36
Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện khai tờ khai hải quan điện tử, tờ khai trị giá (nếu cần) theo đúng tiêu chí và khuôn dạng chuẩn và gửi tới hệ thống của cơ quan Hải quan. Hệ thống kiểm tra, tiếp nhận tờ khai hải quan điện tử
(xem them mẫu tờ khai hải quan điện tử xuất khẩu, nhập khẩu ở Phụ lục 3 và
Phụ lục 4).
Bước 2: Doanh nghiệp nhận thông tin phản hồi từ cơ quan Hải quan về
số tờ khai hải quan, kết quả phân luồng và thực hiện một trong các nội dung sau:
Luồng Xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng
hóa. Lô hàng được cơ quan Hải quan chấp nhận thông quan thì chuyển sang
bước 4.
Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ
sung hồ sơ hải quan thì doanh nghiệp thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan Hải quan kiểm tra. Nếu lô hàng được chấp nhận thông quan thì thực hiện tiếp bước 4, nếu cơ quan Hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế
hàng hóa thì chuyển sang bước 3.
Bước 3 – Luồng Đỏ: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa
để cơ quan Hải quan kiểm tra. Công chức kiểm tra thực tế hàng hóa ghi kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa vào mẫu “Phiếu ghi kết quả kiểm tra thực tế
hàng hóa” sau đó cập nhật kết quả kiểm tra hàng hóa vào hệ thống (xem thêm mẫu “Phiếu ghi kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa” ởPhụ lục 5).
Bước 4: Xác nhận thông quan tại Chi cục Hải quan, doanh nghiệp in tờ
khai trên hệ thống của mình để lấy hàng.
37
Sơ đồ 2.1: Trình tự thủ tục hải quan điện tử
Nguồn: Cục Hải quan Bình Dương (tháng 2/2011) Thủ tục hải quan điện tử,
truy cập ngày 27/04/2011
<http://haiquanbinhduong.gov.vn/Default.aspx?p=dtnews&type=150&newsid=4014> Do sự hạn chế của bài khóa luận, người viết chỉ tìm hiểu về quy trình
đăng ký mới tờ khai xuất nhập khẩu hàng hóa theo hợp đồng mua bán hàng hóa thông qua phần mềm ECUS của công ty TNHH phát triển công nghệ Thái
Sơn [5].
Trước khi bắt đầu đăng ký tờ khai, doanh nghiệp phải đăng ký tham gia
thủ tục hải quan điện tử tại các Chi cục Hải quan điện tử, sau đó đăng ký
thông tin doanh nghiệp và đăng nhập vào hệ thống. Ví dụnhư sau:
Đăng ký thông tin doanh nghiệp: điền đầy đủ thông tin và nhấn phím
“Đồng ý” DOANH NGHIỆP TẠO LẬP TỜ KHAI ĐIỆN TỬ LUỒNG XANH LUỒNG VÀNG LUỒNG ĐỎ 1 2 KIỂM TRA CHỨNG TỪ KIỂM TRA THỰC TẾ HÀNG HÓA XÁC NHẬN THÔNG QUAN TẠI CHI CỤC HẢI QUAN TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN PHÂN LUỒNG 3 4
38
Hệ thống sẽ xác nhận lại thông tin doanh nghiệp, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin và nhấn phím “Đồng ý”
Tiếp đó, doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản và password của mình.
39
Nếu lần đầu tiên chạy chương trình, chương trình sẽ hỏi đơn vịnơi khai
Hải quan điện tử. Tùy vào Chi cục Hải quan mà doanh nghiệp đăng ký khai
hải quan điện tử, doanh nghiệp nhập mã đơn vị Hải quan. Ví dụ Chi cục Hải quan Hải Phòng là E03E, Chi cục Hải quan thành phố Hồ Chí Minh là E02E.
a) Quy trình đăng ký tờ khai nhập khẩu mới:
Vào menu “Tờ khai xuất nhập khẩu” của chương trình, chọn chức năng “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu”.
Hoặc có thể mở bằng cách nhấn nút trên cửa sổ của một tờ
khai đang mở. Khi đó màn hình xuất hiện chức năng nhập tờ khai nhập khẩu mới, doanh nghiệp bắt đầu nhập đầy đủ các thông tin tờ khai như sau:
40
a.1. Nhập thông tin chung của tờ khai:
Bước 1: Nhập thông tin Vận đơn:
41
Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết của Vận đơn Sau đó chọn nút để ghi lại thông tin vận đơn.
