6. Kết cấu khóa luận
2.2.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức
Công ty theo mô hình tuyến tính gồm 5 phòng ban chức năng chính chịu sự kiểm soát, quản lý của Giám đốc.
Giám đốc
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển CNT Việt Nam
(Nguồn: Hành chính Nhân sự)
Giám đốc trực tiếp quản lý, vận hành các khâu trong quá trình sản xuất kinh
doanh. Từ việc hỗ trợ phòng marketing về thông tin truyền thông đến hỗ trợ đào tạo nhân viên kinh doanh kỹ năng bán hàng, truyền tải yêu cầu cho bên sản xuất và quản lý chất lượng. Là người có quyền lực cao nhất công ty, đại diện theo pháp luật để ký và đóng dấu công ty. Người quyết định cuối cùng trong việc điều hành, duyệt cơ cấu tổ chức, cách quản lý nội bộ, văn hóa doanh nghiệp, nội quy lao động, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức nhân viên, đưa ra công tác phúc lợi cho nhân viên. Đề xuất, kiến nghị phướng án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh.
Phòng Marketing: chịu trách nhiệm truyền tải thông tin, hình ảnh, phát triển
thương hiệu, nghiên cứu thị trường, cải tiến, mở rộng thị trường. Thực hiện các chương trình bán hàng do Giám đốc duyệt, đưa sản phẩm lên web bán hàng của Công ty, gửi tài liệu, tìm kiếm khách hỗ trợ phòng kinh doanh bán hàng, ra tăng đơn hàng cho Công ty. Tham gia các hoạt động từ thiện, logo hình ảnh cho sản phẩm Công ty. Nghiên cứu: sản phẩm, giá, đối thủ cạnh tranh từ đó đánh giá thông tin để xây dựng đề xuất chiến lược giá, thay đổi mẫu mã, cải tiến sản phẩm, khoanh vùng khách hàng, phát triển kênh phân phối cho Giám đốc. Lập kế hoạch marketing theo
yêu cầu của giám đốc, tổ chức thực hiện chương trình marketing. Phối hợp, hỗ trợ, gắn kết các bộ phận.
Phòng Kinh doanh: có trách nhiệm tham mưu về sản phẩm, giúp việc cho
Giám đốc trong việc bán sản phẩm Công ty cung cấp, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, hệ thống khách hàng, phát triển thị trường nội và ngoại thành, xây dựng, phát triển mối quan hệ với khách hàng và mối quan hệ của khách để mở rộng đơn hàng, chia ra các 5 đội nhóm nhỏ (trong đó có 3 đội nhôm và 2 đội kính). Mỗi đội nhóm tối thiểu 3 người làm nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, đàm phán soạn thảo hợp đồng, đo kích thước gửi bộ phận thiết kế sản xuất. Chịu trách nhiệm trong nhiệm vụ và công việc được phân công. Tự xây dựng bản kế hoạch công việc cho bản thân, kiểm tra từng mục, tự đánh giá và phấn đấu.
Phòng QM - Quản lý chất lượng chia ra làm 3 bộ phận chính.
• QA: Quản lý xưởng; lên bản vẽ sản xuất, bóc tách vật tự; đảm bảo chất lượng đầu ra sản phẩm; hỗ trợ kinh doanh giải pháp; hỗ trợ sản xuất; lên lịch sản xuất và xuất hàng.
• QS phụ trách mảng: soạn thảo hợp đồng và tài liệu; làm báo giá; điều phối hàng hóa; sắp xếp tổ lắp đặt; hỗ trợ giám sát công trình.
• QC thực hiện công việc chính: quản lý đội lắp đặt, tổ chức giám sát lắp đặt, ký hồ sơ với khách hàng, nghiệm thu bàn giao, bảo hành công trình và hỗ trợ đo đạc. Điều phối xe vận chuyển hàng và thu tiền từ khách.
Phòng kế toán tài chính chia ra làm 3 mảng nhỏ riêng:
• Kế toán bán hàng: nhận đơn hàng, nhập đơn hàng vào phần mềm, in đơn sản xuất, lên đơn đi, lên phiếu giao hàng, thu tiền từ lái xe.
• Kế toán kho: lên đơn xuất kho căn cứ theo phiếu xuất kho, quản lý nhập kho, lên lịch vận chuyển, đề xuất mua hàng lên ban giám đốc, hàng tháng gửi báo cáo số lượng trình Giám đốc. Báo cáo số lượng hàng tồn kho từng quý, năm.
• Kế toán quỹ: nhập hàng, thanh toán, phụ trách mảng công nợ (phải trả người bán, phải thu từ khách hàng, nhận đơn đề xuất xuất tiền mặt mua hàng, nhận bảng lương xuất lương thưởng trả người lao động, hạch toán chốt các bút toán ghi chép để lên báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm), kiểm kê tài sản.
động (quy định làm việc, chế độ khen, chê, phạt trong quá trình làm việc, quy định về vệ sinh, an toàn lao động...). Đề xuất nhu cầu nhân lực, tổ chức tuyển dụng, đánh giá, sắp xếp nhân sự vào các phòng ban, chấm công, hỗ trợ tiếp khách hàng. Gắn kết nhân viên lại với nhau. Tạo môi trường chuyên nghiệp, vui vẻ trong Công ty. Tổ chức sinh nhật, thăm hỏi nhân viên.