Về cơ cấu tổ chức
Để phát triển hoạt động TTQT, trước hết cần phải xây dựng và hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành làm nền tảng để vận hành hoạt động TTQT tại OCB một cách nhịp nhàng và hiệu quả. Mô hình kinh doanh – hỗ trợ trong hoạt động TTQT được OCB bắt đầu triển khai từ cuối năm 2008 và liên tục được kiện toàn để phù hợp với điều kiện kinh doanh trong các giai đoạn khác nhau. Sau hơn bốn năm đưa vào hoạt động, mô hình đã thể hiện được những ưu điểm nhất định, tuy nhiên trong quá trình vận hành vẫn không tránh khỏi những bất cập. Để phát huy triệt để ưu điểm của mô hình cơ cấu tổ chức đang áp dụng và hạn chế những điểm hạn chế, chưa hợp lý, OCB cần phải thực hiện:
- Nhanh chóng thiết lập chức năng, mô tả công việc, quy định về nhiệm vụ giữa các phòng/ban trong hoạt động TTQT.
Nếu chỉ dừng lại ở việc tổ chức, sắp xếp và bố trí phân công công việc mà không thiết lập chức năng, quy định về chỉ tiêu nhiệm vụ của từng phòng/ban/đơn vị sẽ khiến cho việc phối hợp và vận hành gặp nhiều khó khăn. Đây là một trong những công tác trọng tâm của OCB trong giai đoạn hoàn thiện mô hình tổ chức hiện
nay. Dự án “Nâng cao hiệu suất” đã được nhanh chóng triển khai để thực hiện triệt để giải pháp này, quy mô dự án áp dụng cho toàn bộ hệ thống cơ cấu tổ chức nhân sự của OCB, trong đó có cơ cấu tổ chức của hoạt động TTQT. Theo đó, về hoạt động TTQT, sẽ quy định cụ thể như sau:
Phòng Tài trợ thương mại – trực thuộc Trung tâm Ngân hàng Giao dịch, Khối KHDN: chịu trách nhiệm chính về chỉ tiêu kinh doanh của hoạt động tài trợ thương mại và thanh toán quốc tế của ngân hàng trước Ban điều hành; thực hiện giao và theo dõi chỉ tiêu đến các kênh phân phối là các chi nhánh có hoạt động này; xây dựng và triển khai các sản phẩm, chương trình thúc đẩy kinh doanh; hỗ trợ các đơn vị kinh doanh trong công tác bán hàng;..
Các đơn vị kinh doanh: chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh thanh toán quốc tế của đơn vị mình; thúc đẩy công tác bán hàng và phục vụ, chăm sóc khách hàng; phản ánh, kiến nghị các giải pháp nhằm phát triển hoạt động TTQT tại đơn vị mình.
Phòng TTQT – trực thuộc Trung tâm Tác nghiệp, Khối Vận hành: phụ trách việc thực hiện nghiệp vụ các giao dịch phát sinh trong hoạt động TTQT; chịu trách nhiệm trong khâu tác nghiệp; hỗ trợ các đơn vị kinh doanh các vấn đề phát sinh về nghiệp vụ.
Các phòng/ban khác: thực hiện các chức năng công việc và đảm nhận công tác hỗ trợ khi có phát sinh các vấn đề liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ của mỗi phòng/ban. Ví dụ: Phòng Định chế tài chính chịu trách nhiệm thiết lập quan hệ ngân hàng đại lý, Phòng Kinh doanh Ngoại tệ và Hàng hóa trực thuộc Khối Kinh doanh tiền tệ và Đầu tư phụ trách về nguồn ngoại tệ;…
- Xây dựng cơ chế phối hợp trong hoạt động, quy định rõ trong các quy trình nghiệp vụ, thiết kế và triển khai bộ chỉ tiêu đánh giá phù hợp cho từng đơn vị và cá nhân
Bên cạnh quy định rõ chức năng nhiệm vụ của từng phòng/ban/đơn vị như trên, cần xây dựng cơ chế phối hợp trong hoạt động qua việc quy định rõ trong các quy trình nghiệp vụ, thiết kế và triển khai bộ chỉ tiêu đánh giá phù hợp cho từng đơn vị và cá nhân để làm cơ sở và động lực trong công tác phối hợp thực hiện. Ví dụ, đối
với đơn vị chịu trách nhiệm về kinh doanh là Phòng Tài trợ thương mại và các đơn vị kinh doanh thì chỉ tiêu định lượng sẽ chiếm tỷ trọng cao; chỉ tiêu chính của Phòng TTQT là thực hiện nghiệp vụ, và một phần chỉ tiêu trong việc hỗ trợ các công việc khác; các phòng/ban hỗ trợ khác, ngoài chỉ tiêu chính trong công tác chuyên môn sẽ có một phần chỉ tiêu về hỗ trợ hoạt động khác như hoạt động TTQT. Các tỷ lệ chỉ tiêu này nên được nghiên cứu và áp dụng phù hợp đối với từng phòng/ban/đơn vị đặc thù.
Về nhân sự:
Để nâng cao chất lượng hoạt động TTQT, OCB cần phải đặc biệt chú trọng, quan tâm phát triển nguồn nhân lực. Với đặc thù mô hình cơ cấu tổ chức hiện nay, công tác kinh doanh và hỗ trợ luôn phải có sự kết hợp đồng bộ, nhân sự phụ trách trong cả hai công tác này đều đòi hỏi cần phải có một sự phát triển nhất định, đáp ứng được yêu cầu công việc. Do đó, để đạt được hiệu quả, nhóm giải pháp về con người cần được tập trung vào hai đối tượng đội ngũ nhân sự chính, là các nhân viên quan hệ khách hàng và các nhân viên TTQT làm công tác tác nghiệp.
- Trong công tác tuyển dụng, cần chú trọng đến yếu tố kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức về TTQT, tài trợ thương mại
Đối với nhân viên quan hệ khách hàng: Với nền tảng kiến thức và kỹ năng phù hợp, những nhân viên này sẽ có những hiểu biết nhất định về hoạt động TTQT, nhờ đó khả năng tư vấn, hỗ trợ khách hàng và chào bán các sản phẩm sẽ tốt hơn và hiệu quả công việc sẽ đạt được cao hơn. Bên cạnh đó, khi nhân viên quan hệ khách hàng đã có kinh nghiệm về phục vụ các khách hàng là doanh nghiệp xuất nhập khẩu, họ sẽ dễ dàng ứng biến với các tình huống phát sinh, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất.
Đối với nhân viên TTQT: Nhân viên được tuyển dụng phải có chuyên ngành đào tạo đúng với lĩnh vực chuyên môn về thanh toán quốc tế, ngoại thương, hiểu biết về hoạt động ngân hàng, thông thạo ngoại ngữ, tin học, đồng thời phải có kỹ năng làm việc độc lập, có tinh thần học hỏi, hợp tác và hỗ trợ trong công việc. Khi đó, nhân viên sẽ có khả năng nắm bắt công việc và chủ động giải quyết các tình huống phát
sinh nhanh chóng hơn, đảm bảo tiến độ công việc luôn được hoàn thành mà ngân hàng không cần phải đào tạo hoặc tái đào tạo.
- Đẩy mạnh xây dựng, triển khai kế hoạch đào tạo phù hợp với chuyên môn, yêu cầu công việc
Đối với nhân viên quan hệ khách hàng: tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn nội bộ về TTQT và tài trợ thương mại, nội dung chương trình đào tạo cho đối tượng nhân viên quan hệ khách hàng không cần đi sâu vào chuyên môn nghiệp vụ, mà cần tập trung vào những kiến thức cơ bản; những thông tin về pháp luật, thị trường liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu; về các sản phẩm TTQT của ngân hàng; kỹ năng bán hàng và tư vấn cho khách hàng. Do nhân viên quan hệ khách hàng là đội ngũ nhân sự có nhiều biến động nhất nên việc đào tạo cần được triển khai một cách thường xuyên và có sự linh động trong việc điều chỉnh nội dung đào tạo cho các nhân viên ở các vùng miền khác nhau nhằm đảm bảo mỗi nhân viên đều được trang bị các kiến thức và kỹ năng phù hợp, thiết thực trong công việc hàng ngày. Trong quá trình đào tạo, cũng cần đổi mới nhận thức của nhân viên và lãnh đạo một số đơn vị kinh doanh về tầm quan trọng của hoạt động TTQT trong việc mang lại nguồn thu và đóng góp vào sự phát triển của ngân hàng.
Đối với nhân viên TTQT: nhân viên TTQT là đội ngũ nhân sự đảm nhận chính công việc tác nghiệp trong hoạt động TTQT hàng ngày, do đó, yêu cầu về chuyên môn đối với đội ngũ này là hết sức quan trọng và cần thiết. Ngoài việc đảm bảo nguồn nhân sự đầu vào, OCB cần tổ chức các khóa tập huấn nội bộ về các kiến thức TTQT mới, cập nhật công văn, quy trình; triển khai các sản phẩm TTQT; ứng dụng những công nghệ mới trong TTQT; trao đổi những kinh nghiệm và rủi ro xảy ra trong các trường hợp phát sinh;…
Bên cạnh đào tạo nội bộ, OCB cần có chính sách cử nhân sự đại diện tham dự các buổi tập huấn, hội thảo, các khóa học chuyên sâu về TTQT do Ngân hàng Nhà nước hoặc các đối tác ngân hàng trong và ngoài nước tổ chức để tạo cho nhân viên có điều kiện giao lưu, thảo luận, tiếp thu những kiến thức mới từ các chuyên gia và các cán bộ có chuyên môn cao về TTQT; và cần quy định những nhân viên được cử
đi học phải có trách nhiệm truyền đạt những kiến thức đã tiếp thu cho các nhân sự đang thực hiện những công việc liên quan đến hoạt động TTQT. Song song đó, cũng cần có biện pháp kiểm tra đánh giá chất lượng sau đào tạo hoặc khen thưởng, động viên nhân viên tích cực tiếp thu kiến thức mới và ứng dụng hiệu quả vào công việc.
- Xây dựng chế độ đãi ngộ, khen thưởng hợp lý
Đối với nhân viên quan hệ khách hàng: trong kinh doanh, việc khen thưởng và có chính sách đãi ngộ kịp thời cho những nhân viên có thành tích cao là việc làm hết sức cần thiết, đây chính là động lực để thúc đẩy kinh doanh, từ đó mang lại nguồn thu lớn cho ngân hàng. Chế độ đãi ngộ và khen thưởng cần được thiết kế phù hợp cho từng đối tượng cá nhân, đơn vị và phải được duy trì ổn định. Ngoài ra, cần thường xuyên tổ chức các chương trình thi đua về TTQT giữa các nhân viên nhằm tạo động lực và khí thế kinh doanh trên hệ thống.
Đối với nhân viên TTQT: cần thực hiện định biên công việc cho từng cán bộ nghiệp vụ, trên cơ sở đó xây dựng chế độ lương thưởng hợp lý dựa trên năng lực và mức độ hoàn thành công việc, đây chính là động lực thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn và hiệu quả hơn.
Cần sắp xếp, bố trí nhân sự đúng người đúng việc sao cho giao dịch luôn được xử lý trôi chảy, hạn chê rủi ro cho ngân hàng. Bên cạnh đó, cần có chính sách đãi ngộ như tăng lương, nâng bậc, quy hoạch việc thăng tiến, khen thưởng hợp lý nhằm thu hút và giữ chân được người tài.