Về công nghệ
Trong các hoạt động kinh doanh của ngân hàng nói chung và hoạt động TTQT nói riêng, sự tiến bộ về công nghệ là một yếu tố then chốt tạo nên thành công. Trong nhóm giải pháp về công nghệ, OCB cần triển khai các giải pháp sau:
- Nâng cấp, hoàn thiện hệ thống ngân hàng lõi T24
môi trường thao tác thường xuyên của cả hệ thống, do đó, việc nâng cấp hệ thống ngân hàng lõi là công việc luôn được đặt lên hàng đầu và tiến hành thường xuyên. Việc nâng cấp nên ưu tiên về cải thiện tốc độ xử lý giao dịch, thêm các tính năng cảnh báo nhằm hạn chế rủi ro, hoàn thiện các chức năng đang trong quá trình xây dựng dở dang như phát hành bảo lãnh nhận hàng, các loại L/C đặc biệt…, hoàn thiện việc tích hợp và liên kết dữ liệu giữa các giao dịch có sự liên quan với nhau, xây dựng các giao diện phù hợp cho việc theo dõi và quản lý số liệu,..
- Hoàn thiện hệ thống báo quản trị tự động về TTQT
OCB đã áp dụng Gói giải pháp kho dữ liệu IBM Netezza và Giải pháp phân tích kinh doanh IBM Cognos với các tính năng tích hợp được các thông số mới nhất hoặc tại thời điểm bất kỳ về các hoạt động của ngân hàng. Tuy nhiên, để đảm bảo được việc hạn chế đến mức tối đa công việc báo cáo thủ công trong hoạt động TTQT, OCB cần phải hoàn thiện các ứng dụng này sao cho có thể đáp ứng được các định dạng báo cáo phức tạp và đa dạng để đáp ứng yêu cầu điều hành quản trị và báo cáo cho các cơ quan chức năng.
- Xây dựng thư viện trực tuyến các cơ sở dữ liệu, thông tin được sắp xếp khoa học và bảo mật
Cơ sở dữ liệu thông tin bao gồm các cơ sở dữ liệu thông tin bên ngoài và thông tin bên trong nội bộ. Cơ sở dữ liệu thông tin bên ngoài gồm có: các chủ trương, chính sách của cơ quan nhà nước; thông tin về tình hình kinh doanh của khách hàng; các thông tin về hàng hóa, thị trường; hoạt động xuất nhập khẩu trong và ngoài nước;… Cơ sở dữ liệu thông tin bên trong gồm có: các quy định, quy trình, thông báo, hướng dẫn thực hiện, các văn bản, tài liệu,… do nội bộ OCB ban hành. Để có thể được khai thác một cách dễ dàng, các nguồn dữ liệu này cần được hệ thống một cách khoa học, xây dựng thư viện trực tuyến nội bộ với chức năng tìm kiếm thông tin chính xác và nhanh nhất, thiết lập cơ chế phân quyền với từng loại tài liệu cụ thể nhằm đảm bảo yêu cầu bảo mật.
- Triển khai và tăng cường các dịch vụ trực tuyến tiện ích cho khách hàng
OCB cần nhanh chóng triển khai và tăng cường các dịch vụ trực tuyến tiện ích cho khách hàng nhằm hỗ trợ khách hàng TTQT gửi các đề nghị thực hiện giao dịch qua internet như đề nghị chuyển tiền, yêu cầu thanh toán nhờ thu, đề nghị phát hành thư tín dụng,… truy vấn thông tin, tra soát, kiểm tra được các các giao dịch đang được ngân hàng xử lý nhằm tăng tính thuận tiện, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, cập nhật kịp thời các giao dịch.
Về quy trình
Hoàn thiện quy trình TTQT theo hướng hiện đại, hợp lý, cải tiến chất lượng phục vụ khách hàng nhằm đảm bảo thanh toán nhanh, an toàn, hiệu quả với chi phí và rủi ro thấp nhất luôn là yêu cầu cần thiết cho sự phát triển hoạt động TTQT của một ngân hàng thương mại. Để thực hiện được việc đó, OCB phải tiến hành các giải pháp sau:
- Cải tiến quy trình TTQT theo hướng chuẩn mực
Các quy định, quy trình TTQT phải cụ thể, rõ rang, đầy đủ, chặt chẽ, thống nhất, phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực, thông lệ quốc tế, pháp luật Việt Nam và phù hợp với đặc điểm của tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Khi xây dựng quy chế, quy trình, thủ tục cần chú ý lường trước hết những khả năng có thể dẫn đến rủi ro để có phương án phòng ngừa và hạn chế rủi ro. Mẫu biểu đi kèm quy trình cần được thể hiện rõ ràng, súc tích, giảm tải các mẫu biểu không cần thiết để tránh gây cảm giác thủ tục rắc rối cho khách hàng và các nhân viên trong quá trình tương tác thực hiện.
Bên cạnh quy trình thực hiện nghiệp vụ, cần ban hành các quy định, tài liệu hướng dẫn liên quan về nhập liệu, tiếp nhận, kiểm tra, đóng dấu chứng từ TTQT nhằm đảm bảo tính thống nhất trên toàn hệ thống.
- Xây dựng và hoàn thiện quy trình theo đúng tinh thần của mô hình thanh toán tập trung
mạnh của mình, quy trình thực hiện nghiệp vụ cũng cần phải được hoàn thiện theo định hướng đó. Cụ thể, trong quy trình xây dựng mới cần cắt giảm khâu tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ TTQT, nhập liệu thông tin trên T24 cho nhân viên quan hệ khách hàng bằng cách phân công các công việc này cho nhân viên hỗ trợ tại các chi nhánh hoặc phân quyền cho các nhân viên TTQT Hội sở có thể vào tính năng của mỗi chi nhánh để nhập liệu,… Nói tóm lại, trong quy trình mới cần giảm tải đến mức thấp nhất các công việc mang tính tác nghiệp, giấy tờ, thủ tục cho các nhân viên quan hệ khách hàng để lực lượng nhân sự này có thể tập trung thực hiện chức năng kinh doanh của mình.
- Quy định rõ ràng công việc, trách nhiệm, quyền hạn của từng chức danh và đơn vị tham gia trong quy trình
Trong quy trình nghiệp vụ cần quy định cụ thể, rõ ràng các công việc thực hiện ở từng giai đoạn, phân định rõ trách nhiệm của mỗi chức danh (nhân viên, kiểm soát, cấp có thẩm quyền,…), quyền hạn, trách nhiệm của hội sở và đơn vị kinh doanh nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm trên toàn hệ thống.