7. Kết cấu của luận văn
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CẢNG HÀNG KHÔNG
2.2.2.1. Thực trạng tổ chức thu thập thơng tin kế tốn
Tổ chức thu nhận thông tin vào chứng từ kế tốn là cơng việc đầu tiên và chủ yếu của tổ chức công tác kế tốn. Nội dung của cơng việc này chính là việc tổ chức hạch toán ban đầu với các nội dung cơ bản như tổ chức xây dựng hệ thống danh mục chứng từ kế toán trong doanh nghiệp và các mẫu biểu chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu, lập chứng từ kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổ chức kiểm tra, hồn thiện chứng từ kế tốn, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán và tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán.
65
kế mẫu biểu, hướng dẫn phương pháp lập chứng từ và hạch tốn ban đầu
Cơng tác tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán đều tuân theo các quy định của Chính phủ: Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán; Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ về Hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ và các Thông tư hướng dẫn thi hành. Do vậy, để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở ghi chép sổ kế tốn, Cảng hàng khơng Phù Cát áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính, và các văn bản pháp lý để vận dụng vào tổ chức hệ thống chứng từ kế toán ở đơn vị.
- Danh mục chứng từ kế toán và thiết kế mẫu biểu:
Các mẫu chứng từ kế tốn sử dụng tại Cảng hàng khơng Phù Cát.
+ Mẫu chứng từ kế toán do Bộ Tài chính quy định áp dụng chung cho các Doanh nghiệp. Việc in ấn, phát hành và sử dụng các mẫu chứng từ này được thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính và pháp luật có liên quan như hóa đơn, các loại Bảng kê nộp thuế, giấy nộp tiền…
+ Mẫu chứng từ kế tốn do Tổng cơng ty Cảng hàng không Việt Nam- CTCP ban hành: các mẫu phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho… được thiết kế và pháp hành phù hợp với từng nghiệp vụ, từng thời kỳ trên cơ sở tuân thủ các quy định của Pháp luật.
Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam-CTCP xây dựng riêng một bộ mẫu chứng từ kế tốn, hóa đơn và ấn chỉ quan trọng theo những tiêu chuẩn và quy định chặt chẽ về màu sắc, kích cỡ, loại giấy, số liên chứng từ và theo nhận diện thương hiệu của Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam sử dụng chung và thống nhất trong 21 Cảng hàng không tại Việt Nam.
Phụ lục 01- Danh mục một số chứng từ kế toán.
- Các nội dung trên chứng từ kế toán + Tên và số hiệu của chứng từ;
66
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; + Tài khoản của nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
+ Số lượng, đơn giá (đối với loại chứng từ quy định phải ghi) và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính bằng số; Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi phải ghi bằng số và bằng chữ.
+ Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan.
- Phương pháp lập chứng từ
+ Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Tất cả các chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các nội dung quy định trên mẫu.
+ Các yếu tố trên chứng từ giấy khi viết phải do một người viết và cùng một màu mực; phải viết bằng bút mực/bút bi; không được viết bằng mực đỏ (trừ các chứng từ được lập để điều chỉnh sai sót); Khơng được viết bằng bút chì, bút nhũ, bút bay mực, các bút có mực dễ bay màu.
+ Số và chữ phải viết liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Không được viết tắt, viết chữ không dấu, viết mờ hoặc nhèo chữ; Khơng được tẩy xóa, sữa chữa, rách nát, mờ (khơng rõ nội dung) thì khơng có giá trị thành tốn và ghi sổ kế toán.
+ Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính thì nội dụng các liên phải giống nhau và chỉ được lập một lần đúng với thực tế thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
+ Số tiền trên chứng từ bắt buộc phải ghi cả bằng số và bằng chữ, đồng thời phải khớp đúng với loại tiền tệ sẽ phát sinh giao dịch. Số tiền bằng chữ và bằng số phải khớp với nhau.
67
Việt trên chứng từ điện từ phải tuân thủ tiêu chuẩn bộ mã ký tự chữ Việt do Nhà nước quy định.
+ Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngồi trên chứng từ kế tốn thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài, ngoại trừ tên riêng của cá nhân và tổ chức.
+ Chữ số sử dụng trên chứng từ kế toán là chữ số Ả Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.) và đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
+ Chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo quy định đối với từng loại nghiệp vụ. Nghiêm cấm ký khống trên chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ.
+ Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải đúng mẫu chữ ký đã đăng ký.
+ Chứng từ kế toán phải được người thẩm quyền ký phê duyệt chi theo quy định.
+ Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của Pháp luật. + Trên tất cả chứng từ kế toán dùng làm cơ sở ghi chép vào sổ sách kế tốn phải có đầy đủ chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm kiểm soát, xét duyệt.
+ Người ký trên chứng từ kế tốn hồn tồn phải chịu trách nhiệm về nội dung trên chứng từ mà mình đã ký.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn ở Cảng hàng khơng Phù Cát được thực hiện khoa học, phù hợp với đặc điểm kinh doanh tại Cảng hàng không Phù Cát.
- Thực trạng tổ chức hạch toán ban đầu tại Cảng hàng không Phù
Cát.
68
theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Cụ thế, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán của đơn vị được lập trên phần mềm kế toán Bravo. Các chứng từ tại đơn vị đều đầy đủ chữ ký, và có đủ dấu đỏ.
Ví dụ: Khi phát sinh nghiệp vụ mua sắm CCDC, căn cứ vào hợp đồng
kinh tế , hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản nghiệm tư và bàn giao, biên bản thanh lý hợp đồng.. kế toán thanh toán lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi thành toán cho nhà cung cấp. Kê toán hàng tồn kho, vật tư căn cử vào phiếu chi, hồ sơ thanh toán tạo phiếu nhập kho, xuất kho và hạch toán phân bổ.
Tuy nhiên vẫn cịn tình trạng một số hóa đơn mua hàng hóa và cung cấp dịch vụ thơng tin trên hóa đơn chưa chính xác như số tiền bằng chữ và số không khớp nhau hoặc sai số tiền bằng chữ. Thiếu chữ ký, mã số thuế, tên địa chỉ chưa chính xác như theo trong giấy phép đăng ký kinh doanh. Một số chứng từ như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… được lập chưa được ghi đầy đủ thông tin hoặc thông tin sai lệch.
Ví dụ: ngày 31/06/2019 Cảng hàng khơng Phù Cát mua 15 máy bộ đàm
VHF CP1300 phục vụ công tác hoạt động kinh doanh. Bên cung cấp là Công ty TNHH Hải Đăng có trụ sở tại Hà Nội. Khi xuất hóa đơn đã ghi thơng tin tên đơn vị mua hàng là: Cảng hàng không Phù Cát-Chi nhánh tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam. Tuy nhiên tên đầy đủ của Cảng hàng không Phù Cát trong giấy phép đăng ký hoạt động kinh doanh là: Cảng hàng không Phù Cát- chi nhánh tổng Công ty Cảng hàng không Việt Nam-CTCP.
b. Thực trạng tổ chức kiểm tra chứng từ
Tổ chức kiểm tra chứng từ là một nhiệm vụ quan trọng. Vì vậy Cảng hàng không Phù Cát luôn trú trọng đến việc kiểm tra chứng từ kế toán. Các chứng từ được kiểm tra nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để ngăn ngừa những sai phạm khi lập chứng từ. Công tác kiểm tra chứng từ kế
69
toán tại Cảng hàng không Phù Cát được thực hiện qua từng phần hành kế toán:
- Kế toán viên khi nhận được bộ chứng từ thanh tốn từ các phịng, các đội thì có trách nhiệm rà sốt và kiểm tra về tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ kế toán trước khi thực hiện thanh tốn và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Kế tốn trưởng có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn, chính xác của chứng từ trước khi chuyển ban lãnh đạo kiểm soát, phê duyệt.
