7. Kết cấu của luận văn
1.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.2. Tổ chức thông tin kế toán
1.2.2.1. Tổ chức thu thập thơng tin kế tốn
Tổ chức thu thập thông tin thông qua chứng từ kế tốn là cơng việc đầu tiên và chủ yếu của tổ chức kế toán. Nội dung của cơng việc này chính là việc tổ chức hạch tốn ban đầu ở các bộ phận doanh nghiệp với các nội dung cơ bản như tổ chức xây dựng hệ thống danh mục chứng từ kế toán trong doanh nghiệp và các biểu mẫu chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu, lập chứng từ kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổ chức kiểm tra, hoàn thiện chứng từ kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán và tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán. Nội dung tổ chức thu thập thơng tin kế tốn bao gồm:
a. Tổ chức xây dựng danh mục chứng từ kế toán, thiết kế mẫu biểu, lập chứng từ và hạch toán ban đầu.
Xây dựng danh mục chứng từ kế toán và thiết kế mẫu biểu.
Mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định nhưng doanh nghiệp có thể sửa đổi, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán.
Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán áp dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài Chính để có sự bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.
29
Những bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từ của doanh nghiệp phải thế hiện được các nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký của người chịu trách nhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật chất liên quản đến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng danh mục chứng từ kế toán cho doanh nghiệp, tuy nhiên cách tiếp cận phổ biến nhất là theo các quy trình kinh doanh như quy trình mua hàng, sản xuất, bán hàng, quy trình doanh thu, chi phí,..Trong mỗi quy trình kinh doanh việc phân tích các hoạt động được thể hiện, các bộ phận có liên quan và các đối tượng có tham gia vào quá trình hoạt động đó sẽ giúp xác định chứng từ cần lập và xây dựng danh mục chứng từ kê toán. Danh mục chứng từ được lập ra theo từng quy trình kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp.
Cơ sở để thiết kế mẫu chứng từ là các văn bản pháp luật về chứng từ, đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý, kiểm soát của doanh nghiệp. Khi thiết kế mẫu chứng từ cần trình bày đầy đủ và rõ ràng, xác định rõ số liên và mục đích sử dụng của mỗi liên, bộ phận lập và phương pháp lập cụ thể, bộ phận phê duyệt, kiểm tra và bộ phận lưu trữ, bảo quản chứng từ.
Trường hợp doanh nghiệp có tham gia các hoạt động thương mại điện tử, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần xác định các chứng từ điện tur cần thiết và quy định các vấn đề có liên quan đến việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế từ những chứng từ này. Các chứng từ điện tử cần được lập theo đúng các quy định về chứng từ điện tử trong các văn bản pháp lý của Nhà nước có liên quan.
Chứng từ điện tử phải có đầy đủ các nội dung theo quy định cho chứng từ kế toán và phải được mã hóa đảm bảo an tồn giữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ. Chứng từ điện tử dùng trong kế toán chứa
30
trong các vật mang tin như: băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyền tin.
Chứng từ điện tử phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo tồn dữ liệu, thơng tin trong q trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế tốn ở dạng ngun bản quy định nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.
Lập chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu
Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kinh tế và các quy định trong chế độ này.
Tổ chức lập chứng từ là xây dựng quy chế lập và trách nhiệm hình thành của chứng từ đảm bảo cho chúng hình thành theo đúng chế độ quy định, theo yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi số kể toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán.
Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Có yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung (nếu có)
- Lập theo mẫu hướng dẫn
- Ghi đủ các yếu tố của chứng từ
- Khơng tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thi phải hủy và lập lại;
- Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong đơn vị và các phần hành kế toán.
31
Cụ thể:
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế tốn khơng được viết tắt, khơng được tẩy xóa sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa sửa chữa đều khơng có giá trị thanh tốn và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ sai. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngồi doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngồi có dấu của doanh nghiệp.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế tốn.
Chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng bút mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khác sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có tẩm quyền hoặc được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế tốn trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu theo các mẫu hướng dẫn để ghi nhận đầy đủ thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. Tổ chức luân chuyển chứng từ ban đầu khoa học, hợp lý để các bộ phận
32
có liên quan thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ có thể kiểm tra, ghi chép hạch toán được kịp thời.
Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hàng ngày ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, liên quan đến người lao động vì vậy cần phải tổ chức thu nhận thông tin bằng các chứng từ ban đầu ở tất cả các bộ phận. Chứng từ ban đầu giúp cho việc hạch tốn ban đầu được chính xác, đây là công việc khởi đầu của quy trình kế tốn, tuy nhiên khơng hồn tồn do kế toán viên thực hiện mà do những người làm việc ở các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp được phân công thực hiện với sự hướng dẫn, kiểm tra và giám sát của phịng kế tốn doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ nội sinh khi phát sinh cũng phải lập chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ. Đại bộ phận các chứng từ kế toán về nghiệp vụ nội sinh so các kế toán doanh nghiệp lập. Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng từ thống nhất, thích hợp với từng loại nghiệp vụ nội sinh thường phát sinh trong doanh nghiệp (là các nghiệp vụ phân bổ và trích trước chi phí để tính giá thành, phân bổ cho các đối tượng, các nghiệp vụ liên quan đến việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh - vẫn thường gọi là bút toán điều chỉnh, bút toán kết chuyển).
b. Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế tốn có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của cơng tác kế tốn, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán.
33
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán gồm:
- Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thơng tin kế tốn.
- Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo khơng vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính.
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã ký kết.
- Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng từ và các yếu tố khách của chứng từ.
Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yếu cầu nói trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính tốn phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế tốn..
Khi kiểm tra chứng từ kế tốn nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ tướng doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội dung và chữ số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phản trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
c. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế
34
tốn phải kiểm tra tồn bộ chứng từ thì mới dùng những chứng từ ghi sổ kế tốn. Trình tự ln chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình Thủ trưởng doanh nghiệp ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có)
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
d. Tổ chức bảo quản lưu trữ và hủy chứng từ
Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của chính phủ hướng dẫn thi hành luật kế toán. Quyết định 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ Tài chính ban hành chế độ chứng từ kế toán và mới nhất là TT 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 quy định:
Tài liệu kế toán là chứng từ kế tốn, sổ kế tốn, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế tốn;
Tài liệu kế tốn phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an tồn trong q trình sử dụng. Người làm kế tốn có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong quá trình sử dụng;
Tài liệu kế tốn phải lưu trữ bản chính. Đối với chứng từ kế tốn chỉ có một bản chính nhưng cần lưu trữ ở cả 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp;
Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp để sử dụng khi cần thiết;
35
Tài liệu kế tốn đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm;
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế tốn về sự an tồn, đầy đủ, hợp pháp của tài liệu kế toán;
Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị. Kho lưu trữ tài liệu kế tốn phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo quản an tồn trong q trình lưu trữ theo quy định của pháp luật;
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm, 10 năm, 20 năm, có loại vĩnh viễn ( theo Điều 40 của pháp luật kế toán). Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ sau 12 tháng tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc báo cáo quyết toán được duyệt;
Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy, khi tiêu hủy phải có quyết định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ.
1.2.2.2. Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thơng tin kế tốn a. Tổ chức tính giá các đối tượng kế tốn a. Tổ chức tính giá các đối tượng kế tốn
Thơng tin kế tốn cung cấp cho các đối tượng sử dụng là thơng tin hữu ích, giúp họ đề ra được các quyết định kinh tế và biện pháp quản lý thích hợp. Vì vậy, việc hệ thống hóa và xử lý thơng tin kế tốn cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Phải hệ thống hóa được tồn bộ thơng tin về q trình hoạt động ở doanh nghiệp, nghĩa là phải ghi chép đầy đủ, kịp thời toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ở các chứng từ kế toán vào các tài khoản kế toán.
- Phải hệ thống hóa tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp, phản ánh tồn bộ tài sản và sự vận động của
36
tài sản cũng như các q trình kinh doanh để có thể lập được các BCTC và báo cáo kế tốn quản trị phục vụ cho cơng tác quản lý của doanh nghiệp.
- Phải hệ thống hóa thơng tin kế tốn theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính