- Tự chủ về sử dụng nguồn tài chính, tiền lương, tiền công
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán
Trước hết, bệnh viện tiến hành rà soát, đối chiếu và điều chỉnh cho đúng với mẫu chứng từ được quy định tại Phụ lục số 01 của Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
Bên cạnh, bệnh viện cần phải thực hiện tốt việc ghi chép ban đầu để có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, chính xác kịp thời và trung thực những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh. Cụ thể:
Thứ nhất, đối với khâu lập, luân chuyển chứng từ
Một là, khi có cơng cụ, dụng cụ bị mất hoặc hỏng ở các khoa, phòng ban bộ phận của Bệnh viện cần thiết phải lập Giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ nhằm xác nhận số lượng công cụ, dụng cụ bị hỏng, mất làm căn cứ ghi sổ của bộ phận kế toán và bộ phận quản lý sử dụng và ghi giảm công cụ, dụng cụ trên “Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ theo nơi sử dụng”.
Hai là, đối với việc phản ánh các khoản thanh toán tiền làm thêm giờ, bệnh viện cần sử dụng đầy đủ các chứng từ như Giấy báo làm thêm giờ được sử dụng trong trường hợp bệnh viện có người làm thêm giờ khơng thường xun và khi sử dụng “Giấy báo làm thêm giờ” để theo dõi thời gian làm thêm giờ thì đơn vị khơng phải lập Bảng chấm công làm thêm giờ; Bảng chấm công làm thêm giờ được sử dụng trong trường hợp đơn vị có người làm thêm giờ thường xuyên; Hợp đồng giao khốn cơng việc, sản phẩm; Biên bản thanh lý hợp đồng giao khốn; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ đối với hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng qui định của Chế độ kế toán HCSN, đặc biệt là các bổ sung, sửa đổi theo Thơng tư số 107/2017/TT-BTC.
Ba là, hồn thiện một số chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong bệnh viện để đáp ứng yêu cầu quản lý do Nhà nước chưa qui định mẫu như:
- Bảng kê thanh toán phụ cấp thủ thuật: Dùng để phản ánh các khoản thanh toán các khoản chi phụ cấp trong hoạt động khám chữa bệnh theo qui định của bệnh viện công. Chứng từ này là cơ sở thanh toán tiền cho các bác sỹ, nhân viên y tế thực hiện thủ thuật.
- Bảng kê thanh toán phụ cấp phẫu thuật: Khác với các thủ thuật nhỏ, tính chất ít phức tạp, các cuộc phẫu thuật thường có sự tham gia của nhiều nhân viên y tế và có thể phân chia theo các mức độ từ đơn giản đến phức tạp. Trong đó nội dung của chứng từ cần ghi rõ nhân viên y tế tiến hành (theo dõi theo mã nhân viên).
- Bảng phân chia doanh thu: Được sử dụng trong mua sắm trang thiết bị, xác nhận doanh thu cần được phân chia phát sinh theo từng hoạt động dịch vụ- xã hội hóa y tế như: X-Quang kỹ thuật số, CT-Scaner, Xét nghiệm, …
- Bảng phân bổ chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ theo các bên góp vốn: Dùng để xác định và phân bổ các khoản chi phí phát sinh trong kỳ cho từng hoạt động sự nghiệp và hoạt động kinh doanh dịch vụtheo từng nhà đầu tư, góp góp. Bảng phân bổ chi phí này làm cơ sở phân bổ chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ cho các bên tham gia hợp đồng liên doanh, liên kết.
- Phiếu báo vật tư, hóa chất cịn lại cuối kỳ: Là chứng từ dùng để quản lý, kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư cũng như làm căn cứ tính tốn, đối chiếu giá trị vật tư xuất dùng tại khoa.
Bốn là, bệnh viện cần ban hành quy trình luân chuyển chứng từ nhằm đáp ứng tính kịp thời và nguyên tắc đồng kiểm sốt, kiểm tra chéo và cùng khai thác thơng tin kế tốn trong hoạt động, cơng tác quản lý và quản trị đơn vị. Ban hành quy trình và thành phần hồ sơ, chứng kế tốn trong việc thanh toán các khốn chi phí nhằm tránh tình trạng xử lý cơng việc theo cảm tính, quan liêu dễ dẫn đến sai sót.
