- Tự chủ về sử dụng nguồn tài chính, tiền lương, tiền công
TT TÊN CHỨNG TỪ
1 Phiếu chi tiền mặt 2 Phiếu thu tiền mặt 3 Ủy nhiệm chi
7 Giấy rút dự toán ngân sách
+ Các chứng từ được cài đặt và in bằng phần mềm “Quản lý bệnh viện”.
Bảng 2.4: Mẫu chứng từ về lao động, tiền lương và thanh toán cá nhân
TT TÊN CHỨNG TỪ
1 Bảng kê chi phí khám chữa bệnh nội trú 2 Phiếu thanh tốn ra viện
3 Hóa đơn thu viện phí
Chứng từ về lao động, tiền lương và các khoản thanh toán cá nhân:
Bảng 2.5: Mẫu chứng từ về lao động, tiền lương và thanh toán cá nhân
TT TÊN CHỨNG TỪ
1 Trích lược Bảng thanh tốn tiền lương
2 Trích lược Danh sách chi trả cá nhân tiền lương tăng thêm 3 Bảng tổng hợp Thanh toán tiền PTTT theo khoa
Các chứng từ kế tốn đều tập trung ở Phịng Tài chính- kế tốn của đơn vị. Nhìn chung, nội dung các chứng từ kế toán được lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng người có liên quan đến chứng từ như người lập, người quản lý trực tiếp, chủ tài khoản,... đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành.
Tuy nhiên, tiêu đề của một số chứng từ bệnh viện tự lập để thanh toán cá nhân cần điều chỉnh tinh gọn hơn, thể hiện nội dung ràng ràng hơn.Chưa có giấy báo hỏng dụng cụ, trang thiết bị để làm căn cứ sửa chữa, thanh lý. Bảng chấm cơng ngồi giờ chưa được triển khai đồng bộ, quy chuẩn và thường xuyên. Chưa lập bảng kê chi tiết thanh tóan tiền thủ thuật, phẩu thuật.
Bên cạnh các chứng từ được cài đặt và in từ máy tính, bệnh viện cịn có một số mẫu chứng từ đặt in sẵn đóng tập như:
Bảng 2.6: Mẫu chứng từ về nhập-xuất kho
TT TÊN CHỨNG TỪ
1 Phiếu nhập kho 2 Sổ lĩnh hàng
3 Trích lược Biên bản kiểm kê kho 4 Biên bản bàn giao tài sản
5 Biên bản kiểm nhập
Đối với chứng từ liên quan kho hành chính, đa số đã được in sẵn và đóng thành cuốn. Qua quan sát thấy các mẫu sổ này khá cũ kỹ, thể thức chưa đảm bảo, tiêu đề chưa thống nhất và không rõ ràng nội dung. Hơn nữa cách lập cũng sơ sài từ nội dung cho đến chữ ký pháp lý của các bên có trách nhiệm liên quan. Vì vậy, đây cũng là kẽ hở trong quản lý các kho từ khâu nhập kho, bảo quản đến xuất kho. Nhiều phiếu xuất kho không được ký xác nhận của các bộ phận liên quan.
Đối với với các chứng từ xuất nhập kho dược: Được in trực tiếp từ máy vi tính thơng qua phần mềm “Quản lý bệnh viện” nên tương đối chuẩn về hình thức. Tuy nhiên, qua quan sát, số lượng chứng từ phát sinh hàng ngày tương đối lớn nên đa số đều được ký xác nhận vào cuối tháng, kể cả biên bản kiểm nhập. Điều này chưa đúng với quy trình kiểm nhập và xuất kho.
Hình 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ thu viện phí nội trú tại bệnh viện
Sơ đồ trên đã khái quát trình tự luân chuyển chứng từ về nghiệp vụ thu viện phí nội trú. Cụ thể trình tự gồm các bước như sau:
(1) Y tá hành chính khoa điều trị căn cứ vào y lệnh của bác sỹ sẽ tổng hợp theo từng bệnh nhân trên phần mềm Quản lý bệnh viện sau đóin ra Phiếu đề nghị nộp tiền và Bảng kê chi phí khám chữa bệnh nội trú (nếu bệnh nhân xuất viện) đưa cho bệnh nhân mang đến Khu vực thu viện phí để nộp tiền; đồng thời bấm nút lệnh trên máy tính để chuyển tồn bộ hồ sơ đề nghị thanh tốn cho Tổ thu viện phí
(2) Khi nhận được Bảng kê chi phí khám chữa bệnh nội trú và Phiếu đề nghị nộp tiền từ bệnh nhân bệnh nhân, Kế tốn thu viện phí lập 3 liên Phiếu nộp tiền tạm ứng hoặc 3 liên Biên lai thu tiền phí, lệ phívà thu tiền, đóng dấu “Đã thu tiền”. Các liên chứng từ được xử lý như sau: 2 liên Biên lai thu tiền lưu tại Tổ Thu phí; 1 liên Biên lai thu tiền trả lại cho bệnh nhân và bệnh nhân sẽ trình cho khoa điều trị để minh chứng đã hồn thành xong các thủ tục tài chính làm căn cứ đểđiều dưỡng hành chính khoa điều trị sẽ cấp Giấy ra viện
(3) Hàng ngày, căn cứ vào Báo cáo tổng hợp thu tiền hoặc Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân nội trú, Kế toán tiền mặtlập 1 liên Phiếu thu và ghi sổ kế toán.
(4) Căn cứ vào Phiếu thu, Thủ quỹ thu tiền và ghi vào Sổ quỹ.Cuối ngày hoặc định kỳ, kế toán và Thủ quỹ kiểm tra và đối chiếu số liệu.
Ngoài ra, khi bệnh nhân (có thẻ BHYT) thanh tốn tạm ứng tiền viện phí: Khi ra viện, Khoa điều trị chưa tổng kết hồ sơ thanh tốn BHYT kịp thì viết 01 giấy hẹn cho bệnh nhân. Đến ngày, bệnh nhân mang tờ giấy hẹn của Khoa và Phiếu nộp tiền tạm ứng đến phịng thanh tốn BHYT để thanh tốn.
Hình 2.4: Quy trình ln chuyển chứng từ thanh tốn ngoại trú
(1) Bộ phận tiếp nhận bệnh phân bệnh vào các bàn khám chuyên khoa hoặc chuyển thẳng vào khoa cấp cứu.
(2) Sau khi khám, xử lý cấp cứu, bác sỹ chỉ định làm các kỹ thuật cận lâm sàng:
+ Đối với bệnh nhân khơng có BHYT: Điều dưỡng chuyển hồ sơ thanh toán dịch vụ kỹ thuật cận lâm sàng đến Tổ thu phí thơng qua hệ thống máy tính được vận hành bằng phần mềm Quản lý bệnh viện của cơng ty FPT. Sau khi thanh tốn, Tổ thu phí sẽ chuyển hồ sơ, chỉ định đến khoa Cận lâm sàngđể thực hiện thông qua bước 4.
+ Đối với bệnh nhân có BHYT là đối tượng khơng cùng chi trả: Sau khi tiếp nhận, khám cấp cứu, khi có chỉ định làm các dịch vụ kỹ thuật, cận lâm sàng, Điều dưỡng khu khám cấp cứu chuyển thẳng hồ sơ, chỉ định của bác sỹ đến khoa Cận lâm sàng để thực hiện mà khơng thơng qua Tổ Thu phí. Điều này một mặt giảm thủ tục hành chính nhưng mặt khác sẽ phát sinh thất thốt doanh thu nếu Điều dưỡng khu khám cấp cứu khơng chuyển hồ sơ cho Kế tốn để ghi nhận doanh thu, thanh toán với BHYT khi bệnh nhân xuất viện.
+ Đối với bệnh nhân có BHYT là đối tượng cùng chi trả: Nếu chi phí vượt ngưỡng cùng chi trả, chứng từ thanh toán được vận hành giống đối tượng là người bệnh khơng có BHYT (phải qua bước 2 rồi đến Khoa Cận lâm sàng qua bước 4) (5) Sau khi hoàn thành bước 3 và bước 4:
+ Đối với bệnh nhân được kê toa thuốc: Điều dưỡng chuyển hồ sơ đến Tổ thu phí để ghi thu chờ quyết tốn BHYT thơng qua hệ thống máy tính được vận hành bằng phần mềm Quản lý bệnh viện của cơng ty FPT. Sau khi thanh tốn, Tổ thu phí sẽ chuyển hồ sơ, toa thuốc đến khoa Dược để nhận thuốc thông qua bước 5.
Bước 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Qua khảo sát thực tế tại bệnh viện thì một chứng từ kế tốn đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau.
Kiểm tra lần đầu là công việc kiểm tra của các kế tốn viên nhằm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng như những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Kiểm tra lần sau do Trưởng phịng Tài chính- kế tốn thực hiện.
Tuy nhiên, do chứng từ phát sinh ở bệnh viện tương đối nhiều và do chưa thấy hết tầm quan trọng của việc kiểm tra kế toán, cho nên việc kiểm tra chứng từ kế toán chỉ dừng lại ở nội dung nghiệp vụ, các chỉ tiêu về giá trị, số lượng mà chưa chú trọng đến tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế toán.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản kế toán và ghi sổ kế toán
Sau khi được kiểm tra, chứng từ kế toán được phân loại, sắp xếp theo các tiêu thức khác nhau tùy theo nhu cầu quản lý của đơn vị. Các chứng từ kế toán của bệnh viện phân tích thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp. Hiện tại Bệnh viện đã thực hiện tin học hóa cơng tác kế tốn nên số lượng chứng từ gốc thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp. Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ đã có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ. Tuy nhiên, do chưa có kế tốn tổng hợp nên đa số các nghiệp vụ phát sinh đều phải chờ đến tay Trưởng phịng Tài chính- kế tốn nên việc phân loại, sắp xếp và định khoản chứng từ kế toán chưa kịp thời nên chưa tham mưu tốt cho lãnh đạo bệnh viện quản lý hiệu quả hơn nguồn tài chính của đơn vị trong xu thế tự chủ như hiện nay.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Kết quả khảo sát thực tế tại Bệnh viện cho thấy công tác lưu trữ, bảo quản chưa được thực hiện kịp thời. Hầu hết các chứng từ đều được lưu giữ sau khi kết thúc năm tài chính nên số lượng rất nhiều và lộn xộn. Hiện nay, việc lưu trữ chứng từ kế toán của bệnh viện đều do bộ phận kế toán đảm nhận tại kho riêng.
Như vậy, qua khảo sát cho thấy bộ phận thu viện phí sử dụng phần mềm Quản lý Bệnh viện của FPT và bộ phận kế toán tổng hợp ở bệnh viện sử dụng hai phần mềm kế toán DAS 10.1.0.3 riêng biệt nên cuối ngày kế toán phải in các bảng chi tiết ra giấy để nhập lại dữ liệu vào phần mềm kế toán tổng hợp. Việc làm trên cho thấy sự thiếu liên kết giữa các phần mềm sử dụng khác nhau đã làm tăng khối lượng
công việc của nhân viên trong bộ máy đồng thời hạn chế sự kiểm tra, giám sát kịp thời giữa các bộ phận.
Đối với các chứng từ với các nội dung chi như: chi cho con người, chi chuyên môn nghiệp vụ, chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ và các khoản chi quản lý hành chính, bệnh viện chưa xây dựng quy trình chuẩn cũng như thành phần hồ sơ cho từng nghiệp vụ thanh toán chi. Thủ tục thanh toán, thành phần hồ sơ, chứng từ thanh tốn đơi khi được giải quyết theo cảm tính. Điều này dễ gây ra tình trạng thiếu sót thành phần chứng từ thanh tốn theo quy định tài chính