1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế tốn là việc bố trí người làm cơng tác kế toán nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơng tác hạch tốn kế tốn trong một đơn vị hạch toán. Bộ máy này cần được xây dựng trên cơ sở bao quát, định hình khối lượng cơng tác kế tốn phù hợp với quy mơ hoạt động, mơ hình tổ chức của đơn vị, đảm bảo tổ chức hệ thống thông tin kế toán đạt chất lượng.
Tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể của từng đơn vị sự nghiệp công lập như lĩnh vực hoạt động, quy mô đơn vị, mức độ phân cấp quản lý tài chính, trình độ trang thiết bị, trình độ quản lý cũng như trình độ chun mơn nghiệp vụ của người làm kế tốn mà có rất nhiều hình thức tổ chức bộ máy kế tốn khác nhau. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn có thể chia ra làm 3 loại như sau:
- Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung
Theo mơ hình này, tồn bộ cơng việc kế tốn của đơn vị đều được thực hiện tập trung tại phòng kế tốn. Phịng kế tốn trung tâm của đơn vị phải thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thơng tin trên hệ thống báo cáo phân
tích và tổng hợp của đơn vị. Ở các bộ phận, các đơn vị trực thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế tốn làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, định kỳ gửi về phịng kế tốn đơn vị.
Mơ hình này thường tồn tại trong các đơn vị độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hoặc trong đơn vị có tổ chức các đơn vị thành viên trực thuộc hồn tồn, khơng có sự phân tán quyền lực. Mơ hình này được đặt trong các đơn vị hoạt động quản lý theo cơ chế một cấp quản lý, phần lớn là các đơn vị nhỏ, hoạt động tập trung về khơng gian và mặt bằng, có kỹ thuật thơng tin hiện đại.
Mơ hình này có ưu điểm là đảm bảo khả năng lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với cơng tác kế tốn, tạo điều kiện kiểm tra, giám sát kịp thời các hoạt động của đơn vị. Cơng tác kế tốn được lãnh đạo, chỉ đạo tập trung trong tồn đơn vị, thuận tiện cho việc phân cơng và chuyên mơn hóa cơng việc đối với nhân viên kế tốn.
Ngược lại, mơ hình này cũng có nhược điểm là khơng phù hợp với những đơn vị có phạm vi hoạt động rộng. Đối với đơn vị sự nghiệp có địa bàn hoạt động phân tán, sự kiểm tra, giám sát của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng đối với hoạt động kinh tế tại các đơn vị bị phụ thuộc còn hạn chế.
- Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán
Theo mơ hình này, bộ máy kế tốn được phân tán thành cấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc đều có sổ sách kế tốn, bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện cơng tác kế tốn theo nhiệm vụ được phân cấp. Kế toán đơn vị trực thuộc phải mở sổ kế tốn, thực hiện tồn bộ khối lượng cơng tác kế tốn từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định.
Kế toán trung tâm là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu của các đơn vị cấp cơ sở, lập các BCTC cho các cơ quan tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị trực thuộc trước cơ quan NN và các bên liên quan. Chỉ đơn vị cấp trên mới có tư cách pháp nhân đầy đủ, độc lập, các đơn vị cấp dưới khơng có tư cách pháp nhân đầy đủ, khơng có tư cách pháp lý để thành lập hay giải thể đơn vị.
Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán nội bộ, quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với cấp trên là quan hệ hạch tốn đầy đủ. Như vậy, mơ hình kế tốn phân tán bao giờ cũng tồn tại các mối quan hệ nội bộ dọc (cấp trên cấp dưới) và hệ thống ngang (các đơn vị trực thuộc với nhau)
Ưu điểm của mơ hình là kế tốn sẽ gắn với chỉ đạo tại chỗ các với hoạt động đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về bộ máy nhân sự ở cấp trên, đảm bảo tốc độ truyền tin nhanh. Sự điều hành của đơn vị cấp trên sẽ thong qua sự điều tiết bằng cơ chế thu, nộp và rang buộc tài chính. Mặt khác, bằng sự kiểm sốt thanh tra nội bộ hoặc độc lập, khi phân cấp kế toán tương ứng với sự phân cấp về quản lý, đơn vị cấp trên đó thực hiện cơ chế tự chủ cho đơn vị phụ thuộc của mình với hiệu quả tối đa của hoạt động chung.
Nhược điểm của mơ hình này là việc tổ chức cơng tác kế tốn cồng kềnh, phức tạp, không thống nhất được sự chỉ đạo tập trung của phụ trách kế tốn. Việc cung cấp thơng tin tổng hợp số liệu cũng không kịp thời, không thuận lợi cho cơ giới hóa cơng tác kế tốn.
- Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Là mơ hình kết hợp nửa tập trung, nửa phân tán.
Đối với những đơn vị trực thuộc hoạt động với quy mô nhỏ, gắn trung tâm điều hành, mặt bằng hoạt động tập trung, chưa có đủ điều kiện tự chủ trong quản lý thì đơn vị đó khơng được phân cấp quản lý, do vậy không cần tổ chức sổ sách và bộ máy kế tốn, tồn bộ khối lượng kế tốn thực hiện tại trung tâm kế toán đặt ở đơn vị cấp trên.
Đối với những đơn vị có đủ điều kiện tổ chức, quản lý và hoạt động một cách tự chủ, hoạt động ở quy mô lớn, trên diện rộng, phân tán mặt bằng, thì cần được giao quyền quản lý điều hành. Tồn bộ khối lượng kế tốn được thực hiện tại các dơn vị trực thuộc, quan hệ giữa các đơn vị hạch toán phân tán là quan hệ nội bộ, quan hệ cấp trên qua hệ thống chỉ đạo dọc và chế độ báo cáo kế toán quy định trong nội bộ. Cấp trên chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp báo cáo của các đơn vị trực thuộc.
Ưu điểm của mơ hình này là đã khắc phục được nhược điểm của hai mơ hình trên, tạo điều kiện cho cơng tác kế tốn tổng hợp cung cấp thơng tin kịp thời về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Nhược điểm của mơ hình là sẽ gây ra một số khó khăn trong việc thống nhất của cơng tác kế tốn, khó khăn trong công tác quản lý điều hành do mức độ phân cấp quản lý tài chính của đơn vị.
Mỗi mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn đều có những ưu nhược điểm riêng, vì vậy trong cơng tác quản lý, việc lựa chọn mơ hình nào cần căn cứ vào đặc điểm hiện có của đơn vị mình để lựa chọn mơ hình tổ chức cho phù hợp. Trong đó đảm bảo cơng tác tổ chức bộ máy kế tốn phải khoa học, có sự phân cơng, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với bộ phận quản lý khác trong đơn vị đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng thơng tin do kế tốn cung cấp cho các đối tượng sử dụng.