- Đối với kế hoạch kiểm tra định kỳ, ban kiểm sốt nội bộ của Tổng cơng ty Cảng hàng không Việt Nam-CTCP sẽ thực hiện việc kiểm tra toàn diện hoặc theo chuyên đề, chủ điểm nghiệp vụ kế toán của Ban kiểm soát nội bộ đề xuất. Ban kiểm soát nội bộ yêu cầu kế toán viên cung cấp hồ sơ chứng từ liên quan đến kế hoạch kiểm tra và thực hiện kiểm tra. Sau khi kết thúc quá trình kiểm tra, cán bộ kiểm tra sẽ làm báo cáo/biên bản kiểm tra trong đó ghi rõ những nội dung kiểm tra, những kiến nghị, đề xuất liên quan đến cơng tác kế tốn cho Tổng giám đốc. Do đó, các chứng từ thanh tốn bảo đảm đúng quy định và tránh được những sai phạm về sau.
- Khi có cơ sở nghi ngờ về một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào đó, bộ phận kiểm tra có thể tiến hành kiểm tra đột xuất các chứng từ kế toán cũng như việc ghi chép, phản ánh nghiệp vụ đó trên sổ sách kế tốn.
- Ln chuyển chứng từ
Cảng hàng khơng Phù Cát đã xây dựng hệ thống chứng từ đáp ứng yêu cầu quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp. Tất cả chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán. Bộ phận kế tốn kiểm tra những chứng từ kế tốn đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ. Quy trình lập, kiểm tra chứng từ, luân chuyển và lưu trữ
70
chứng từ của doanh nghiệp được thực hiện tương đối đúng theo quy định. Một số quy trình ln chuyển chứng từ tại Cảng hàng khơng Phù Cát:
QUY TRÌNH TẠM ỨNG / THANH TOÁN
Lưu đồ Trách nhiệm Hồ sơ/ tài liệu
BP Kế toán
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy đề nghị thanh toán và các hóa đơn, chứng từ có liên quan BP Kế toán Giám đốc BP Kế toán - Phiếu KT khác/ Phiếu bù trừ công nợ - Phiếu chi/thu (nếu có)
BP Kế tốn
- Phiếu KT khác/ Phiếu bù trừ cơng nợ - Phiếu chi/thu (nếu có)
(1) Nhận thông tin:
- Bộ phận Kế tốn nhận thơng tin từ người có nhu cầu tạm ứng/ thanh toán. Sai Đúng Nhận thông tin Kiểm tra, đối chiếu Đồng ý Khơng Hồn tạm ứng Phê duyệt Chi/ Tạm ứng
71
(2) Kiểm tra, đối chiếu:
(2.1) Đối với người tạm ứng, hồ sơ tạm ứng gồm:
- Giấy đề nghị tạm ứng;
- Phiếu đề nghị mua sắm, sửa chữa đã được GĐ duyệt;
- Biên bản khảo giá chọn nhà cung cấp đối với các loại hàng hóa phổ biến trên thị trường và có nhiều nhà cung cấp (ít nhất là 03 nhà cung cấp).
(2.2) Đối với người thanh toán, hồ sơ thanh toán bao gồm:
- Giấy đề nghị thanh toán;
- Biên bản kiểm tra kỹ thuật, Biên bản nghiệm thu hàng mua; - Phiếu đề nghị mua sắm, sửa chữa đã được Giám đốc duyệt;
- Biên bản khảo giá chọn nhà cung cấp đối với các loại hàng hóa phổ biến trên thị trường và có nhiều nhà cung cấp (ít nhất là 03 nhà cung cấp);
- Hợp đồng mua bán, thanh lý hợp đồng đối với các hóa đơn có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên và các khoản thanh toán bằng chuyển khoản (áp dụng cho trường hợp mua sắm tài sản, CCDC, vật tư, cung cấp dịch vụ…);
- Hóa đơn tài chính hợp pháp : là những hóa đơn ghi đầy đủ, đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của Cảng hàng không Phù Cát (theo giấy phép đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Bình Định cấp) và họ tên người
mua hàng; nội dung rõ ràng, số tiền bằng số, bằng chữ giống nhau; có chữ ký của người mua hàng; đầy đủ các thơng tin của người bán hàng, hóa đơn phải cùng một màu mực, khơng chỉnh sửa, khơng tẩy xóa, khơng xé rách. Khơng sử dụng hóa đơn bán lẻ.
(2.3) Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ tạm ứng/ thanh tốn, kế tốn
trình hồ sơ tạm ứng/ thanh tốn Giám đốc duyệt.
(3) Phê duyệt
Bộ phận Kế tốn trình hồ sơ tạm ứng / thanh toán, Giám đốc xem xét nếu:
72
- Đồng ý: Duyệt trên giấy đề nghị tạm ứng / giấy đề nghị thanh toán để BP Kế tốn căn cứ vào đó làm thủ tục chi.
- Không đồng ý: Ghi rõ lý do trên giấy đề nghị tạm ứng/ Giấy đề nghị thanh toán, trả về cho kế tốn để thơng báo lại cho người có nhu cầu.
(4) Chi tiền
- Sau khi hồ sơ tạm ứng / thanh toán được Giám đốc duyệt chi, kế tốn thanh tốn lập phiếu chi, trình Giám đốc duyệt và chi tiền cho người đề nghị.
- Phiếu chi hợp lệ là phiếu chi có đầy đủ các chữ ký của Giám đốc, Kế toán, Thủ quỹ và người nhận tiền.
- Đối với các khoản chi từ 20.000.000 đồng chở lên (đối với 01 nhà cung cấp trong một ngày) bắt buộc phải được thanh toán bằng chuyển khoản.
- Nếu người thanh tốn có nhu cầu chuyển khoản và những khoản chi bắt buộc phải chuyển khoản thì hồ sơ thanh toán phải ghi rõ thanh toán bằng chuyển khoản và phải có hợp đồng ghi đầy đủ các thơng tin về nhà cung cấp để BP Kế toán làm thủ tục thanh toán.
- Đối với tạm ứng, chỉ chi trực tiếp cho người tạm ứng, không chi cho người thứ ba và không chi tạm ứng cho người ngoài đơn vị.
(5)Thủ tục hoàn ứng: Chỉ dùng cho những người tạm ứng.
(5.1) Bộ hồ sơ hoàn ứng giống như bộ hồ sơ thanh toán ở mục (2.2) và
tiếp tục các bước kiểm tra, đối chiếu; trình Giám đốc.
(5.2) Khi bộ hồ sơ hồn ứng được duyệt, BP Kế tốn lập phiếu kế toán
khác / phiếu bù trừ cơng nợ cho đối tượng tạm ứng để xóa tạm ứng cho người tạm ứng. Đồng thời, nếu:
- Số tiền hồn ứng lớn hơn số tiền tạm ứng thì lập phiếu chi chi thêm cho người tạm ứng phần chênh lệch.
- Số tiền hoàn ứng nhỏ hơn số tiền tạm ứng thì lập phiếu thu yêu cầu người tạm ứng hoàn số tiền chênh lệch.
73
(6) Sau khi thu chi xong, Thủ quỹ ghi đầy đủ vào sổ quỹ. Sổ quỹ được cập nhật liên tục hàng ngày. Cuối mỗi tháng, thủ quỹ phải kết sổ và trình cho Phụ trách kế tốn và Giám đốc.
QUY TRÌNH DOANH THU
Lưu đồ Trách
nhiệm Hồ sơ/ tài liệu
BP Kế tốn
-BC sản lượng để tính doanh thu phục vụ hàng không.
-Bảng tổng hợp doanh thu hàng không.
-Báo cáo tổng hợp doanh số các dịch vụ được giảm giá theo QĐ 1992/QĐ- BTC Chuyến bay quốc nội.
-Bảng kê chi tiết thu soi chiếu hành khách hành lý (PSSC).
-Bảng kê chi tiết thu phục vụ hành khách (PSC).
BP Kế toán
BP
Kế toán Hóa đơn Giá trị gia tăng