NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP- 123docz.net

7. Kết cấu của luận văn

1.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán

1.2.1.1. Tổ chức lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Theo quy định tại Điều 49, Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam: “Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán”

Tổ chức bộ máy kế toán là việc tập hợp đồng bộ các cán bộ kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công việc kế toán trong từng phần hành cụ thể. Các cán bộ, nhân viên kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau.

Tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả là điều kiện vô cùng quan trọng để thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin. Tổ chức tốt bộ máy kế toán cũng sẽ tạo điều kiện cho việc phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán.

Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các nội dung: xác định số lượng nhân viên kế toán cần thiết; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho từng bộ phận và nhân viên kế toán và xây dựng mối quan hệ, cách thức làm việc giữa các bộ phận, các nhân viên kế toán cũng như bộ phận kế toán với các bộ phận khác trong và ngoài đơn vị. Guồng máy kế toán hoạt động được, có hiệu quả là do sự phân công, tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán.

Khối lượng công tác kế toán được phân chia thành các phần hành kế toán, thực hiện thông qua các yếu tố con người. Thông thường, cán bộ nhân viên kế toán đều có vị trí công tác theo sự phân công trong bộ máy dựa trên

nguyên tắc chung, riêng của phân công lao động khoa học. Công việc với yêu cầu chất lượng cũng như tính chất thi hành công việc và tính chất nghiệp vụ của người lao động là hai yếu tố cơ bản hợp thành hiệu suất của công tác kế toán và là hai điều kiện cơ bản để thực hiện sự phân công lao động kế toán. Ngoài ra, khi phân công lao động kế toán trong bộ máy kế toán còn phải tôn trọng các điều kiện có tính nguyên tắc khác như: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hóa và hợp tác hóa lao động.

Từ lý luận cũng như thực tiễn tổ chức bộ máy kế toán có thể khái quát thành ba mô hình tổ chức bộ máy kế toán đó là: Tập trung, phân tán và vừa tập trung vừa phận tán.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình này, đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán tập trung của đơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, lập báo cáo và xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo của đơn vị. Các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng biệt, không mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng, chỉ có nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra và định kỳ gửi các chứng từ về phòng kế toán. Các đơn vị trực thuộc cũng có thể trở thành đơn vị thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ và định kỳ gửi các sổ theo chế độ về phòng kế toán trung tâm.

Sơ đồ 1.1. Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung

Mô hình này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, sự tập trung cao đối với công tác kế toán, tập trung thông tin phục vụ quản lý toàn doanh nghiệp, thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán, đồng thời cũng thuận lợi cho việc tổ chức bộ máy kế toán, phân vông và chuyên môn hóa nhân viên kế toán và áp dụng phương tiện, kỹ thuật, công nghệ vào công việc kế toán. Mô hình này thường tồn tại trong những doanh nghiệp có tổ chức các doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoàn toàn, không có sự phân tác quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính; thích hợp với những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tập trung về không gian và mặt bằng kinh doanh, có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại nhanh chóng. Đối với các doanh nghiệp có địa bàn hoạt động rộng, phân tán, trình độ trang thiết bị, kỹ thuật xử lý, cung cấp thông tin không cao thì không nên áp dụng mô hình này vì việc lập báo cáo tài chính sẽ khó khăn và việc kiểm tra, kiểm

soát của kế toán trưởng và người lãnh đạo doanh nghiệp sẽ bị hạn chế. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán.

Theo mô hình này, bộ máy tổ chức kế toán được phân thành các cấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Ở mỗi cấp đều mở sổ sách kế toán và hình thành bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp.

Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định.

Phòng kế toán tế trung tâm thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng trung tâm đồng thời là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của kế toán trực thuộc, lập BCTC chung cho toàn doanh nghiệp.

Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán kinh tế nội bộ (quan hệ ngang cấp) và quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với cấp trên là quan hệ hạch toán kinh tế đầy đủ (quan hệ dọc: cấp trên-cấp dưới).

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp (nhiều loại hình kinh doanh, nhiều ngành nghề kinh doanh, nhiều đơn vị trực thuộc…) và địa bàn kinh doanh rộng, phân tán. Khi đó các doanh nghiệp thường phải phân cấp kinh doanh, phân cấp quản lý và do đó phải phân cấp tổ chức kế toán (phân tán khối lượng công tác và nhân sự kế toán). Khi được áp dụng trong những điều kiện như vậy, mô hình này thường bộc lộ nhiều ưu điểm: Kế toán sẽ gắn được với sự chỉ đạo tại chỗ các hoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về bộ máy nhân sự ở cấp trên, đảm bảo tốc độ truyền tin nhanh. Tuy vậy, mô hình này có nhược điểm là việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo chung toàn doanh nghiệp thường bị chậm trễ, sủ chỉ đạo, kiểm soát của kế toán trưởng cấp trên và lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ doanh nghiệp có thể bị hạn chế và trường hợp thiếu những điều kiện tiền đề mà doanh nghiệp vẫn áp dụng mô hình này sẽ dẫn đến làm yếu bộ máy quản lý doanh nghiệp, làm trì trện thêm cho quá trình hạch toán, thông tin và kiểm tra.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp.

Trong thực tế kinh doanh, có khá nhiều doanh nghiệp tồn tại cả những điều kiện của mô hình kế toán tập trung và mô hình kế toán phân tán. Trong trường hợp này cần thiết phải xây dựng mô hình kế toán hỗn hợp hay còn gọi là mô hình kế toán nửa tập trung, nửa phân tán. Mô hình này là sự kết hợp đặc trưng của cả mô hình kế toán tập trung và mô hình kế toán phân tán.

Ở mô hình này, đối với những đơn vị trực thuộc kinh doanh quy mô nhỏ, gần trung tâm điều hành, mặt bằng kinh doanh tập trung, chưa có đủ điều kiện

nhận vốn, kinh doanh và từ chủ trong quản lý thì đơn vị đó không được phân cấp quản lý thì đơn vị đó không được phân cấp quản lý, do vậy không cần tổ chức sổ sách và bộ máy kế toán; toàn bộ khối lượng kế toán thực hiện tại trung tâm kế toán đặt tại đơn vị cấp trên.

Đối với những đơn vị trực thuộc có quy mô lớn, kinh doanh trên diện rộng, phân tán hoặc xa trung tâm điều hành và có đủ điều kiện về tổ chức, quản lý và kinh doanh một cách tự chủ thì cần được giao quyền quản lý điều hành. Khi đó cần thiết phải tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị trực thuộc. Toàn bộ khối lượng kế toán được thực hiện ở đơn vị trực thuộc. Quan hệ giữa các đơn vị hạch toán phân tán là quan hệ kinh tế nội bộ và quan hệ với cấp trên qua hệ thống chỉ đạo dọc và chế độ báo cáo kế toán quy định nội bộ. Cấp trên chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp theo báo cáo của những đơn vị.

Như vậy theo mô hình này, công tác kế toán được tiến hành ở phòng kế toán trung tâm và ở một số đơn vị trực thuộc hoạt động phân tán, còn một số đơn vị trực thuộc hoạt động tập trung không tiến hành công tác kế toán. Phòng kế toán trung tâm thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất trung toàn đơn vị và các hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị trực thuộc hoạt động tập trung, thực hiện tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán của các đơn vị trực thuộc hoạt động phân tán và của toàn đơn vị.

Tóm lại, căn cứ vào điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp phải lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô, với việc tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời, để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, bộ máy kế toán cần phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên môn hóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng.

1.2.1.2. Tổ chức nhân sự của bộ máy kế toán

Tổ chức nhân sự của bộ máy kế toán khoa học, hợp lý, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả là điều kiện vô cùng quan trọng để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin. Tổ chức tốt nhân sự của bộ máy kế toán cũng sẽ tạo ra điều kiện cho việc phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán.

Tổ chức nhân sự của bộ máy kế toán của công ty phải dựa trên các căn cứ sau:

-Đặc điểm tổ chức, quy mô và địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh; -Tình hình phân cấp quản lý tài chính trong công ty;

-Khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế-tài chính.

Đứng đầu bộ máy kế toán trong mỗi đơn vị là kế toán trưởng. Kế toán trưởng là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán trong đơn vị và là người tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực chuyên môn kế toán. Để đảm nhận được nhiệm vụ đó, kế toán trưởng phải là người có trình độ chuyên môn cao, có đạo đức và năng lực tổ chức điều hành công tác kế toán, có thời gian công tác kế toán theo quy định và phải có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng.

Kế toán trưởng phụ trách điều hành công việc của các kế toán viên. Mỗi kế toán viên phần hành đều có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao. Các kế toán phần hành có thể chuyên môn hóa sâu theo từng phần hành hoặc có thể kiêm nhiệm một số phần hành theo nguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế toán. Kế toán phần hành phải có trách nhiệm quản lý trực tiếp, phản ánh thông tin kế toán, thực hiện kiểm tra qua ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ: giai đoạn hạch toán ban đầu (trực tiếp ghi chứng từ hoặc tiếp nhận và kiểm tra) tới các giai đoạn kế toán tiếp theo: ghi số kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên số với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động… lập báo cáo phần hành được giao. Các kế toán phần hành đều có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi số tổng hợp hoặc lập báo cáo định kỳ chung ngoài báo cáo phần hành.

Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy . Quan hệ

giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán có thể được thể hiện theo một trong ba cách thức tổ chức sau:

Một là, bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến.

Theo kiểu quan hệ này, bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp, nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian. Với cách tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung, sản xuất kinh doanh và hoạt động quy mô nhỏ.

Hai là, bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu.

Theo kiểu tổ chức này, bộ máy kế toán được hình thành bởi mối liên hệ trực tuyến như phương thức trực tiếp trên và mối quan hệ có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng với các kế toán phần hành (quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ trực tiếp) và giữa kế toán trưởng với các bộ phận tham mưu. Trong điều kiện bộ máy kế toán phải đảm nhận thêm các chức năng trong mảng công việc chuyên sâu phức tạp về kỹ thuật (thanh tra, kỹ thuật máy tính ứng dụng trong kế toán…) thì cần phải sử dụng mối liên hệ tham mưu trong sự chỉ đạo trực tuyến của kế toán trưởng.

Ba là, bộ máy tổ chức theo kiểu chức năng.

Bộ máy kế toán được phân chia thành những bộ phận độc lập đảm nhận những hoạt động riêng rẽ, thường gọi là ban, phòng kế toán. Kế toán trưởng của đơn vị chỉ đạo kế toán nghiệp vụ thông qua các trưởng ban kế toán. Đầu mối liên hệ chỉ đạo từ kế toán trưởng trong phương thức tổ chức này giảm nhiều và tập trung hơn so với hai kiểu tổ chức trên.

-Kế toán tài chính là việc thu nhận, xử lý, kiểm tra phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính bằng các báo cáo tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin của đơn vị kế toán.

-Kế toán quản trị là việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.

- Khi tổ chức bộ máy kế toán ở công ty cũng cần chú ý đến tổ chức bộ phận thực hiện kế toán tài chính và kế toán quản trị.

NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

Tổ chức thông tin kế toán

Tổ chức cung cấp thông tin kế toán