Thứ hai, đối với khâu kiểm tra chứng từ
Bệnh viện cần ban hành quy chế hoạt động, phân cơng và kiện tồn cơ cấu nhân sự của Tổ kiểm tra, kiểm sốt tài chính nội bộ bệnh viện. Coi trọng cơng tác kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra lần đầu, kiểm tra lần sau, kiểm tra chéo nhằm
tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu, giúp cho việc tổng hợp tài chính, thanh quyết tốn, cân đối tài khoản, báo cáo tình hình hoạt độngtài chính của bệnh viện được chính xác.
Cơng tác kiểm tra chứng từ kế tốn bao gồm:
+ Kiểm tra chứng từ tài chính phát sinh hằng ngày từ Tổ Thu phí:
Kế tốn thu phí kiểm tra về quy cách, thể thức, các thơng tin ghi trên chứng từ có sai lệch: Phiếu Thu tiền; Bảng kê chi phí dịch vụ cận lâm sàng; Bảng kê chi phí KCB ngoại trú, nội trú.
+ Kiểm tra chứng từ nhập- xuất kho dược, vật tư y tế, hóa chất:
Kế tốn dược đối chiếu tình hình sử dụng thực tế trên phần mềm Quản lý bệnh viện với số liệu được ghi nhận trong các chứng từ sau: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Hóa đơn bán hàng; Báo cáo xuất nhập tồn dược; Bảng đối chiếu tình hình sử dụng thuốc, vật tư, hóa chất.
Kiểm tra số lượng, mẫu mã, nước sản xuất, hạn dùng. Tuân thủ nguyên tắc kiểm nhập 3 bên. Ký xác nhận chứng từ đúng quy định về thời gian, không gian.
+ Kiểm tra chứng từ thanh toán cá nhân:
Kế toán tiền lương, tiền cơng đối chiếu tình hình thực tế với các chứng từ: Bảng chấm công; Bảng chấm trực; Bảng chấm công làm thêm giờ; Bảng kê khai bồi dưỡng phẩu thuật, thủ thuật;
+ Kiểm tra chứng từ thanh toán các khoản chi hoạt động:
Kế tốn thanh tốn kiểm tra tình hình thực tế, đối chiếu với các chứng từ: Giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa; Báo giá; Hóa đơn thanh tốn; Biên bản nghiệm thu, bàn giao; Sổ theo dõi tài sản, vật tư, dụng cụ;
+ Kiểm tra các chứng từ thanh toán qua kho bạc, ngân hàng:
Kế toán kho bạc, ngân hàng kiểm tra lần 1, trình Trưởng phịng Tài chính- kế toán kiểm tra lần 2 trước khi ký, gồm: Giấy chuyển tiền; Ủy nhiệm chi;
+ Kiểm tra việc kê khai, cập nhật thanh tốn chi phí khám chữa bệnh:
Tổ Kiểm sốt chi phí KCB BHYT đối chiếu hàng ngày trên phần mềm Quản lý bệnh viện, kiểm tra việc cấp nhật chi phí của các khoa khám chữa bệnh có đầy đủ
và đúng với quy định của BHYT hay chưa nhằm tránh xuất tốn: Bảng kê chi phí KCB ngoại trú, nội trú; Bảng kê tình hình sử dụng thuốc, vật tư, hóa chất; Bảng kê tình hình thực hiện cận lâm sàng; Bảng kê tình hình sử dụng giường bệnh;
Khi kiểm tra chứng từ kế tốn nếu có hành vi sai phạm các chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính phải đề nghị từ chối thực hiện đồng thời báo ngay với lãnh đạo cấp trên hoặc thủ trưởng đơn vị biết và xử lý. Trường hợp thủ trưởng đơn vị vẫn quyết định theo sai phạm đó thì phải lập báo cáo bằng văn bản gửi cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp theo quy định. Đối với những chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung, chữ số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại để yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh.
Thứ ba, đối với khâu lưu trữ, bảo quản chứng từ
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, hàng năm đơn vị nên lưu trữ tồn bộ thơng tin trên chứng từ ra các thiết bị lưu trữ như đĩa CD-ROM, USB và thực hiện chế độ bảo quản. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán đã được quy định cụ thể là tối thiểu tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho điều hành quản lý không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán; 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, báo cáo quyết toán; lưu trữ vĩnh viễn đối với các hồ sơ xây dựng cơ bản, hồ sơ có ý nghĩa an ninh quốc phịng. Từ đó, Bệnh viện cần phải căn cứ vào quy định này để tiến hành xử lý tiêu hủy các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ.