt: điện, điều hòa, phát thanh, trang thiết bị mặt đất, cầu hành khách.
- Phối hợp các phịng đảm bảo hoạt động bay an tồn.
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CẢNG HÀNG KHÔNG PHÙ CÁT-CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY CẢNG HÀNG KHÔNG PHÙ CÁT-CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY CẢNG HÀNG KHÔNG VIỆT NAM-CTCP
Cảng hàng không Phù Cát là chi nhánh hạch toán phụ thuộc của Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam-CTCP. Áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính, các chuẩn mực kế tốn Việt Nam do Bộ tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, hướng dẫn thực hiện.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 dương lịch hàng năm.
Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các dòng tiền khác sang đồng Việt Nam là theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ.
61
Cơng ty áp dụng hình thức ghi số kế tốn là hình thức kế tốn máy, mẫu sổ hình thức chứng từ ghi sổ. Phần mềm kế toán mà doanh nghiệp sử dụng là phần mềm kế toán Bravo dành cho doanh nghiệp.
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn là cơng cụ hữu hiệu phục vụ quản lý kinh tế trong doanh nghiệp, công tác kê tốn địi hỏi phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý để thực sự hoạt động có hiệu quả. Cảng hàng khơng Phù Cát đã dựa trên những quy định của Nhà nước; tổ chức, hoạt động, đặc điểm quản lý cũng như trình độ của đơn vị mình mà tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung.
Bộ máy kế tốn hiện nay tại Cảng hàng khơng Phù Cát gồm 5 người: Kế toán trưởng, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, kế toán bán hàng- vật tư, thủ quỹ.
+ Kế tốn trưởng có trình độ thạc sĩ chun ngành kế tốn. Các kế toán viên đều có trình độ cử nhân các chuyên ngành kinh tế, kế toán. Đảm bảo được chất lượng trong cơng tác kế tốn.
- Tổ chức bộ máy kế toán tại Cảng hàng không Phù Cát được thể hiện qua sơ đồ 2.2 dưới đây:
62
Chức năng, nhiệm vụ: - Kế toán trưởng.
+ Điều hành bộ máy kế tốn, tổ chức tài chính tín dụng và hạch tốn, kết chuyển trong toàn bộ Đơn vị đảm bảo quy định của pháp luật về kế toán.
+ Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ nộp thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, và nguồn hình thành thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế tốn.
+ Tổ chức công tác báo cáo, phân tích, tổng hợp đánh giá hoạt động SXKD trong Đơn vị, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu của quản trị của Đơn vị và quyết định kinh tế, tài chính trong lĩnh vực tài chính, kế tốn.
+ Cung cấp thơng tin tài chính, kế tốn theo quy định của pháp luật. + Chịu trách nhiệm về công tác tiền lương, phân phốt tiền lương-tiền thưởng, chuyển xếp lương, nâng lương, giải quyết các chế độ về chính sách về tiền lương, bảo hộ lao động, anh toàn lao động, vệ sinh lao động.
+ Xây dựng quy chế trả lương thưởng, quy định chuyển xếp lương và các quy định khác liên quan đến người lao động.
+ Chịu trách nhiệm về các khoản thuế nộp Nhà nước: thuế GTGT, thuế môn bài, thuế TNCN.
- Kế toán thanh toán
+ Lập các chứng từ thu, chi, ủy nhiệm chi đúng thủ tục và nguyên tắc. + Kiểm nhận và kiểm tra các chứng từ thuộc phần hành và ghi chép cập nhật chính xác các sổ sách hạch toán nghiệp vụ và kế toán chi tiết. Lập các báo cáo nghiệp vụ hàng ngày.
63
+ Mở sổ, giữ sổ và ghi chép các sổ sách, hạch toán nghiệp vụ. Cập nhật sổ liệu lên phần mềm Bravo. Quản lý sổ tiền mặt, tiền ngân hàng, bảo đảm tình hình thu chi của Cảng hàng khơng Phù Cát.
- Kế tốn tiền lương
+ Tham gia triển khai thực hiện công tác được giao về: đơn giá tiền lương, phân phối tiền lương- tiền thưởng, chuyển xếp lương, nâng lương, giải quyết các vấn đề chính sách về tiền lương, bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động.
+ Tham gia hội đồng thi nâng ngạch, nâng bậc lương.
+ Tham gia xây dựng quy chế trả lương-trả thưởng, quy chế chuyển xếp lương và các quy định khác liên quan đến người lao động.
+Trực tiếp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự của Cảng hàng không Phù Cát phục vụ công tác bổ sung lao động, thanh toán lương và các khoản thu nhập của người lao động.
+ Lập danh sách tăng giảm lao động để đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
+ Thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế TNCN, đăng ký giảm trừ người phụ thuộc cho lao động.
+ Quản lý các chính sách liên quan đến quyền lợi người lao động: Bảo hiểm xã hội, hưu trí, nghỉ việc, ốm đau, thai sản.
- Kế tốn bán hàng, vật tư, CCDC
+ Giúp việc cho Kế toán trưởng trong việc quản lý, theo dõi xuất nhập hàng hóa, vật tư, tài sản nhằm cân đối và đáp ứng hoạt động kinh doanh.
+ Kiểm tra, theo dõi và cập nhập thường xuyên tình hình mua sắm, lưu chuyển, trích khấu hao TSCĐ tại Đơn vị.
+ Tham gia kiểm kê và tổng hợp kế quả kiểm kê vật tư, CCDC, TSCĐ định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
64
- Thủ quỹ.
+ Chịu trách nhiệm thực hiện công việc thu chi tiền mặt của đơn vị. + Quản lý, bảo quản tiền mặt.
+ Các công việc khác khi được phân công.
+ Kiểm tra chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ.
+ Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán của đơn vị.
+ Thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán. + Quản lý toàn bộ tiền mặt trong quỹ.
+ Quản lý chìa khóa két tiền mặt.
+ Phân loại đúng loại tiền, sắp xếp khoa học giúp cho việc dễ dàng nhận biết, xuất nhập tiền dễ dàng.
+ Lưu trữ chứng từ thu chi tiền mặt.
+ Đảm bảo số dư tồn quỹ phục vụ công tác kinh doanh, hoạt động của công ty.
+ Giao dịch ngân hàng.
2.2.2. Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn
2.2.2.1. Thực trạng tổ chức thu thập thơng tin kế tốn
Tổ chức thu nhận thông tin vào chứng từ kế tốn là cơng việc đầu tiên và chủ yếu của tổ chức công tác kế tốn. Nội dung của cơng việc này chính là việc tổ chức hạch tốn ban đầu với các nội dung cơ bản như tổ chức xây dựng hệ thống danh mục chứng từ kế toán trong doanh nghiệp và các mẫu biểu chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu, lập chứng từ kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổ chức kiểm tra, hồn thiện chứng từ kế tốn, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán và tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán.
65
kế mẫu biểu, hướng dẫn phương pháp lập chứng từ và hạch tốn ban đầu
Cơng tác tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán đều tuân theo các quy định của Chính phủ: Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán; Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ về Hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ và các Thông tư hướng dẫn thi hành. Do vậy, để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở ghi chép sổ kế toán, Cảng hàng không Phù Cát áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính, và các văn bản pháp lý để vận dụng vào tổ chức hệ thống chứng từ kế toán ở đơn vị.
- Danh mục chứng từ kế toán và thiết kế mẫu biểu:
Các mẫu chứng từ kế toán sử dụng tại Cảng hàng không Phù Cát.
+ Mẫu chứng từ kế tốn do Bộ Tài chính quy định áp dụng chung cho các Doanh nghiệp. Việc in ấn, phát hành và sử dụng các mẫu chứng từ này được thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính và pháp luật có liên quan như hóa đơn, các loại Bảng kê nộp thuế, giấy nộp tiền…
+ Mẫu chứng từ kế tốn do Tổng cơng ty Cảng hàng không Việt Nam- CTCP ban hành: các mẫu phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho… được thiết kế và pháp hành phù hợp với từng nghiệp vụ, từng thời kỳ trên cơ sở tuân thủ các quy định của Pháp luật.
Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam-CTCP xây dựng riêng một bộ mẫu chứng từ kế tốn, hóa đơn và ấn chỉ quan trọng theo những tiêu chuẩn và quy định chặt chẽ về màu sắc, kích cỡ, loại giấy, số liên chứng từ và theo nhận diện thương hiệu của Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam sử dụng chung và thống nhất trong 21 Cảng hàng không tại Việt Nam.
Phụ lục 01- Danh mục một số chứng từ kế toán.
- Các nội dung trên chứng từ kế toán + Tên và số hiệu của chứng từ;
66
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; + Tài khoản của nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
+ Số lượng, đơn giá (đối với loại chứng từ quy định phải ghi) và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính bằng số; Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi phải ghi bằng số và bằng chữ.
+ Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan.
- Phương pháp lập chứng từ
+ Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Tất cả các chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các nội dung quy định trên mẫu.
+ Các yếu tố trên chứng từ giấy khi viết phải do một người viết và cùng một màu mực; phải viết bằng bút mực/bút bi; không được viết bằng mực đỏ (trừ các chứng từ được lập để điều chỉnh sai sót); Khơng được viết bằng bút chì, bút nhũ, bút bay mực, các bút có mực dễ bay màu.
+ Số và chữ phải viết liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Không được viết tắt, viết chữ không dấu, viết mờ hoặc nhèo chữ; Khơng được tẩy xóa, sữa chữa, rách nát, mờ (khơng rõ nội dung) thì khơng có giá trị thành toán và ghi sổ kế toán.