III. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính
4/ Nguyên nhân khác
3.2.3.3 Hoàn thiện công tác lập báo cáo phân tích và lưu trữ hồ sơ phân tích
√ Lập báo cáo phân tích
Kết thúc quá trình phân tích cần lập báo cáo phân tích trình bày đủ nội dung và kết quả phân tích theo các mục tiêu và yêu cầu đã đặt ra cho việc phân tích. Kết quả phân tích cần minh họa rõ ràng bằng những số liệu, biểu đồ để người xem dễ dàng thu nhận thông tin, tập trung chủ yếu vào những chỉ tiêu chính, quan trọng, tránh liệt kê dài dòng. Cần diễn giải ngắn gọn, dễ hiểu những nhân tố và các nguyên nhân ảnh hưởng tới các kết quả thực hiện, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục hạn chế, phát huy ưu điểm, cải thiện và tăng cường hơn nữa tình hình tài chính của công ty.
Báo cáo phân tích có thể bao gồm những nội dung sau: - Số hiệu báo cáo, ngày, tháng, năm lập báo cáo - Tiêu đề báo cáo
- Người nhận báo cáo
- Phần mở đầu: Nêu rõ đối tượng phân tích, phạm vi phân tích và kỳ phân tích - Phần phân tích tình hình tài chính: trình bày theo từng nội dung phân tích
+ Các chỉ tiêu thể hiện kết quả đạt được, so sánh với kỳ gốc + Các nhân tố ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố + Các ý kiến nhận xét, đánh giá, kết luận của nhà phân tích - Phần kiến nghị, đề xuất, giải pháp của nhà phân tích
- Người lập báo cáo hoặc đại diện phòng chức năng lập báo cáo
Báo cáo phân tích thường xuyên cần đơn giản, ngắn gọn,nêu bật những trọng tâm cần chú ý và các giải pháp đề xuất
Báo cáo phân tích định kỳ cần trình bày đầy đủ, chi tiết các kết quả trên các nội dung phân tích các nhân tố ảnh hưởng, mức độ ảnh hưởng cụ thể, những
mặt mạnh, mặt yếu, những điển hình tiên tiến cần nhân rộng, những biểu hiện tiêu cực hay thiếu xót cần khắc phục, những khó khăn cần tháo gỡ,… và các giải pháp đề xuất
√ Báo cáo kết quả phân tích
Kết quả phân tích phải được cung cấp cho những người có chức năng và trách nhiệm giải quyết những vấn đề đã đưa ra. Có thể tổ chức họp Ban lãnh đạo để công bố kết quả phân tích hoặc gửi kết quả phân tích dưới dạng văn bản cho những người có liên quan. Với những chỉ tiêu phân tích chính, tổng quát có thể công khai tại địa điểm phù hợp để mọi người lao động trong công ty được biết về tình hình tài chính của công ty mình.
Hiện tại, chiều thứ hai hàng tuần FPTS đều có cuộc họp giao ban, tại các cuộc họp giao ban này, cần đưa ra các kết quả đã đạt được đồng thời thảo luận các ý kiến nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao năng lực tài chính của công ty. Bên cạnh đó, cần công bố, thảo luận các chỉ tiêu tài chính trên các nội dung phù hợp tại các cuộc hội nghị, đại hội đồng cổ đông, công đoàn,… Việc công bố kết quả và thảo luận về giải pháp giúp công thu thu nhận được nhiều ý kiến và giải pháp từ các bộ phận. Đồng thời việc công bố rộng rãi kết quả phân tích có tác dụng động viên những tập thể,cá nhân có thành tích, chỉ rõ những thiếu sót của từng tập thể, cá nhân, góp phần phát huy dân chủ và phát huy tác dụng của phân tích tài chính trong công tác quản lý cũng như thực tiễn kinh doanh của đơn vị.
√ Hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ phân tích
Hồ sơ phân tích là nơi lưu giữ toàn bộ các tài liệu liên quan đến quá trình phân tích. Là tài sản của công ty, hồ sơ phân tích có tác dụng cung cấp số liệu cho các cuộc phân tích sau đó. Nó còn là bằng chứng trợ giúp cho việc kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lượng phân tích tài chính. Kết quả đạt được thông qua
các chỉ tiêu của kỳ này là căn cứ ban giám đốc lập kế hoạch kinh doanh cho kỳ sau. Chính vì những lý do trên mà hồ sơ phân tích cần được lưu trữ cẩn thận dưới dạng file mềm hoặc trong phần mềm máy tính, đảm bảo cho việc tra cứu sau này cũng như bảo mật thông tin. Nên quy định rõ thời gian lưu hồ sơ với từng loại báo cáo phân tích.