Bước 2: Đóng cửa sổ vận đơn lại, quay trở lại điền nốt các thông tin còn thiếu ở phần thông tin chung của tờ khai. Để nhập mã và tên của người xuất khẩu, doanh nghiệp có thể điền trực tiếp, hoặc chọn nút ở bên cạnh để mở ra “Danh mục đối tác”, và chọn một đối tác tương ứng, nếu có.
a.2. Nhập thông tin về hàng của tờ khai:
Bước 1: Nhập danh sách hàng nhập khẩu: chọn tab “Danh sách hàng tờ
42
Nhập vào các thông tin cần thiết. Các mục mã hàng sản xuất, tên hãng sản xuất, quy cách phẩm chất... có thể nhập hoặc không.
Nếu muốn chọn danh sách hàng từ danh mục hàng nhập khẩu thường xuyên của doanh nghiệp nhấn phím “F9” để chọn danh mục hàng (cần đặt con trỏvào danh sách hàng trước khi bấm “F9”).
Để nhập hàng từ một file excel lưu tất cả các mặt hàng cần nhập, chọn “F6”. Doanh nghiệp có thể tham khảo file mẫu lưu tại folder “Template”
trong thư mục cài đặt chương trình.
Trong trường hợp có dòng hàng nợ CO, khi đó doanh nghiệp cần đánh
dấu vào ô chọn “Nợ CO” và phải khai báo “loại CO nợ”. Khi dòng hàng nợ
CO, doanh nghiệp vẫn tiến hành gửi tờ khai bình thường, khi có đầy đủ thông tin về CO, có thể đến mục hướng dẫn “Bổ sung CO” để khai bổ sung thông tin.
Nếu doanh nghiệp muốn xóa một tên hàng, cần đánh dấu dòng chứa tên
hàng đó rồi nhấn phím “Delete” hoặc “F8”.
Bước 2: Nhập các giấy tờ kèm theo với các hàng hóa: Chọn tab “Chứng từ kèm theo”
43
Nhập CO: chọn nút trên cửa sổ “Danh sách CO”, chọn nút , nhập các thông tin chung của CO. Sau đó nhấn nút
để chọn các hàng trong danh sách hàng tương ứng với CO đó. Một CO có thể
cấp cho một hoặc một số hàng hóa.
Muốn xem lại một CO đã nhập, chọn nút
Nhập giấy phép: chọn nút , quy trình nhập giống như nhập CO
Nhập tờ khai trị giá : tùy thuộc tờ khai trị giá thuộc phương pháp nào,
nhấn nút có tên tương ứng để mở ra một tờ khai trị giá. Cách nhập giống cách nhập CO.
a.3. Gửi tờ khai hải quan điện tử
Bước 1: Kiểm tra lại các thông tin đã điền, chọn nút để ghi lại toàn bộ thông tin tờ khai.
44
Nếu chưa nhập thông tin kết nối, doanh nghiệp cần nhập thông tin bao gồm Tên truy nhập và Mật khẩu để kết nối tới VAN.
Nếu thông tin truy nhập đúng, tờ khai sẽ được gửi đi. VAN sẽ chịu trách nhiệm chuyển tờ khai đến cơ quan Hải quan. Ngay lập tức, doanh nghiệp sẽ nhận được phản hồi. Nếu tờ khai có một số thông tin không hợp lý, sẽ có một thông báo từ chối tờ khai gửi về, trong đó chỉ ra các thông tin lỗi. Nếu mọi thông tin của tờ khai hợp lệ, tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo về số tờ khai, loại hình khai báo... còn phía Hải quan sẽ xử lý tờ khai, doanh nghiệp chỉ cần chờ đợi, sau đó kết nối để lấy kết quả
xử lý.
b) Quy trình đăng ký tờ khai xuất khẩu mới:
Vào menu “Tờ khai xuất nhập khẩu” của chương trình, chọn chức năng “Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu”. Quy trình đăng ký tờ khai xuất khẩu cũng tương tự như đối với tờ khai nhập khẩu. Với tờ khai xuất khẩu, chứng từ kèm theo gồm Giấy phép và CO nhưng đây không phải là giấy tờ cần có. Do đó,
không cần phải nhập thông tin của vận đơn ngay từ đầu như đối với tờ khai nhập khẩu.