Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính, sự nghiệp.
Các đơn vị sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế tốn.
Mỗi đơn vị kế tốn chỉ có một hệ thống sổ kế tốn cho một kỳ kế toán năm. Phân loại theo mức độ phản ánh số liệu thì sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết.
Phân loại theo hình thức bên ngồi ta có sổ tờ rời và sổ quyển
Phân loại theo tính chất hệ thống hóa phản ánh số liệu ta có: sổ Nhật ký, Sổ Cái, và Sổ Nhật ký – Sổ Cái.
Việc mở sổ kế toán phải đảm bảo các yêu cầu và nguyên tắc cơ bản như: mở sổ đầu niên độ kế toán, phải mở đủ số lượng sổ, loại sổ cần mở theo nội dung, kết cấu và hình thức kế tốn. Sổ phải có đầy đủ các nội dung như : tên sổ, ngày tháng năm ghi sổ, số hiệu, ngày tháng năm của chứng từ làm căn cứ ghi sổ, tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số tiền, các chỉ tiêu khác theo yêu cầu quản lý và hạch toán từng đối tượng kế toán riêng biệt mà mỗi mẫu sổ kế tốn có những chỉ tiêu quản lý và kết cấu riêng.
Đơn vị kế toán sự nghiệp có thu tự chủ tài chính được phép lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế tốn phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế tốn đã lựa chọn về: Loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.