7. Kết cấu của luận văn
1.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.2.2. Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thơng tin kế tốn
a. Tổ chức tính giá các đối tượng kế toán
Thơng tin kế tốn cung cấp cho các đối tượng sử dụng là thơng tin hữu ích, giúp họ đề ra được các quyết định kinh tế và biện pháp quản lý thích hợp. Vì vậy, việc hệ thống hóa và xử lý thơng tin kế tốn cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Phải hệ thống hóa được tồn bộ thơng tin về q trình hoạt động ở doanh nghiệp, nghĩa là phải ghi chép đầy đủ, kịp thời toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ở các chứng từ kế toán vào các tài khoản kế tốn.
- Phải hệ thống hóa tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp, phản ánh tồn bộ tài sản và sự vận động của
36
tài sản cũng như các quá trình kinh doanh để có thể lập được các BCTC và báo cáo kế tốn quản trị phục vụ cho cơng tác quản lý của doanh nghiệp.
- Phải hệ thống hóa thơng tin kế tốn theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính chi tiết nhằm cụ thể hóa các chỉ tiêu tổng hợp phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp.
- Trong quá trình hệ thống hóa thơng tin kế tốn cần tuân thủ Luật kế toán, các Nguyên tắc kế toán cơ bản, các chuẩn mực kế tốn, chế độ tài chính kế tốn đã ban hành.
- Việc hệ thống hóa và xử lý thông tin từ khi lập các chứng từ kế toán đến khi lập được các BCTC và báo cáo kế toán quản trị phải đảm bảo tính chính xác, trung thực. Số liệu kế toán ghi chép theo thời gian và ghi chép theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phải có sự thống nhất. Số liệu ghi chép kê toán chi tiết phải phù hợp với số liệu kế toán tổng hợp.
- Mọi phương án tổ chức sổ kế toán hoặc các phương tiện kỹ thuật tính tốn để ghi chép, hệ thống hóa thơng tin kế tốn khi xây dựng đều phải đáp ứng được các yêu cầu của việc hệ thống hóa và xử lý thơng tin kế tốn.
- Trong quá trình thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thơng tin, kế toán phải đo lường được các đối tượng kế tốn thơng qua việc lượng hóa chúng theo những thước đo phù hợp gồm thước đo hiện vật, thước đo lao động và thước đo tiền tệ. Tuy nhiên, tiền tệ là thước đo bắt buộc và chủ yếu của kế tốn, để thực hiện việc lượng hóa các đối tượng kế tốn dưới dạng giá trị tiền tệ, kế tốn phải sử dụng phương pháp tính giá.
- Phương pháp tính giá là phương pháp kế tốn, sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của đối tượng kế tốn phục vụ q trình thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thơng tin kinh tế - tài chính ở đơn vị.
- Phương pháp tính giá có ý nghĩa rất quan trọng trong quy trình kế tốn cũng như đối với các quyết định của các bên sử dụng thơng tin kế tốn. Thơng
37
qua phương pháp tính giá để kế toán tiến hành các bước tiếp theo của quy trình kế tốn như ghi sổ, tổng hợp số liệu và trình bày các thơng tin kế tốn trên các báo cáo tài chính.
- Phương pháp tính giá phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
+ Tính giá phải đảm bảo tính tin cậy. Giá trị của các đối tượng kế toán phải được xác định dựa trên những căn cứ, bằng chứng tin cậy, phù hợp với những nguyên tắc kế toán được thừa nhận chung.
+ Tính giá phải đảm bảo tính nhất quán. Giá trị của các đối tượng kế tốn có thể được sử dụng nhiều phương pháp tính giá cụ thể khác nhau, để đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong kế tốn thì u cầu nhất quán đối với phương pháp tính giá là cần thiết.
Vận dụng phương pháp tính giá để tính giá tài sản và xử lý thơng tin kế tốn
- Tính giá vốn thực tế: giá vốn thực tế của tài sản (tại thời điểm ghi nhận ban đầu, xuất dùng hay tài sản đang trong quá trình sản xuất kinh doanh) có thể được xác định theo nhiều phương pháp kỹ thuật khác nhau nhưng vẫn dựa trên cơ sở hệ thống các yêu cầu và nguyên tắc kế toán chung.
