c, Phân tích hiệu quả sử dụng chi phí:
1.3.3.3 Kết thúc phân tích
Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình phân tích. Trong giai đoạn này cần tiến hành các công việc sau:
Khi kết thúc phân tích cần lập báo cáo phân tích. Nội dung chủ yếu của báo cáo phân tích phải trình bày rõ kết quả thực hiện chỉ tiêu một cách cụ thể, vạch rõ các nhân tố ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực, khách quan hay chủ quan bằng các số liệu minh họa. Các số liệu có thể trình bày dưới dạng bản biểu hay đồ thị để người sử dụng dễ đọc và dễ hiểu, kèm theo đó là những giải thích về nguyên nhân chi tiết, cụ thể. Để phát huy tác dụng của phân tích tình hình tài chính, báo cáo phân tích phải đề ra các ý kiến đề xuất nhằm khắc phục những mặt còn tồn tại, phát huy những mặt mạnh nhằm tăng cường hơn nữa những tiềm lực tài chính cũng như lành mạnh hóa tài chính của công ty chứng khoán. Các đề xuất đưa ra phải dựa trên cơ sở khoa học và có tính khả thi.
Tổ chức báo cáo kết quả phân tích
Kết quả phân tích tình hình tài chính công ty chứng khoán chỉ có ý nghĩa khi được sử dụng trước hết bởi các nhà quản lý công ty. Do đó, báo cáo phân tích tình hình tài chính công ty chứng khoán được gửi tới ban lãnh đạo công ty. Từ kết quả phân tích, giúp ban lãnh đạo đánh giá tình hình tài chính của đơn vị mình, làm cơ sở để hoạch định các chính sách cũng như đưa ra quyết định cho tương lai.
Báo cáo phân tích cũng được gửi tới các ban phòng có liên quan trong công ty chứng khoán để các ban, phòng sử dụng trong việc thực hiện các giải pháp mà nhờ phân tích tài chính rút ra được.
Kết quả phân tích định kỳ với những chỉ tiêu chính cũng cần được đưa ra thảo luận trong các cuộc họp hay công bố chính thức cho cán bộ, công nhân viên của công ty nhằm thực hiện minh bạch, công khai thông tin báo cáo tài chính. Đồng thời giúp từng cán bộ trong công ty nhận thức được kết quả mà công ty đã đạt được, cũng như những tồn tại cần khắc phục, nhận thức được những việc nên
làm và những điều cần chấn chỉnh, từ đó họ sẽ có hành động cụ thể,, thiết thực hơn để thực hiện các giải pháp mà nhờ phân tích tài chính đưa ra được.
Hoàn chỉnh và lưu trữ hồ sơ phân tích
Như nói ở trên, phân tích tình hình tài chính có ý nghĩa tương đối quan trọng đối với các đối tượng sử dụng thông tin tài chính của thông tin chứng khoán, đặc biệt nhà quản lý,điều hành, các nhà đầu tư, nhà cung cấp tín dụng. Do đó, kết quả phân tích là một trong những thông tin quan trọng giúp cho nhà quản lý đánh giá được hoạt động quản lý tài chính trong giai đoạn vừa qua, đánh giá được việc thực hiện cân bằng tài chính, khả năng sinh lời, khả năng thanh toán, …Kết quả tài chính còn là cơ sở cho những dự đoán tài chính, giúp kiểm tra, kiểm soát hoạt động quản lý của công ty chứng khoán.
Để có được tài liệu và kết quả phân tích cần phải tốn kém thời gian, công sức và là quá trình liên tục. Vì vậy hồ sơ phân tích là một tài liệu quan trọng cần phải lưu trữ cẩn thận để sử dụng lâu dài. Hồ sơ phân tích bao gồm tất cả các tài liệu liên quan tới quá trình phân tích, từ kế hoạch phân tích tới sản phẩm cuối cùng của quá trình phân tích là báo cáo phân tích. Đó chính là bằng chứng chứng minh rằng một cuộc phân tích đã được tiến hành theo đúng trình tự hay chưa? Đồng thời cũng là nơi lưu tài liệu để kiểm tra tính đúng đắn của kết quả tính toán các chỉ tiêu phân tích và là cơ sở cho các cuộc phân tích tiếp theo cũng như các cuộc phân tích của kỳ sau.
Hồ sơ phân tích phải được quản lý một cách khoa học. Với những thông tin này, tài liệu dưới dạng văn bản trên giấy, cần được sắp xếp và lưu trữ theo từng tập, từng mảng để có thể giúp tra cứu và sử dụng được nhanh chóng khi cần. Với những thông tin, tài liệu thu thập và xử lý lưu trữ trên máy tính cần quy định rõ chế độ lưu trữ và sử dụng hợp lý. Xác định rõ đối tượng đươc tiếp cận
thông tin này và phạm vi tiếp cận để đảm bảo an toàn, tránh mất mát thông tin hoặc làm lộ những thông tin không được phổ biến rộng rãi,…
Tóm lại, qua việc nghiên cứu những vấn đề cơ bản về tổ chức phân tích tài chính trong công ty chứng khoán có thể thấy việc nghiên cứu xây dựng lý thuyết đầy đủ, hệ thống hóa một cách bài bản về nội dung, chỉ tiêu, phương pháp phân tích tài chính và tổ chức phân tích tài chính tại công ty chứng khoán là cơ sở quan trọng cho công tác phân tích thực tế sau này của đơn vị.
CHƯƠNG II