- Giá thị trường: giá thị trường là loại giá được thỏa thuận, thống nhất giữa các bên tham gia, trao đổi trên thị trường. Giá thị trường trong đó đơn vị kế tốn đóng vai trị là bên mua là giá thay thế (giá hiện hành), nói cách khác đây là mức giá đơn vị kế tốn phải chi trả ra để có được tài sản tương tự tại thời điểm tải sản được ghi nhận để tính giá. Giá thị trường trong đó đơn vị kế tốn với tư cách là bên bán chính là giá bán, nói cách khác đây là mức giá đơn vị kế tốn có được doanh thu khi thực hiện giá trị của hàng hóa thơng qua q trình bán hàng.
- Giá hợp lý: là giá trị tài sản có thể được trao đổi một cách tự nguyện giữa các bên có đầy đủ hiểu biết trong q trình trao đổi mang tính ngang giá.
38
Vào thời điểm ban đầu ghi nhận tài sản, giá trị hợp lý của chúng chính là giá vốn thực tế của tài sản. Trong trường hợp giá thị trường của tài sản không tồn tại, giá trị được xác định một cách thỏa đáng có thể coi là giá hợp lý.
- Giá trị hiện tại: là giá trị hiện tại của luồng tiền tương lai. Đối với một số tài sản như tài sản cho vay hoặc đi vay nợ phải trả, các yếu tố trên xác định được một cách khách quan, giá trị hiện tại có thể được xác định tương đối hợp lý. Thực tế luồng tiền thu về là kết quả của việc sử dụng kết hợp nhiều tài sản, do đó việc phân bổ luồng tiền đó cho từng tài sản chắc chắn sẽ là cơng việc khó khăn và phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm chủ quan, làm giảm tính tin cậy của thơng tin kế tốn.
- Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường (-) Chi phí ước tính để hồn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
- Giá hiện hành: là khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập cân đối kế toán.
Ngồi phương pháp tính giá được sử dụng để tính giá tài sản nói trên, các đơn vị kế tốn cịn sử dụng một số loại giá khác như giá để tính giá nợ phải trả, tính giá vốn chủ sở hữu.
- Giá tính giá nợ phải trả: nợ phải trả có thể được đánh giá theo vốn thực tế hoặc theo giá trị hiện tại. Giá vốn thực tế của khoản nợ phải trả được hiểu là số tiền gắn liền và do hợp đồng kinh tế tạo ra. Giá trị hiện tại để tính giá khoản nợ phải trả tương tự như giá trị hiện tại để tính giá tài sản.
- Tính giá vốn chủ sở hữu: các nghiệp vụ kinh tế-tài chính liên quan đến góp vốn, rút vốn và nghiệp vụ kinh tế-tài chính liên quan đến kết quả hoạt động kinh doanh như các nghiệp vụ liên quan thu nhập và chi phí.
39
b. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là việc xây dựng mơ hình thơng tin về sự biến động của tải sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh bằng cách xác lập, sử dụng các tài khoản tổng hợp và các tài khoản phân tích phù hợp.
- Nguyên tắc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở các doanh nghiệp:
+ Hệ thống tài khoản kế toán áp áp dụng ở các đơn vị phải đảm bảo bao quát được toàn bộ hoạt động về kinh tế và tài chính của đơn vị, cũng như quá trình quản lý và sử dụng các nguồn nhân lực theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước.
+ Các doanh nghiệp cần phải mở các tài khoản cấp 1, cấp 2 một cách linh hoạt theo đúng chế độ kế toán đã được ban hành.
+ Hệ thống tài khoản phải được lập đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, kiểm soát, đáp ứng được yêu cầu của đối tượng quản lý của đơn vị.
+ Phản ánh ghi chép nội dung, kết cấu, phạm vi hạch toán trên các tài khoản phải đúng quy định, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của từng ngành, từng lĩnh vực đối với từng đơn vị đảm bảo khoa học, thống nhất với quy định của chế độ kế toán của Nhà nước đã ban hành.
+ Vận dụng tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn, tổ chức trên máy vi tính, phải đáp ứng được yêu cầu quản lý là cung cấp và sử dụng thơng tin một cách chính xác, kịp thời và phù hợp với yêu cầu của chế độ kế toán.
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn để hệ thống hóa thơng tin kế tốn:
+ Tài khoản kế toán là các trang sổ kế toán, được mở để ghi chép phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống nhằm phản ánh tài sản và sự vận động của tài sản ở doanh nghiệp, các chỉ tiêu kinh tế - tài chính chi tiết.
40
Vì vậy tài khoản kế tốn cũng được phân chia thành nhiều cấp: các tài khoản cấp 1 được mở ghi phản ánh tình hình và sự biến hộng của các chỉ tiêu kinh tế-tài chính tổng hợp, nên gọi là tài khoản tổng hợp, còn các tài khoản chi tiết được mở theo các chỉ tiêu của tài khoản tổng hợp, mà tài khoản được mở nhiều cấp khác nhau (tài khoản cấp 2, cấp 3..)
+ Danh mục tài khoản cấp 1 được dùng để ghi chép phản ánh được toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản ở DN được gọi là hệ thống tài khoản kế tốn. Thơng thường các DN không tự xây dựng hệ thống tài khoản kế toán, mà chỉ căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán đã được xây dựng cho từng lĩnh vực hoạt động kinh tế - tài chính để xác định các danh mục các tài khoản kế toán đơn vị cần sử dụng để phản ánh tồn bộ tình hình kinh tế-tài chính ở cơng ty mình.
+ Mỗi đơn vị phải căn cứ vào nội dung hoạt động kinh tế - tài chính ở đơn vị mình để xác định cơng ty phải sử dụng hệ thống tài khoản như thế nào, sau đó xác định danh mục các tài khoản trong hệ thống tài khoản mà công ty cần phải sử dụng để phản ánh tồn bộ hoạt động kinh tế - tài chính phát sinh ở đơn vị, phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế mà mức độ quản lý kinh tế - tài chính nội bộ cơng ty. Các đơn vị không được tự mở thêm các tài khoản cấp 1, nếu cần thiết phải mở thêm tài khoản cấp 1 thì phải kiến nghị với cơ quan chủ quan và chỉ được mở thêm sau khi có sự đồng ý của Bộ Tài Chính.
- Xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn chi tiết để hệ thống hóa thơng tin kế tốn chi tiết:
+ Việc hệ thống hóa thơng tin kế tốn theo các chỉ tiêu kế tốn – tài chính tổng hợp phản ánh ở các tài khoản cấp 1 nhằm cung cấp thơng tin kế tốn phục vụ quản lý kinh tế - tài chính vĩ mơ là chủ yếu, song ở cơng ty cịn cần phải hệ thống hóa thơng tin một cách chi tiết, cụ thể hóa các chỉ tiêu kinh tế - tài chính nội bộ. Khả năng mở tài khoản chi tiết là vô hạn, song mở tài
41
khoản chi tiết đến giới hạn nào cũng cần phải xem xét chi phí quản lý bỏ ra với lợi ích thu được.
+ Việc ghi chép kế toán và hệ thống hóa thơng tin kế tốn ở các tài khoản chi tiết chẳng những để cung cấp thơng tin kế tốn chi tiết phục vụ u cầu quản lý chặt chẽ tài sản của công ty, xác định rõ trách nhiệm vật chất của những người được phân công quản lý, bảo quản và sử dụng tài sản của công ty, phục vụ yêu cầu phân cấp quản lý kinh doanh ở doanh nghiệp, mà cịn là phương tiện kiểm tra chính xác tính thực tế của số liệu kế tốn. Cuối tháng, cuối q phịng kế tốn phải lập các bảng chi tiết số phát sinh (còn gọi là bảng tổng hợp chi tiết) theo tổng hợp các tài khoản cấp 1 có thể mở chi tiết nhằm đảm bảo tính chính xác của việc ghi chép những tài sản có thể kiểm kê được như TSCĐ hữu hình, nợ phải trả… Định kỳ cần phải đôn đốc tiến hành kiểm kê thực tế, đối chiếu nhằm xác minh công nợ nhằm đảm bảo tính thực tế của số liệu kế tốn.
c. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán là phương tiện vật chất dùng để thực hiện phương pháp tài khoản để hệ thống và xử lý thơng tin kế tốn.
Mỗi đơn vị chỉ có một hệ thống sổ kế tốn cho một kỳ kế toán. Đơn vị phải thực hiện các quy định về sổ kể toán trong Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Luật kế toán.
Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách đầy đủ, minh bạch, dễ kiểm tra, dễ kiểm sốt và dễ đối chiếu. Trường hợp khơng tự xây dựng biểu mẫu sổ kế tốn, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn của phụ lục IV thông tư 200/2014/TT-BTC ngày
42
22/12/2014 của Bộ Tài chính về biểu mẫu sổ kế toán nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.
Sổ kế tốn phải được quản lý chặt chẽ, phân cơng rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.
Nội dung tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm: Tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế tốn và tổ chức sửa chữa sổ kế toán
- Mở sổ: Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải được mở từ ngày lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế tốn. Sổ kế tốn có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ rời khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế tốn phải hồn thiện các thủ tục sau:
+ Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổhoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang số phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế tốn.
+ Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ
43
tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự